Reisekosten Inland für Arbeitnehmer: Nebenkosten / 4 Herausrechnen der Nebenkosten aus dem Business-Package bzw. der Service-Pauschale

Hotelübernachtungen unterliegen, ebenso wie die Speisen ohne Getränke bis zum 31.12.2023 der Umsatzsteuer mit dem ermäßigten Steuersatz von 7 %. Daneben fallen allerdings auch andere Kosten an, die dem Regelsteuersatz von 19 % unterliegen. Für Hotelübernachtungen, Mahlzeiten und andere Leistungen gelten also bei der Umsatzsteuer unterschiedliche Steuersätze. Das bedeutet, dass die Leistungen aufzuteilen sind, weil sie ansonsten nicht in der Lage sind, die Umsatzsteuer in zutreffender Höhe zu ermitteln. Ohne eine Aufteilung der Leistungen ist also ein korrekter Umsatzsteuerausweis nicht möglich.

Sind die Kunden eines Hotelbetriebs Unternehmer, die zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, brauchen sie eine Rechnung, in der die Übernachtungen mit 7 % und die anderen Leistungen mit 19 % ausgewiesen werden. Der Hotelbetrieb ist gegenüber seinen Geschäftskunden verpflichtet, Rechnungen auszustellen, die den Vorsteuerabzug ermöglichen. Für Hotelbetriebe ist es umständlich, wenn alle Einzelleistungen, die mit 19 % der Umsatzsteuer unterliegen, einzeln in der Rechnung aufgeführt werden müssen. Um diese Problematik zu beseitigen, lässt das BMF in Abschn. 12.16 Abs. 12 UStAE aus Vereinfachungsgründen eine pauschale Lösung zu.

Der ermäßigte Steuersatz in der Gastronomie hat in der Zeit vom 1.7.2020 bis 31.12.2023 nur für Speisen, nicht aber für Getränke gegolten.

Bucht ein Gast ab 1.1.2024 in einem Hotelbetrieb eine Übernachtung mit Frühstück, unterliegen

• die Zahlungen für die Übernachtung der Umsatzsteuer mit 7 %
• für Speisen beim Frühstück mit 19 % und
• für Getränke beim Frühstück mit 19 %.

Konsequenz: Übernachtungen mit Frühstück können nicht pauschal in einer Summe abgerechnet werden, weil das Frühstück dem Regelsteuersatz von 19 % unterliegt. Stellt der Hotelbetrieb eine Rechnung aus, unterliegt die Übernachtung mit 7 % der Umsatzsteuer und andere Leistungen (einschließlich Frühstück ) mit 19 % der Umsatzsteuer.

Aus Vereinfachungsgründen wird es nach Abschnitt 12.16 Abs. 12 UStAE - auch für Zwecke des Vorsteuerabzugs des Leistungsempfängers - nicht beanstandet, wenn der auf diese Leistungen entfallende Entgeltanteil mit 15 % des Pauschalpreises angesetzt wird (Abschnitt 12.16 Abs. 12 UStAE ist mit 15 % unverändert beibehalten worden). Für Kleinbetragsrechnungen gilt dies für den in der Rechnung anzugebenden Steuerbetrag entsprechend. Die Vereinfachungsregelung gilt nicht für Leistungen, für die ein gesondertes Entgelt vereinbart wird.

Es wird nach Abschnitt 12.16 Abs. 12 UStAE nicht beanstandet, wenn folgende in einem Pauschalangebot enthaltene nicht begünstigte Leistungen in der Rechnung zu einem Sammelposten (z. B. Business-Package, "Servicepauschale") zusammengefasst und der darauf entfallende Entgeltanteil in einem Betrag ausgewiesen werden:

• das Nutzen von Kommunikationsnetzen,
• das Reinigen und Bügeln von Kleidung,
• der Schuhputzservice,
• der Transport vom und zum Hotel,
• der Transport des Gepäcks außerhalb des Hotels,
• das Überlassen von Fitnessgeräten,
• die Überlassung von Parkplätzen.

Bei diesen Punkten ist eine weitere Differenzierung nicht erforderlich.

Der Gesamtbetrag kann also aufgeteilt werden, indem ein pauschaler Betrag in Höhe von 15 % des Gesamtbetrags der Rechnung für 19 %-ige Leistungen ausgewiesen wird. Diese 15 % können als Business-Package oder Service-Pauschale bezeichnet werden und beinhalten alle Leistungsbestandteile, die der Umsatzsteuer mit 19 % unterliegen.

Praxis-Beispiel

Business-Package/Service-Pauschale

Ein Arbeitnehmer übernachtet während einer auswärtigen Tätigkeit in einem Hotel. Das Hotel berechnet ihm für die Übernachtung mit Frühstück und die Nutzung der übrigen Hoteleinrichtungen einen pauschalen Betrag von 120,00 EUR.

Der Hotelier rechnet gem. Abschnitt 12.16 Abs. 12 UStAE wie folgt ab:

Gesamtpreis (brutto)	120,00 EUR
Business-Package/Service-Pauschale 15 %	18,00 EUR
Preis für die Übernachtung	102,00 EUR

Leistungsbeschreibung in der Rechnung:

Übernachtung: 102,00 EUR – Frühstück 28 EUR x 20 % = 5,60 EUR = 96,40 EUR : 1,07 =	90,09 EUR
zuzüglich 7 % Umsatzsteuer	6,31 EUR	96,40 EUR
Frühstück: Verpflegungspauschale 28 EUR x 20 % = 5,60 EUR
netto: 5,60 EUR : 1,19 = Nettobetrag =	4,71 EUR
zuzüglich 19 % Umsatzsteuer	0,89 EUR	5,60 EUR
Business-Package	15,13 EUR
zuzüglich 19 % Umsatzsteuer	2,87 EUR	18,00 EUR
Endsumme		120,00 EUR

Das Business-Package kann wie folgt aufgeteilt werden:

Business-Package	18,00 EUR
darin ist das Frühstück enthalten	5,60 EUR
Differenz = andere Nebenkosten mit 19 % Umsatzsteuer	12,40 EUR

Der Pauschalpreis von 120,00 EUR verteilt sich danach wie folgt:

Bezeichnung	Bruttobetrag	Nettobetrag	Umsatzsteuer/Vorsteuer
Übernachtung	96,40 EUR	90,09 EUR	6,31 EUR
Frühstück	5,60 EUR	4,71 EUR	0,89 EUR
Nebenkosten	18,00 EUR	15,13 EUR	2,87 EUR
Gesamtsumme	120,00 EUR	109,93 EUR	10,07 EUR

Das Frühstück mit dem ermäßigten Steuersatz und die Getränke zum Regelsteuersatz sind gesondert in der Rechnung auszuweisen. Die Vorsteuer hieraus darf der Unternehmer uneingeschränkt geltend...