Tipps zum Umgang mit Vereinsdaten in Excel

Zusammenfassung

Jeder Verein muss Daten aufbewahren und verarbeiten. Hierbei denkt man in erster Linie an personenbezogene Daten, beispielsweise Informationen zu Mitgliedern, die in Datenlisten beziehungsweise Datenbanken organisiert werden. Außerdem gibt es Einzeldaten, wie die Stammdaten des Vereins. Je nachdem, mit welcher Datenvariante man es zu tun hat, gibt es effektive Möglichkeiten der Verwaltung in Excel.

Die 5 häufigsten Fallen

1. Datenmenge

Es werden zu viele Daten erhoben. Insbesondere Informationen, die nie benötigt und/oder ausgewertet werden, belasten das Informationsaufkommen.

2. Doppelerhebung von Daten

Durch Unachtsamkeit beim Erfassen oder durch schlechte Organisation werden Datensätze versehentlich mehrfach eingegeben.

3. Daten werden nicht effektiv verwaltet

Daten werden in ungeeigneten elektronischen Systemen erfasst und abgelegt.

4. Fehler bei der Datenerhebung und -erfassung

Bereits beim Einholen der Daten ist man lasch. Informationen werden nicht korrekt notiert. Beim Eintippen der Daten passieren leicht Zahlen- und/oder Buchstabendreher.

5. Verstöße gegen die Datenschutz-Grundverordnung

Personenbezogene Daten werden nicht mit der notwendigen Sorgfalt geschützt, sodass Informationen an Dritte gelangen, die keine Kenntnis von den Daten haben dürften.

1 Daten im Verein

Den größten Datenumfang bilden in Vereinen in der Regel Personendaten, bestehend aus Informationen zu Mitgliedern, Mitarbeitern, Lieferanten sowie Sachinformationen wie Inventarlisten, Aufstellung zu Fanartikeln, stattfindende Kurse etc., Informationen zu Verbänden und natürlich die Vereinsstammdaten, wie Name, Anschrift, Kontaktmöglichkeiten Vorstand und so weiter runden das Datenpotpourri ab.

Zwischen den Stammdaten des eigenen Vereins und den meisten übrigen Daten besteht ein gravierender Unterschied: Die Vereinsstammdaten sind Einzeldaten, die übrigen Daten existieren in der Regel in Form von Datenlisten beziehungsweise Datenbanken und bestehen dann aus mehreren Datensätzen. Für die Arbeit mit Datenlisten gelten andere Voraussetzungen als für Einzeldaten. Im Gegensatz zu den Vereinsstammdaten liegen zum Beispiel Mitgliederdaten in Datenlisten vor. Das hat zur Folge, dass man unter Umständen aus einer Reihe von Datensätzen genau den Datensatz herausfiltern muss, der für den aktuellen Zweck der Richtige ist. Dadurch werden bei dieser Form der Datennutzung komplexere Anforderungen an deren Organisation und Verwaltung gestellt.

2 Vereinsstammdaten

Vereinsstammdaten sind Informationen zum Verein. Wenn diese einmal in einer Stammdatendatei (vgl. Vereinsstammdaten^[1]) angelegt werden, lässt sich aus allen anderen Excel-Dateien darauf zugreifen (siehe Abbildung 1). Bei Änderungen an den Stammdaten muss dann nur eine Datei statt einer Vielzahl von Tabellen und Formularen angepasst werden.

Abbildung 1: Beispiel: Einmal anlegen und dann immer wieder auf die Stammdatendatei zugreifen

Sind die Informationen in der Stammdatendatei enthalten, können sie jederzeit in jede beliebige Arbeitsmappe geholt werden. Befindet sich der Vereinsname – wie in unserer Musterlösung in E8 – lautet die Formel wie folgt, sofern sich die beiden Arbeitsmappen in ein und demselben Ordner befinden:

=[Vereinsstammdaten.xlsm]Stammdaten!$E$8

Analog können weitere Informationen wie Adressdaten genutzt werden.

Etwas komplizierter wird die Formel, wenn man einen festen Textbestandteil, wie zum Beispiel den Begriff "Telefon", mit den Daten aus den Firmenstammdaten kombinieren möchte. Das erreicht man im Zusammenhang mit der Musterlösung Vereinsstammdaten^[2] beispielsweise mit folgender Formel

=”Tel. ”&[Vereinsstammdaten.xlsm]Stammdaten!$E$18

Hier wird das Kürzel "Tel." in Anführungszeichen gesetzt und mit dem kaufmännischen Und mit der eigentlichen Excel-Formel verknüpft (siehe Abbildung 2).

Wichtig

• Der Dateiname wird in eckige Klammern gesetzt.
• Dem Tabellennamen muss ein Ausrufezeichen folgen.

Hinweis

Eine Alternative zum kaufmännischen Und ist die Funktion VERKETTEN(). Die Syntax der Funktion lautet: VERKETTEN (Text1;Text2; ...).

Text1; Text2; ... sind die Argumente, die einzelne Zeichenfolgen zu einer gesamten Zeichenfolge verbinden. Als Argumente werden Zeichenfolgen, Texte, Zahlen und Bezüge auf einzelne Zellen akzeptiert. Um die Funktion VERKETTEN() in Kombination mit dem Kürzel "Tel." und der Telefonnummer zu nutzen, lautet der Code =VERKETTEN("Tel. ";[Vereinsstammdaten.xlsm]Stammdaten!$E$18). Bei der Eingabe unterstützt der Funktionsassistent die Funktion. Unter Text1 wird der Text, hier das Kürzel Tel. und unter Text2 die zugehörige Formel eingegeben. Das Tippen der Anführungszeichen kann sich der Anwender sparen, das erledigt Excel automatisch.

Abbildung 2: Verknüpfen von Vereinsstammdaten und Text

Befindet sich das Tool Vereinsstammdaten.xlsm^[3] in einem anderen Ordner als die Datei, in die die Informationen geholt werden sollen, ist neben dem Namen der Datei der zugehörige Pfad anzugeben. Am einfachsten ist das, wenn man die Formel nicht eintippt, sondern in der Zelle, in der die Information erscheinen soll, ein Gleichheit...