Audit (Arbeitsschutz) / 2 Kennzeichen und Formen

Der aus dem Lateinischen stammende Begriff "Audit" (audire = hören, zuhören) wird im Management entsprechend dem englischen bzw. amerikanischen Sprachgebrauch verwendet. Hier steht Audit für eine detaillierte, systematische und unabhängige Überprüfung und Bewertung anhand bewährter Kriterien (z. B. aus Normen, Vorschriften, Richtlinien oder anerkannter Good Practices).

Wichtig

Kennzeichen von Audits

Unerlässliches Element aller Managementsysteme

Alle Managementsystemen fordern systematische, dokumentierte und unabhängig durchgeführte Audits.

Ausrichtung auf Verbesserungen

Primäres Anliegen von Audits ist es, Stärken und Schwächen von Geschäftsprozessen zu erkennen und zu bewerten, um dann Verbesserungsmöglichkeiten zu empfehlen und Risiken zu minimieren.

Steuerndes Werkzeug von Managementsystemen

Audits zeigen Entwicklungen auf. Diese sollten erkannt, analysiert und bei Bedarf rechtzeitig durch geeignete Maßnahmen beeinflusst werden.

Zunächst stellt ein Audit "nur" fest, ob ein Unternehmen seine selbst gesetzten Ziele auch wirklich verfolgt bzw. erreicht hat, und in manchen Fällen auch, in welchem Umfang. Dabei wird nicht das Unternehmen an sich auditiert, sondern die Prozesse, die ein Unternehmen zum Erreichen der jeweiligen Ziele implementiert hat.

Geregeltes und dokumentiertes Verfahren

Kennzeichnend für ein Audit sind sein geregeltes und dokumentiertes Verfahren zur systematischen und unabhängigen Untersuchung und Bewertung von Prozessen, Aktivitäten und deren Ergebnissen anhand festgelegter Kriterien wie der Wirksamkeit, Effizienz sowie Erfüllung von Vorgaben, Anforderungen aus Vorschriften, Normen und Erkenntnissen guter Praxis.

Leitfaden zur Auditierung von Managementsystemen

Als Leitfaden zur Auditierung von Managementsystemen dient die Norm DIN EN ISO 19011:2018. Sie skizziert Anforderungen, die bei der Umsetzung von Audits zu beachten sind.

Duale Wirkung

Audits sollen einerseits Risiken und Chancen aufzeigen, konkrete Hinweise auf Verbesserungsmöglichkeiten liefern, zu einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess beitragen und damit den wirtschaftlichen Erfolg eines Unternehmens fördern. Andererseits sollen sie einen Nachweis zum Erfüllungsgrad des geplanten Zustands (festgelegter Soll-Kriterien) liefern und damit das Vertrauen in die Fähigkeiten des auditierten Unternehmens fördern.

Hinweise:

• Anliegen von Audits ist das Aufzeigen von Stärken und Schwächen sowie von Verbesserungsmöglichkeiten/-chancen und nicht die Kontrolle. Deshalb sollten Audit konstruktiv gestaltet und durchgeführt werden.
• Aufgabe eines Audits ist es nicht, Abweichungen vom Idealzustand aufzuzeigen, sondern "nur" vom selbst definierten Sollzustand.
• Jedes Audit ist eine Momentaufnahme und kann deshalb keinen Anspruch auf Vollständigkeit erheben.
• Audits sollten regelmäßig stattfinden um den Gedanken der stetigen Verbesserung präsent und erlebbar zu machen.

Beim Praktizieren eines Managementsystems können unterschiedliche Audittypen zum Einsatz kommen.

Differenzierung nach dem Gegenstand des Audits:

• Systemaudit: betrachtet – überprüft und bewertet – ein Managementsystem;
• Complianceaudit: Überprüfung der Übereinstimmung (Konformität) mit einem Regelwerk (z. B. gesetzliche oder behördliche Vorgaben) oder dem Anforderungskatalog eines Standards;
• Prozess- oder Verfahrensaudit: betrachtet – überprüft und bewertet – die Eignung und Wirksamkeit eines bestimmten Prozesses bzw. Verfahrens hinsichtlich des geplanten Ziels;
• Produktaudit: betrachtet – überprüft und bewertet – zufällig ausgewählte Produkte auf Übereinstimmung mit den vorgegebenen Spezifikationen;
• Projektaudit: betrachtet – überprüft und bewertet – die Vorgehensweise in einem Projekt, den Umgang mit Ressourcen sowie den Fortschritt vor dem Hintergrund der Projektziele;
• Lieferantenaudit: betrachtet – überprüft und bewertet – die Leistungs- und Qualitätsfähigkeit, Zuverlässigkeit etc. eines Zulieferers anhand definierter Kriterien.

Audits werden durch fachlich qualifizierte und unabhängige Auditoren durchgeführt. Dies können eigene Mitarbeiter oder externe Auditoren sein. Daraus ergibt sich eine weitere Differenzierung von Audits:

• Interne Audits (auch "First Party Audits" genannt): Sie werden von entsprechend qualifizierten Mitarbeitern des Unternehmens (internen Auditoren) anhand verbindlicher Verfahrensanweisungen durchgeführt. Bei der Durchführung der Audits sind diese Auditoren unabhängig und weisungsfrei.

  Diese Auditart wird für interne Zwecke des Unternehmens (regelmäßige interne Überprüfung des Managementsystems, von Prozessen, Projekten oder Produkten) durchgeführt. Sie dienen v.a. der Stärkung der Verbesserungskultur.

• Externe Audits: Sie werden von betriebsfremden, entsprechend qualifizierten Auditoren (z. B. Beratende oder Mitarbeiter von Kunden) anhand definierter Verfahrensanweisungen durchgeführt. Bei der Durchführung der Audits sind die Auditoren unabhängig und weisungsfrei. Da hier neben dem beauftragenden Unternehmen eine zweite "Partei" beteiligt ist, spricht man auch von "Second Part...