Betriebskostenabrechnung: Vermieter muss Originalbelege ... / 4 Die Entscheidung

Die Vermieterin kann die Mieter nicht auf Kopien verweisen, sondern muss die Originalbelege zur Einsicht vorlegen.

Eine Betriebskostenabrechnung muss den Mieter in die Lage versetzen, die zur Verteilung anstehenden Kostenpositionen zu erkennen und den auf ihn entfallenden Anteil nachzuprüfen. Zu einer ordnungsgemäßen Abrechnung gehört es, dem Mieter die Einsicht in die Abrechnungsunterlagen zu ermöglichen, soweit dies erforderlich ist, die Abrechnung zu überprüfen oder etwaige Einwendungen vorzubereiten.

Das Einsichtsrecht des Mieters bezieht sich grundsätzlich auf die Originalbelege. Das folgt schon aus Wortlaut und Normzweck von § 259 Abs. 1 Halbs. 2 BGB. Danach hat der Rechenschaftspflichtige (im Falle einer Betriebskostenabrechnung der Vermieter) Belege vorzulegen, soweit sie erteilt worden sind. Erteilt worden sind die Originale. Auch wenn Originalbelege nicht unbedingt solche in Papierform sein müssen, sondern auch digital übermittelt sein können, sind Kopien Originalbelegen grundsätzlich nicht gleichzusetzen. Zudem sind Originalbelege uneingeschränkt geeignet, die Ordnungsgemäßheit der Abrechnung zu überprüfen, selbst wenn sie durch Kopien ersetzbar sein mögen. Das Recht, die Originale einzusehen, hängt nicht von einem besonderen Interesse des Mieters ab. So muss ein Mieter, dem ohne sein Einverständnis nur Belegkopien zugänglich gemacht werden, nicht den Verdacht aufzeigen, die Kopien seien manipuliert oder wiesen sonstige Unstimmigkeiten auf.

Nur ausnahmsweise reichen Kopien aus

Nur in Ausnahmefällen beschränkt sich der Einsichtsanspruch des Mieters auf Kopien oder Scans der Belege. Das kommt etwa in Betracht, wenn der Vermieter von seinem Dienstleister die Belege ausschließlich digital erhalten hat oder dem Vermieter aus sonstigen Gründen ausnahmsweise nicht zumutbar ist, die Originale vorzulegen. Ob dies der Fall ist, ist anhand der Umstände des Einzelfalls zu entscheiden. Stets müssen die Kopien aber geeignet sein, die dokumentierten Erklärungen unverändert wiederzugeben. Zweifel an der Authentizität und Unverfälschtheit der Unterlagen gehen zulasten des Vermieters.

Ein solcher Ausnahmefall lag hier nicht vor, sodass die Mieter Einsicht in die Originale beanspruchen können.

Hinweis

Dass die Originalbelege maßgeblich sind, gilt auch im umgekehrten Fall, dass der Mieter verlangt, ihm Kopien der Belege zu übersenden. Hier kann der Vermieter den Mieter grundsätzlich auf die Einsicht der Originalbelege in seinen Geschäftsräumen verweisen.