Reisekosten Inland für Arbeitnehmer: Nebenkosten

Wo die Probleme sind:

• Das richtige Konto
• Abgrenzung Nebenkosten
• Service-Pauschale
• pauschale Ermittlung

1 So kontieren Sie richtig!

Praxis-Wegweiser: Das richtige Konto
Kontenbezeichnung	SKR 03	SKR 04	Eigener Kontenplan	Bilanz/GuV-Position
Reisekosten Arbeitnehmer	4660	6650		sonstige betriebliche Aufwendungen
Reisekosten Arbeitnehmer Übernachtungsaufwand	4666	6660		sonstige betriebliche Aufwendungen
Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerfrei	4140	6130		Lohn und Gehalt

So kontieren Sie richtig!

Nebenkosten, die anlässlich einer Geschäftsreise entstehen, kann der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei erstatten. Zu den Nebenkosten gehören z. B. Mautgebühren, die Beförderungskosten für Gepäck usw. Der Arbeitgeber bucht die Nebenkosten, die er seinem Arbeitnehmer erstattet hat auf das Konto "Reisekosten Arbeitnehmer" 4660 (SKR 03) bzw. 6650 (SKR 04).

Buchungssatz:

Reisekosten Arbeitnehmer

an Bank

2 Praxis-Beispiel für Ihre Buchhaltung: Der Arbeitgeber erstattet seinem Arbeitnehmer Telefonkosten

Während seiner Dienstreise klärt der Arbeitnehmer über die Festnetzleitung des Hotels vertragliche Fragen mit seinem Arbeitgeber ab. Dafür stellt das Hotel einen Betrag von (15 EUR zuzüglich 2,85 EUR Umsatzsteuer =) 17,85 EUR in Rechnung.

Konto SKR 03/04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 03/04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
4660/6650	Reisekosten Arbeitnehmer	15,00
1576/1406	Abziehbare Vorsteuer 19 %	2,85	1200/1800		17,85

3 Die Erstattung von Nebenkosten ist lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei

Nebenkosten, die anlässlich einer Geschäftsreise entstehen, kann der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei erstatten.

Zu den Nebenkosten gehören nach R 9.8 LStR z. B. die Aufwendungen für

• Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck,
• Ferngespräche und Schriftverkehr mit dem Betrieb oder Geschäftspartnern,
• Straßennutzung und Parkplatz,
• Schadenersatz infolge von Verkehrsunfällen, wenn die jeweils damit verbundenen Fahrtkosten als Reisekosten anzusetzen sind.

Keine Reisenebenkosten sind die Aufwendungen z. B. für private Ferngespräche, Massagen, Minibar oder Pay-TV.

Zu den Nebenkosten einer Geschäftsreise gehören auch nicht die Aufwendungen, die nicht konkret bzw. nicht ausschließlich der betrieblichen Reise zugeordnet werden können, z. B.

• Aufwendungen für Kleidung,
• Koffer und andere Reiseutensilien.

Ein sog. Trolley (kleiner Koffer) kann dann als Arbeitsmittel eingestuft werden, wenn dieser ausschließlich oder zumindest weitaus überwiegend beruflich genutzt wird.^[1] D. h., die Kosten für einen Trolley sind abziehbar, wenn dieser die Funktion eines Aktenkoffers erfüllt.

[1] FG Hamburg, Urteil v. 23.5.2011, 6 K 77/10.

4 Herausrechnen der Nebenkosten aus dem Business-Package bzw. der Service-Pauschale

Hotelübernachtungen unterliegen, ebenso wie die Speisen ohne Getränke bis zum 31.12.2023 der Umsatzsteuer mit dem ermäßigten Steuersatz von 7 %. Daneben fallen allerdings auch andere Kosten an, die dem Regelsteuersatz von 19 % unterliegen. Für Hotelübernachtungen, Mahlzeiten und andere Leistungen gelten also bei der Umsatzsteuer unterschiedliche Steuersätze. Das bedeutet, dass die Leistungen aufzuteilen sind, weil sie ansonsten nicht in der Lage sind, die Umsatzsteuer in zutreffender Höhe zu ermitteln. Ohne eine Aufteilung der Leistungen ist also ein korrekter Umsatzsteuerausweis nicht möglich.

Sind die Kunden eines Hotelbetriebs Unternehmer, die zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, brauchen sie eine Rechnung, in der die Übernachtungen mit 7 % und die anderen Leistungen mit 19 % ausgewiesen werden. Der Hotelbetrieb ist gegenüber seinen Geschäftskunden verpflichtet, Rechnungen auszustellen, die den Vorsteuerabzug ermöglichen. Für Hotelbetriebe ist es umständlich, wenn alle Einzelleistungen, die mit 19 % der Umsatzsteuer unterliegen, einzeln in der Rechnung aufgeführt werden müssen. Um diese Problematik zu beseitigen, lässt das BMF in Abschn. 12.16 Abs. 12 UStAE aus Vereinfachungsgründen eine pauschale Lösung zu.

Der ermäßigte Steuersatz in der Gastronomie hat in der Zeit vom 1.7.2020 bis 31.12.2023 nur für Speisen, nicht aber für Getränke gegolten.

Bucht ein Gast ab 1.1.2024 in einem Hotelbetrieb eine Übernachtung mit Frühstück, unterliegen

• die Zahlungen für die Übernachtung der Umsatzsteuer mit 7 %
• für Speisen beim Frühstück mit 19 % und
• für Getränke beim Frühstück mit 19 %.

Konsequenz: Übernachtungen mit Frühstück können nicht pauschal in einer Summe abgerechnet werden, weil das Frühstück dem Regelsteuersatz von 19 % unterliegt. Stellt der Hotelbetrieb eine Rechnung aus, unterliegt die Übernachtung mit 7 % der Umsatzsteuer und andere Leistungen (einschließlich Frühstück ) mit 19 % der Umsatzsteuer.

Aus Vereinfachungsgründen wird es nach Abschnitt 12.16 Abs. 12 UStAE - auch für Zwecke des Vorsteuerabzugs des Leistungsempfängers - nicht beanstandet, wenn der auf diese Leistungen entfallende Entgeltanteil mit 15 % des Pauschalpreises angesetzt wird (Abschnitt 12.16 Abs. 12 UStAE ist mit 15 % unverändert beibehalten worden). Für Kleinbetragsrechnungen gilt dies für den in der Rechnung anzugebenden Steuerbetrag entsprechend. Die Vereinfachungsregelung gilt nicht für Leistungen, für die ein gesondertes Entgelt vereinbart wird.

Es wird nach Abschnitt 12.16 Abs. 12 UStAE nicht b...