Vorteile von Pivot-Tabellen in der Vereinsarbeit nutzen / 2 Pivot-Funktionen in der praktischen Anwendung

Für Anwender der Version Excel 2010 steht die Pivot-Funktion nicht standardmäßig zur Verfügung. Damit Pivot genutzt werden kann, muss zunächst das Register Entwurf aktiviert werden:

1. Das Register Entwurf wird über die Befehlsfolge Datei/Optionen/Menüband anpassen aktiviert. Über Befehle auswählen/Alle Registerkarten werden alle zur Verfügung stehenden Registerkarten angezeigt.
2. Unter Tabellentools befindet sich das Register Entwurf. Der Eintrag wird markiert. Nach einem Klick auf Hinzufügen und OK stehen die neue Registerkarte und damit gleichzeitig auch die Pivot-Funktion zur Verfügung.

Beispiel:

Angenommen, der Geschäftsführer des Vereins möchte wissen, welche Beiträge die einzelnen Abteilungen des Vereins erwirtschaften. Dabei soll zwischen aktiven und passiven Mitgliedern unterschieden werden.

Um Pivot einzusetzen, werden folgende Arbeitsschritte durchgeführt:

1.	Nach dem Öffnen der zu analysierenden Daten wird die Eingabemarkierung in den zu analysierenden Datenbestand gesetzt und unter Excel 2010 das Register Entwurf aktiviert.
2.	Im Bereich Tools befindet sich die Schaltfläche Mit PivotTable zusammenfassen. Durch einen Klick auf dieses Symbol gelangt man in den Pivot-Assistenten (Excel 2003 und älter: Daten/PivotTable- und PivotChart-Bericht. (Für Anwender der älteren Excel-Versionen empfiehlt es sich, die beiden Standardeinstellungen Microsoft (Office) Excel-Liste oder –Datenbank sowie Pivot_Table zu übernehmen. Unter Excel 2010 ist dies nicht notwendig.)
3.	Anschließend schlägt Excel den zu analysierenden Datenbereich vor. Dieser wird in der Regel übernommen, kann aber im Bedarfsfall korrigiert werden. Danach wird festgelegt, ob der Pivot-Bericht auf einem neuen eigenen Blatt oder auf einem bestehenden Arbeitsblatt erscheinen soll. Hier empfiehlt sich die Option In neuem Blatt. Zum einen ist diese Variante übersichtlicher, zum anderen geht man so potenziellen Fehlerquellen aus dem Weg.

Hinweis

Über die Schaltfläche Optionen hat man in der Version Excel 2003 und älter die Möglichkeit, den von Excel automatisch vorgegebenen Namen für die Pivot-Tabelle zu überschreiben. Darüber hinaus definiert man in dem sich öffnenden Dialogfeld bei Bedarf Formatierungsoptionen.

4.

Excel blendet ein neues Tabellenblatt mit einer leeren Grundstruktur für Pivot-Tabellen und für die älteren Versionen die PivotTable-Symbolleiste, die speziell auf die Arbeit mit Pivots ausgerichtet ist, ein. Die Grundstruktur arbeitet mit folgenden Feldern: Berichtsfelder (Seitenfelder): Felder aus einer Liste oder Tabelle, die in einer Pivot-Tabelle im Seitenformat ausgerichtet werden. Dadurch erhalten Anwender eine mehrdimensionale Pivot-Tabelle, von der man jedoch später immer nur eine Seite sehen wird. Diese Felder erlauben dem Anwender quasi, einen Filter über die Daten zu legen und bestimmte Werte bei Bedarf ein- bzw. auszublenden. Zeilenfelder: Zeilenfelder gruppieren die Daten horizontal. Spaltenfelder: Mit Hilfe von Spaltenfeldern werden die Daten vertikal angelegt. Wertefelder (Excel 2003 und älter: Datenfelder) nehmen in der Regel Zahlenwerte auf.

Abb. 1: Das Tabellengrundgerüst

5.	Zunächst wird der Eintrag Abteilung der PivotTable-Feldliste in den Bereich Zeilenfelder hierher ziehen geschoben. Dadurch erreicht man für die Beispieldaten, dass die Abteilungen wie folgt untereinander geschrieben werden: Badminton Basketball Fußball Handball Volleyball
6.	Die Schaltfläche Status kommt in den Bereich Spaltenfelder hierher ziehen. Auf diese Weise werden die Einträge aktiv und passiv nebeneinander gesetzt. Die Schaltfläche Beitrag wird im Bereich Daten hierher ziehen positioniert. Fertig!

Abb. 2: Die erste Auswertung

Das Ergebnis ist eine Beitragsübersicht, die nach Abteilungen sowie aktiven und passiven Mitgliedern strukturiert ist (s. Abb. 2). Dabei handelt es sich im Gegensatz zu der Ausgangstabelle um eine interaktive Tabelle. Das bedeutet, dass die Daten nach wechselnden Gesichtspunkten an-, umgeordnet, zusammengefasst und analysiert werden können. Technisch ist dies mit Hilfe der Schaltflächen der PivotTable-Feldliste möglich. Je nachdem, wie die Schaltflächen verschoben werden, wandern die zugehörigen Daten zeitgleich mit. Selbstverständlich können die Zeilen- und Spaltenbeschriftungen ebenfalls jederzeit mit Hilfe der Maus neu angeordnet werden. Mit jeder Anordnung der Elemente werden automatisch zu­sammengefasste Berechnungen erzeugt.

Praxis-Beispiel

Anstatt der Beiträge benötigt der Vereinsvorstand die Information, wie viele aktive bzw. passive Mitglieder in den einzelnen Abteilungen angemeldet sind.

An dieser Stelle hat man zwei Möglichkeiten:

• Es wird eine neue Pivot-Tabelle generiert.
• Die bereits erstellte Pivot-Tabelle wird geändert.

Um die Tabelle zu verändern sind folgende Arbeitsschritte notwendig:

Das Kontrollkästchen vor Beitrag im Bereich PivotTable-Feldliste wird entfernt. An­schließend wird die Schaltfläche Namen mit Hilfe der Maus in den Bereich Datenfelder hierher ziehen geschoben. Auf diese Weise zeigt Excel die Anzahl der ak...