Für Lohnsteueraußenprüfungen gelten grundsätzlich gesonderte Verfahrensregelungen (§ 42f EStG). Ergänzend sind aber die Vorschriften der Abgabeordnung (AO) anzuwenden (insbes. §§ 193 ff. AO). Aktuelle Änderungen der AO haben deshalb auch Auswirkungen auf Lohnsteuerprüfungen.
Mit dem "Gesetz zur Umsetzung der Richtlinie (EU) 2021/514 ... und zur Modernisierung des Steuerverfahrensrechts" vom 20. Dezember 2022 (BGBl 2022 I S. 2730) sind zahlreiche steuer- und verfahrensrechtliche Bestimmungen in der Abgabeordnung (AO) modernisiert worden, insbesondere im Zusammenhang mit der Durchführung von Außenprüfungen.
Lohnsteueraußenprüfung: Videokonferenzen statt Präsenz
Besprechungen können demnach auch elektronisch durch Übertragung in Bild und Ton erfolgen (§ 87a Abs. 1a AO). Das eröffnet die bereits während der Coronapandemie geschaffene Möglichkeit, Besprechungen im Rahmen von Außenprüfungen auch per Videokonferenzsystem durchzuführen und dadurch auf Präsenz zu verzichten.
Lohnsteueraußenprüfung: Außerhalb des Firmengeländes
Eine weitere Änderung ermöglicht es den Außenprüfern, die Prüfung von jedem beliebigen "Einsatzort" durchzuführen (§ 147 Abs. 7 AO). Hierdurch werden erste Urteile, die vorgesehen hatten, dass die Daten der geprüften Firma nicht den Bereich des Firmengeländes verlassen dürfen, gesetzlich überschrieben. Die mobilen Endgeräte des Prüfers sind aber entsprechend zu schützen (§ 200 Abs. 2 AO).
Lohnsteueraußenprüfung: Buchführung im Ausland
Gegenstand der Prüfung sind die aufzeichnungspflichtigen und aufbewahrungspflichtigen Unterlagen. Die Art der Außenprüfung ist hierbei unerheblich, sodass beispielsweise die Daten der Finanzbuchhaltung auch Gegenstand der Lohnsteueraußenprüfung sein können. Die elektronische Buchführung kann nun statt in einem auch in mehreren Mitgliedsstaaten der EU geführt und aufbewahrt werden. Es bedarf keiner Zustimmung des Finanzamts. Allerdings müssen die Unterlagen bei einer Außenprüfung oder bei Übergang von einer Nachschau zu einer Außenprüfung augenblicklich zur Verfügung stehen (§ 146 Abs. 2a AO). Bei einer Buchführung in Drittstaaten muss weiterhin die Zustimmung des Finanzamts erfolgen. Auch hier ist es zukünftig möglich, die Buchführung in mehreren Drittstaaten zu unterhalten (§ 146 Abs. 2b AO).
Lohnsteueraußenprüfung: Datenzugriff
Bei maschineller Lohnabrechnung besteht ein Recht auf Datenzugriff. Geregelt ist das in § 147 Abs. 6 AO. Nach der dortigen Nr. 1 kann der Prüfer weiterhin das Datenverarbeitungssystem der geprüften Firma für die Auswertung nutzen (bisher Z1/Z2). Alternativ können nach der Nr. 2 die Daten maschinell auswertbar auf einem Datenträger übergeben werden (bisher Z3). Als neue Variante ist in Nr. 3 hinzugekommen, dass die Daten in einem maschinell auswertbaren Format an die Finanzverwaltung übertragen werden können.
Die Möglichkeit, die Daten für eine Außenprüfung auf eine Cloud der Finanzverwaltung zu übertragen, ist damit gesetzlich abgesichert worden. Der Prüfer oder die Prüferin lädt die Daten aus dieser Cloud dann auf sein Notebook und führt die Prüfung darauf durch.
Digitale Lohnschnittstelle
Im Bereich der Lohnbuchhaltung hat sich die sogenannte Digitale Lohnschnittstelle (DLS) für die Formate und Bezeichnungen der Lohndaten bewährt. Seit dem Jahr 2018 besteht eine gesetzliche Verpflichtung, die Daten entsprechend der Schnittstellenbeschreibung zu übergeben (§ 4 Abs. 2a LStDV). Eine neue Vorschrift (§ 147b AO) regelt, dass die Finanzverwaltung mit Zustimmung des Bundesrates im Wege von Rechtsverordnungen weitere Schnittstellen(-beschreibungen) bestimmen darf. Für den Bereich der Lohnsteuer wird sich aufgrund der bereits bestehenden "Vorreiterrolle" diesbezüglich wenig ändern.
Aktuell: Das Bundeszentralamt für Steuern hat die aktuelle Version der Digitalen Lohnschnittstelle 2024.1 veröffentlicht. Änderungen ergeben sich in den Datengruppen Arbeitnehmerstammdaten und Lohnkontendaten. Weitere Informationen finden Sie hier.
Beschleunigung von Außenprüfungen
Die weiteren Gesetzesänderungen dienen vor allem der Beschleunigung von Prüfungen. Das dürfte im Wesentlichen reguläre Betriebsprüfungen betreffen. Im Einzelfall könnten sich aber auch bei Lohnsteuerprüfungen Auswirkungen ergeben.
Mit der Prüfungsanordnung kann die Finanzverwaltung bereits Unterlagen anfordern und deren Vorlage innerhalb einer angemessenen Frist verlangen. Dies gilt auch für elektronische Buchhaltungsunterlagen (§ 197 AO). Der Prüfer kann zusätzlich der geprüften Firma auch Prüfungsschwerpunkte mitteilen. Hierdurch wird die Außenprüfung jedoch nicht auf bestimmte Sachverhalte beschränkt.
Ausblick
Darüber hinaus werden zukünftig insbesondere mit den folgenden, bereits beschlossenen Maßnahmen die Rahmenbedingungen für Außenprüfungen modernisiert:
- Begrenzung der Ablaufhemmung (§ 171 Abs. 4 AO) für außengeprüfte Unternehmen,
- zeitnahe Rechtssicherheit durch die Einführung eines bindenden Teilabschlusses (§ 180 Abs. 1a AO),
- Neuregelung der Mitwirkungspflichten (§ 90 AO),
- Einführung eines neuen Sanktionssystems bei Mitwirkungsverlangen (§ 200a AO), das für alle Außenprüfungen gilt,
- Vereinbarung von Zwischengesprächen (§ 199 Abs. 2 AO).
Diese Neuregelungen gelten allerdings erstmals nach 2024.
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