Aufgrund von Fachkräftemangel und steigenden Kosten kommt modulare Verwaltung immer mehr ins Gespräch. Die Gemeinschaft bucht beim Verwalter einzelne Dienstleistungen. Allerdings braucht es dafür zwingend digitale Tools. Bei deren Nutzung liegt noch einiges im Argen.
In einer zunehmend komplexen Immobilienwelt steigen die Anforderungen an professionelle Immobilienverwaltungen enorm, das wissen alle Verwalter zur Genüge. Sie stöhnen, sie können die intensive Betreuung so, wie Eigentümergemeinschaften das gerne hätten, oft nicht mehr mit vertretbarem Aufwand leisten. Gerade bei kleineren WEGs ist das ein Problem, denn der Aufwand ist hier oft ähnlich hoch, wie bei den großen. Bei allerdings deutlich weniger Verdienst. Eine Antwort darauf ist Teil- oder modulare Verwaltung. Der kommt – hört man sich um – eine immer größere Bedeutung zu.
Neulich sprach ich mit einem Verwalter, der immerhin noch kleine Eigentümergemeinschaften zu seinen Kunden zählt (das werden, so ist zu lesen, immer weniger). Er meinte, für ihn sei das durchaus lohnend, weil immer mehr kleinere Gemeinschaften auf sein modulares Konzept anspringen. Oft komme man auf ihn zu mit dem Wunsch, die Buchhaltung auszulagern, während die Gemeinschaft technische Dienstleistungen in eigener Regie übernimmt.
Die Verwalterverbände VDIV und BVI sind sowieso schon lange der Meinung, viele Verwaltungen hätten sich in den letzten Jahren geradezu prostituiert. Deshalb sei die oben beschriebene Entwicklung, die jetzt gerade auf den Markt zukommt, und die natürlich auch eine Ausprägung des Fachkräftemangels ist, unausweichlich.
Auch Softwareanbieter entdecken modulare Verwaltung
Auch Softwareanbieter stoßen inzwischen in diese Nische. Sie bieten modulartig buchbare Verwalterdienstleistungen an. Macht ein Verwalter nur noch die Abrechnung, so kann er der Eigentümergemeinschaft jeden Monat mithilfe seines ERP-Systems, zum Beispiel Haufe Axera, ein automatisiertes Cash-Flow- Reporting im Eigentümer-Portal präsentieren. Er kann mittels ARGE 3.10 die UVI übermitteln und einmal im Jahr die Hausgeldabrechnung zur Verfügung stellen, die angesichts der "eigenen" Beauftragung der Eigentümer auch keine Rückfragen zulässt. Aufgrund des hochautomatisierten webbasierten Systems hat er geringsten Aufwand.
Ein großes Thema in puncto Arbeitserleichterung ist die Online-Eigentümerversammlung. Künftig sollen laut einem Gesetzentwurf neben hybriden Eigentümerversammlungen auch rein virtuelle Eigentümerversammlungen erlaubt sein, vorausgesetzt, mindestens drei Viertel der anwesenden Wohnungseigentümer stimmen einem solchen Beschluss zu. Der Entwurf ist bereits in den Ausschüssen, ich schätze, es ist nur eine Frage der Zeit, bis das Gesetz verabschiedet wird.
Die Voraussetzung ist, immer digitaler zu werden
Ich bin überzeugt davon, die Zeit, dass ein großer Teil der Immobilienverwaltung vollständig digital möglich sein wird, rückt näher. Gerade um kleinere Gemeinschaften überhaupt kostendeckend unterstützen zu können, ist die Digitalisierung inklusive schon vieler etablierter Abstimmungstools für die Zusammenkünfte von Wohnungseigentümern unvermeidlich.
App- und KI-basierte Unterstützung bei der Verwaltung kleinerer und größerer Einheiten – das ist die Zukunft. Ich kenne Eigentümergemeinschaften mit über 50 Wohneinheiten, die mit dem Verwalter fast ausschließlich per App kommunizieren. Und auch kleinere Gemeinschaften können mit EDV-gestützter Teilverwaltung eine Hilfe zur Selbsthilfe erhalten. Es gibt dazu viel hilfreiche Software auf dem Markt. Zu nennen sind hier etwa Vulcavo, die automatisierte Prozesse für Immobilienverwalter im Portfolio haben, oder Casavi mit der schnellen Vernetzung aller Beteiligten in einer Verwalterplattform. Die Wischhusen.Immo aus Hannover bietet Verwalterkunden eine "digitale Schadenakte" und Schadensmanagement an.
Eine andere Initiative, die gerade viel von sich reden macht, ist die "derdigitaleverwalter-GmbH" (derdigitaleverwalter.de), die sich auf die Fahnen geschrieben haben, analog tätigen Verwaltern den Schritt in die Digitalisierung zu vereinfachen. Die Initiative richtet sich aber auch explizit an Eigentümergemeinschaften, die ihr Objekt digital verwaltet haben wollen.
Modulare Verwaltung ist Trend, aber auch sie wird ohne weitergehende Digitalisierung nicht funktionieren. Technik ist dabei ein unverzichtbares Hilfsmittel, hilft sie doch dabei, Verwaltungsbetriebe zu entlasten, ihr Arbeiten lukrativ zu machen. Die Zeit, in der sich Verwalter oft als günstige Hilfsarbeiter fühlen mussten, kann so tatsächlich der Vergangenheit angehören.