Kauft ein Unternehmen das Handy eines Mitarbeiters und überlässt es ihm zur Privatnutzung, lässt sich die Telefonkostenübernahme steuerfrei gestalten.
Häufig kommt die Frage auf: Sollen Unternehmen ein Diensthandy stellen oder laufen alle Telefonate über Privatgeräte der Mitarbeiter? Das gilt vor allem für diejenigen, die beruflich unterwegs erreichbar sein müssen oder in Social Media für den Arbeitgeber aktiv sind. Gerade in Zeiten mit angespannter Personalsituation kann das zur Verfügung gestellte Handy jedoch auch als Argument bei der Akquise von Fachkräften dienen. Besonders attraktiv ist dies, wenn die Übernahme der Telefonkosten für die Mitarbeiter steuerfrei erfolgt.
Diensthandy zum privaten Gebrauch
Einige Punkte sollten Unternehmen bei der vertraglichen Gestaltung aber beachten, um die Steuerfreiheit nicht zu gefährden. Dies musste auch ein Verlag erfahren, über dessen Fall der Bundesfinanzhof (BFH Urteil vom 23.11.2022 - VI R 50/20) entschieden hat. Dabei hatte das Unternehmen mehreren Mitarbeitern ihre privat angeschafften Handys zu einem symbolischen Preis von 1 EUR und 6 EUR abgekauft und im Anschluss zur weiteren Nutzung überlassen. Nach Ende des jeweiligen Arbeitsverhältnisses sollten die Geräte zurückgegeben werden. In einer Vereinbarung regelte der Verlag zudem, dass er die monatlichen Kosten wie Grundgebühr und Verbindungsentgelte oder die Flatrate bis zu einer festgelegten Höhe übernehmen würde. Nachzuweisen waren die Aufwendungen durch Vorlage der Rechnungskopie.
Die den Mitarbeitern erstatteten Kosten behandelte das Unternehmen als steuerfreien Vorteil. Das zuständige Finanzamt erkannte in diesem Vorgehen jedoch eine unangemessene rechtliche Gestaltung und erließ einen Haftungsbescheid gegen den Verlag. Dagegen wehrte sich dieser schließlich vor dem Finanzgericht München und bekam recht. Zur gleichen Entscheidung kam in der folgenden Revision auch der Bundesfinanzhof.
Auf die Vertragsgestaltung kommt es an
Wesentlich für das Urteil war, dass zwischen dem Verlag und den betroffenen Arbeitnehmern wirksame Kaufverträge geschlossen wurden. Demnach waren die Mitarbeiter nicht mehr wirtschaftliche Eigentümer der Handys, sondern konnten diese nur noch über den Zeitraum ihres laufenden Arbeitsverhältnisses nutzen. Dass sich hinter der Vereinbarung ein Scheingeschäft verbirgt, ließ sich außerdem ausschließen. Immerhin war es gerade das Ziel aller Beteiligten, die gewünschte Steuerbefreiung sicherzustellen. Übereinstimmende Absprachen, dass der geschlossene Vertrag nicht gelten sollte, wären daher unsinnig gewesen.
Im aktuellen Fall ist es zudem nicht notwendig, dass die Vereinbarung einem Fremdvergleich standhält. Dies ergibt sich daraus, dass es sich bei den Vertragspartnern um wirtschaftlich selbstständige Marktteilnehmer mit gegensätzlichen Interessen handelt. Private Beziehungen, die die Gestaltung beeinflussen könnten, lagen nicht vor. So ist davon auszugehen, dass beide Seiten ihre Vorteile bei der Verhandlung im Blick hatten.
- Für den Verlag bestand dieser darin, unkompliziert an Handys für die Mitarbeiter zu gelangen.
- Die Mitarbeiter dagegen profitierten durch die Kostenübernahme. Auch das Risiko bei Beschädigung lag in der Folge beim Arbeitgeber.
Geldwerter Vorteil oder steuerfreie Nutzung
Grundsätzlich handelt es sich um einen steuerbaren geldwerten Vorteil, wenn der Arbeitgeber seinem Mitarbeiter das Diensthandy unentgeltlich auch für den Privatgebrauch überlässt und ganz oder anteilig die darauf entfallenden Kosten übernimmt. Dies gilt vor allem deshalb, weil kein betriebliches Interesse auf Seiten eines Unternehmens an der Kostenübernahme für Privatgespräche vorliegt. Lediglich durch den vorherigen Kauf der Mobilgeräte von den Arbeitnehmern ließ sich die angestrebte Steuerfreiheit umsetzen und der vom Gesetzgeber ausdrücklich vorgesehene Steuervorteil erreichen. Eine missbräuchliche Gestaltung konnte der Bundesfinanzhof nicht erkennen.
Die Richter wiesen aber darauf hin, dass nur die Nutzung der betrieblichen Handys steuerfrei ist. Dazu muss die zum jeweiligen Mobilfundvertrag gehörende SIM-Karte im Diensthandy vorhanden sein. Wird sie in einem privaten Gerät verwendet, entfällt der steuerliche Vorteil.
Praxis-Tipp: Telefonkosten steuerlich geltend machen
Pauschal können Arbeitnehmer 20 % ihrer Ausgaben für Telekommunikation bei der Einkommensteuer geltend machen. Der Höchstwert beträgt dabei 20 EUR im Monat oder 240 EUR im Jahr. Absetzen lassen sich neben den Grundgebühren auch eine Flatrate, Kosten für das Internet oder Faxgebühren, die Anschluss- und Bereitstellungskosten, die Miete zum Beispiel für den Router oder die Ausgaben für eine eigens beruflich angeschaffte Telefonanlage.