Spätestens seit der Einführung der neuen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) im Jahr 2018 ist das Thema Datenschutz im Personalwesen hochaktuell. Wie und wann dürfen Arbeitnehmerdaten in der HR genutzt werden? Welche Daten sind davon betroffen? Wir erklären, was Arbeitnehmerdatenschutz bedeutet und was Sie beim Datenschutz beachten müssen.
Ist von Arbeitnehmerdatenschutz die Rede, ist damit grundsätzlich der Schutz von Persönlichkeitsrechten eines Arbeitnehmers gemeint. Der Begriff umfasst insbesondere das Recht auf informationelle Selbst-bestimmung. Demnach kann jeder grundsätzlich selbst darüber verfügen, wie seine personenbezogenen Daten verwendet werden dürfen und wer darauf Zugriff hat. Für Personalabteilungen ist der Arbeitnehmerdatenschutz die Grundlage für die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von Daten – insbesondere in Personalakten, aber auch bei Bewerbungsgesprächen.
Grundsätzlich gibt es nicht das eine Arbeitnehmerdatenschutzgesetz. Der Begriff Arbeitnehmer-, Beschäftigten- oder Mitarbeiterdatenschutz ist insofern irreführend. Den Rahmen für Bestimmungen bildet die Datenschutzgrundverordnung der EU (DSGVO). Allerdings enthält sie selbst keine anwendbaren Vorschriften. Entsprechende Bestimmungen zum Beschäftigenten-datenschutz sind im Bundesdatenschutzgesetz (§ 26 des BDSG) sowie unter anderem auch im Telekommunikationsgesetz und in den Sozialgesetzbüchern (z. B. SGB I, SGB X) enthalten.
Der Arbeitnehmerdatenschutz umfasst sämtliche personenbezogenen Daten. Dies sind Daten, die Rückschlüsse auf eine natürliche Person zulassen. Zu ihnen zählen insbesondere die Mitarbeiter-Stammdaten zur Durchführung des Arbeitsverhältnisses, abrechnungsrelevante Daten für die Lohnbuchhaltung und digitale Daten für die Internetnutzung. Neben Name, Anschrift, Geburtsdatum, Personalnummer und IP-Adresse gehören allerdings auch die besonders sensiblen Gesundheitsdaten dazu.
Personenbezogene Mitarbeiterdaten darf die HR grundsätzlich nur in zwei Fällen verwenden: bei einer Einwilligung durch den Arbeitnehmer oder wenn das Gesetz dazu ermächtigt. Doch auch die Einwilligung ist an Bedingungen gebunden. Zum einen muss sie laut Arbeitnehmerdatenschutz schriftlich vorliegen.
Gültig ist sie allerdings nur, wenn Mitarbeiter oder Mitarbeiterinnen freiwillig der Datennutzung zugestimmt haben und alle Fakten bekannt waren. Wie, in welchem Umfang, von wem und zu welchem Zweck werden die Daten erhoben? Eine Vorab-Information ist nicht nur erforderlich, sondern auch ein wichtiger Schritt, um Vorurteile abzubauen.
Zum anderen dürfen Daten nur zum angegebenen Zweck verwendet werden. Ist die Weitergabe an Dritte kein Bestandteil der Vereinbarung, ist eine zusätzliche Einwilligung notwendig. Personaldatenschutz bedeutet außerdem, dass nur tatsächlich notwendige Daten erhoben werden dürfen. Eine Datenerhebung auf Verdacht ist laut § 26 des Bundesdatenschutzgesetzes nicht rechtens.
Zum anderen dürfen Daten nur zum angegebenen Zweck verwendet werden. Ist die Weitergabe an Dritte kein Bestandteil der Vereinbarung, ist eine zusätzliche Einwilligung notwendig. Personaldatenschutz bedeutet außerdem, dass nur tatsächlich notwendige Daten erhoben werden dürfen. Eine Datenerhebung auf Verdacht ist laut § 26 des Bundesdatenschutzgesetzes nicht rechtens.
Ebenso schließt der Arbeitnehmer-datenschutz aus, dass Mitarbeiter grundlos per Video kontrolliert werden. Dies ist nur in sehr wenigen Fällen, beispielsweise bei der Straftataufklärung, erlaubt.
Daten, die von einer Überwachungssoftware stammen, sogenannte Keylogger, sind ebenfalls nicht gesetzes-konform und dürfen nicht weiterverwendet werden.
Im Arbeitsverhältnis kann oftmals auch die gesetzliche Ermächtigung zur Datenerhebung entscheidend sein.
Eine Einwilligung des Arbeitnehmers ist dann nicht mehr notwendig. Sie dürfen beispielsweise krankheitsbedingte Fehlzeiten erfassen, jedoch keine Informationen zum Konsumverhalten, sofern sie das Arbeitsverhältnis nicht berühren. Absolut tabu: unzulässige Fragen im Bewerbungsgespräch, unter anderem nach einer Schwangerschaft, nach dem Familienstand oder nach der Herkunft.
Als Personaler haben Sie die Pflicht, personenbezogene Daten Ihrer Mitarbeiter vor dem Zugriff Unberechtigter zu schützen. Dies bedeutet, dass Sie die Daten sicher und DSGVO-konform abspeichern und nutzen dürfen und den Dateninhaber über die Speicherdauer informieren. Gibt es zudem einen Datenschutzbeauftragen in der HR, sollte dieser den Mitarbeitern bekannt sein.
Gegenüber der Aufsichtsbehörde haben Sie als HR-Verantwortlicher eine Dokumentationspflicht. Diese sieht vor, dass Sie die Verwendung der Daten genau dokumentieren. Entfällt beispielsweise der Verwendungszweck, wenn ein Mitarbeiter den Betrieb verlässt, ist die Datenlöschung Pflicht. Ebenso ist eine regelmäßige Überprüfung der gespeicherten Daten wichtig, um falsche Daten zu korrigieren. Grundsätzlich darf nur ein kleiner und befugter Personenkreis Einblick in die Personalakte eines Mitarbeiters erhalten. Es liegt im Verantwortungsbereich der HR, entsprechend die Zugangsrechte zu vergeben. Insbesondere sensible Gesundheitsdaten benötigen einen besonderen Schutz.
Hilfestellung bei der datenschutzkonformen Nutzung von Mitarbeiterdaten bieten verlässliche HR-Tools. Mit ihnen können Sie per Klick Zugangsrechte vergeben oder auch den Zugang für Dritte einschränken. Ebenso sind kurzfristige Auskünfte bei Nachfragen möglich, da die Daten übersichtlich und einfach abrufbar im Tool gespeichert sind. Dies erleichtert Ihnen auch die Aufbewahrungspflichten. Ein wichtiger Vorteil: Die Tools sind an die neuesten Datenschutzregelungen angepasst und DSGVO-konform. So helfen sie Ihnen dabei, den Datenschutz in der HR sicherzustellen.
Die Digitalisierung der HR macht Unternehmen jederzeit handlungsfähig. Digitale HR-Software vereinfacht Prozesse und gestaltet HR-Workflows wesentlich effizienter. Personaler können operative Tätigkeiten flexibel von überall aus – auch im Homeoffice – ohne Verluste erledigen, während Routineaufgaben und Abstimmungsprozesse zeitsparend und effizient leistbar sind.
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