Checkliste zur Jahresabschlusssitzung im Vorstandsbereich

Kurzbeschreibung

Es ist wieder soweit: die Jahresabschlusssitzung steht vor der Tür. Aber haben Sie auch an alles gedacht? Steht der Haushaltsplan für 20XX schon? Machen Sie den Check!

Checkliste zur Jahresabschlusssitzung im Vorstandsbereich

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To-do

Stand

1. Jahresabschluss 20__

Ist der Jahresabschluss 20__ vorbereitet?

Haben die Vorstandsmitglieder die vorläufigen Zahlen erhalten?

2. Abteilungen – Gruppen – Sparten

Haben die Untergliederungen die von ihnen geführten Kassen zusammengestellt und der Geschäftsstelle übergeben?

Sind die Zahlen in den Jahresabschluss des Vereins eingearbeitet?

Hinweis:

Umsatzsteuer-Pflichten beim Verkauf von Speisen und Getränken.

3. Vollständigkeitserklärung für Einnahmen und Ausgaben

Liegen der Buchhaltung/dem Vorstand die Vollständigkeitserklärungen für wirtschaftliche Einnahmen und Ausgaben der Vereinsabteilungen/Gruppen im Verein vor?

Hinweis:

Die Punkte 2 und 3 sind erforderlich:

1. Vollständigkeit der Buchführung,

2. Einhaltung der Grenze des wirtschaftlichen Geschäftsbetriebs:

   	bis 2020: 35.000 Euro
   	ab 2021: 45.000 Euro

3. USt-Pflichten beim Verkauf von Speisen und Getränken.

4. Haushalts- und Finanzplanung

Ist die Haushalts- und Finanzplanung für das neue Jahr vorbereitet?

5. Freibeträge für Aufwandsvergütungen an Ehrenamtler

Sind zum Jahresanfang die Erklärungen zur Nutzung der persönlichen Freibeträge von

• nebenberuflich tätigen beschäftigten Vereinshelfern zum Ehrenamtsfreibetrag nach § 3 Nr. 26a EStG über 840 Euro,
• für die beschäftigten Übungsleiter/Trainer zum ÜL-Freibetrag nach § 3 Nr. 26 EStG über 250 Euro im Monat bzw. 3.000 Euro jährlich

für das neue Jahr eingeholt?

Hinweis:

Die Erklärung zur Nutzung der Freibeträge ist eine Pflichtvorgabe für die Steuerbefreiung!

Bei externer Lohnbuchhaltung müssen diese Erklärungen zu Abrechnungszwecken an das Steuerbüro weitergeleitet werden.

6. Protokollierte Beschlussfassungen

Ist der Beschluss des Vorstands zur Bildung von Rücklagen protokolliert worden?

Wird die Entwicklung der Rücklagen im Jahresbericht des Vorsitzenden entsprechend berücksichtigt?

Müssen nach der Finanzplanung für das Folgejahr vorhandene Rücklagen ganz oder teilweise entnommen/aufgelöst werden?

Kann eine freie Rücklage nach § 62 Abs. 1 Nr. 3 AO gebildet werden?

7. Prüfungstermine für Kassenprüfer

Sind mit den Kassenprüfern die Prüfungstermine abgestimmt?

Sind die Unterlagen dafür zusammen gestellt worden?

Wo findet diese vereinsinterne Prüfung statt?

8. Fristenkalender für Vereinsmeldungen

Gibt es einen Fristenkalender zur Abgabe/Übermittlung von zeitgebundenen Vereinsmeldungen?

Hinweis: VBG, Steuererklärungen, Bestandserhebung für Verband?

9. Projektgruppen für Vereinsereignisse

Gibt es im Folgejahr besondere Veranstaltungen, Vereinsereignisse, für die eine Projektgruppe eingesetzt werden sollen?

10. Vereinssatzung

Stimmt die Vereinssatzung mit den steuerlichen/gemeinnützigkeitsrechtlichen Vorgaben überein?

Hinweis:

Berücksichtigung der Texte der Steuer-Mustersatzung?

Sind die Tätigkeiten des Vereins ausreichend in der Satzung beschrieben?

Wird eine Satzungskommission zur Überprüfung und Vorbereitung der Satzungsänderungen benötigt?

11. Vergütungen an Vorstandsmitglieder

Enthält die Satzung eine Ermächtigung für die Zahlung von Vergütungen an Vorstandsmitglieder?

12. Aufwandsverzichtsspende

Ist bei der Ausstellung von Spendenbescheinigungen auf die Vorgaben für Aufwandsverzichtsspenden geachtet worden?

13. Versicherungs-Check-Up

Ist ein Versicherungs-Check-up für den Verein vorgenommen worden?

Wenn ja:

• Welche Versicherungen bestehen?
• Ist der Versicherungsumfang ausreichend?
• Ist zusätzlicher Versicherungsschutz für anstehende Veranstaltungen im Folgejahr notwendig?
• Ist erkennbar, dass der Abschluss weiterer Versicherungen sinnvoll ist (Beispiele: Nichtmitglieder, EDV, neue Angebote)?

14. Verwaltungs-Berufsgenossenschaft

Soll zur Absicherung von Unfällen im Ehrenamt die freiwillige Versicherung bei der Verwaltungs-Berufsgenossenschaft (VBG) abgeschlossen werden?

Soll ein erweiterter Personenkreis aus dem Kreis der ehrenamtlich tätigen Mitarbeiter in den Versicherungsschutz bei der VBG einbezogen werden?