HR-Digitalisierung mit Haufe

Im zweiten Schritt geht es darum, zu analysieren, in welchen HR-Bereichen der größte Bedarf an Digitalisierung besteht und womit Sie am besten starten. Hier empfiehlt es sich, auf Grundlage des Clusters in Schritt 1, vom „Großen ins Kleine“ zu denken. Das bedeutet: Schauen Sie sich einen gesamten Prozess an – wie die Einstellung neuer Mitarbeiter:innen – und leiten Sie von diesem die kleineren Teilprozesse ab. Schauen Sie dann dort, wo der Schuh am meisten drückt.​

Nun ist sichtbar geworden, wo die größten Pain Points bei HR liegen. Zeit also, Prozesse zu definieren, die am meisten Ressourcen rauben und am ineffizientesten sind. Falls möglich, bringen Sie alle Teammitglieder an einen Tisch und diskutieren Sie die hinter den aufgedeckten Pain Points liegenden Prozesse, um ein Gefühl für die jeweiligen Aktionsfelder zu bekommen. Hier kann das – aus dem Zeitmanagement bekannte – Pareto-Prinzip wirkungsvoll unterstützen.​

​Bevor Sie mit der Digitalisierung einzelner Prozesse starten, ist es notwendig, dass Sie sich zunächst einen Überblick über Ihre HR-Kernprozesse verschaffen. Sammeln Sie zuerst alle Prozesse oder zusammenhängende Aufgabenpakete, die bei Ihnen und Ihrem HR-Team anfallen. Das können Vorgänge sein, die in Excel-Listen oder in Print-Ordner vorgehalten werden, aber auch Aktionen, die über E-Mail-Formulare oder per Telefon durchgeführt werden. Das nachfolgende Raster hilft Ihnen, eine Übersicht über alle HR-Prozesse und Aufgabenfelder zu bekommen.

Wie sollten digitale HR-Prozesse aufgebaut sein, damit sie die Personalarbeit in Zeiten von Fachkräftemangel und New Work verbessern? Wir empfehlen, sich an den folgenden Fragen zu orientieren:​Schaffen wir es, dass der neue digitale Workflow zuverlässig funktioniert?​Lässt sich das neue HR-Tool in meine Unternehmenswelt einbetten?​Was passiert, wenn sich das Unternehmen oder die HR-Abteilung verändern?​Können wir mit neuen digitalen Prozessen die zentralen Herausforderungen unserer Organisation lösen?​Wie können wir unsere Prozesse am Anspruch unserer internen Kund:innen ausrichten?

​Sie wissen nun, bei welchen Aufgaben es Optimierungsbedarf gibt und welche Funktionen eine neue HR-Digitalisierungs-Lösung haben sollte. Aber was, wenn es mehrere Tools benötigt, um alle Bedürfnisse zu digitalisieren? Eines für alles, oder Viele für alles? In vielen Fachbüchern – auch in deutscher Sprache – ist in diesem Zusammenhang von „Best-of-Breed vs. Best-of-Suite“ die Rede. Beides hat seine Vorteile: