Liquidität: Verbesserung des Working Capital - So erhöhe ... / 5 Verbesserung des Working Capital am praktischen Beispiel – mit Excel-Anwendung

Wie die praktische Umsetzung der Verbesserung des Working Capital aussehen kann, wird im Folgenden beispielhaft anhand der beiliegenden Excel-Datei dargestellt.

5.1 Regeln für den Umgang mit der Excel-Datei

Bei der Nutzung und dem Umgang mit der Excel-Datei sollten möglichst folgende allgemeine Regeln beachtet werden:

• In Feldern mit blauer Schrift können immer Eingaben vorgenommen werden.
• In Feldern mit roter Schrift sollte vor der Eingabe geprüft werden, ob der dort zu findende Vorschlagswert übernommen oder überschrieben werden soll. Hierin befinden sich häufig Formeln, die, bevor sie überschrieben werden, geprüft werden sollten.
• In Feldern mit schwarzer Schrift dürfen keine Eintragungen vorgenommen werden, da hier Formeln oder feste Größen verbindlich hinterlegt sind.

Praxis-Tipp

Kommentare in Zellen enthalten Erklärungen

Um Ihnen die Arbeit mit der Datei zu erleichtern, sind alle Felder, in denen Sie Eingaben machen können, mit Hilfetexten hinterlegt. Diese Felder erkennen Sie an den roten "Fähnchen" in der rechten oberen Ecke.

5.2 Arbeitsblatt Checkliste Bestandsaufnahme

An erster Stelle steht eine Checkliste (s. Abb. 3), mit deren Hilfe geprüft werden kann, ob und welche Arbeiten notwendig sind und mit der der konkrete Handlungsbedarf identifiziert werden kann. Die Checkliste ist so aufgebaut, dass in der linken Spalte ausgewählte Fragen und Prüfpunkte formuliert sind. In der rechten Spalte besteht die Möglichkeit, Antworten, Bemerkungen oder Lösungsansätze für das eigene Unternehmen festzuhalten. Die Prüfpunkte in der linken Spalte sind in roter Schrift gehalten, sodass die Spalteninhalte überschrieben werden können, wenn Einzelaspekte nicht so wichtig sind oder sich im eigenen Betrieb andere Fragen stellen.

Abb. 3:  Arbeitsblatt Checkliste Bestandsaufnahme

5.3 Arbeitsblatt Forderungen

Allgemeine Daten

Im ersten eigentlichen Arbeitsblatt "Forderungen" (s. Abb. 4) sollten zunächst alle allgemeinen Angaben getätigt werden, da diese i. d. R. automatisch in die übrigen Arbeitsblätter übernommen werden. Zu den allgemeinen Angaben gehören:

• das Bearbeitungsdatum in Zelle U8 (blaue Schrift),
• die Überschriften in den Zellen D10, I10 und P10 (Zellen mit roter Schrift,
• die Überschriften können entsprechend den individuellen Wünschen verändert werden),
• das Betrachtungsjahr (Zelle D11, blaue Schrift),
• die unterjährigen Stichtage/Quartale (Zellen D-G12, rote Schrift),
• die übrigen zu betrachtenden Jahre (Zellen P-T11, rote Schrift) sowie
• die Überschriften zu diesen Jahren (Zellen P12-T12).

Praxis-Tipp

Überschriften werden übernommen

Mit der Eingabe der Überschriften im Arbeitsblatt "Forderungen" legen Sie auch die Überschriften in den Arbeitsblättern "Vorräte und Bestände" sowie "Verbindlichkeiten" an, da die Blätter hier mit Formeln verbunden sind. Wollen Sie unterschiedliche Überschriften verwenden, müssen Sie diese entsprechend Ihren Wünschen im jeweiligen Arbeitsblatt anpassen. Die Überschriften sind daher in roter Schrift gehalten. Das Gleiche gilt für die Wahl der betrachteten Perioden. Durch die Verknüpfungen entfällt eine Reihe manueller Arbeitsschritte.

Teil 1: Forderungen

Ab hier werden die individuellen Eingaben zu jedem Bereich, hier also den Forderungen, getätigt. Die Eingabefelder werden im Folgenden beginnend mit Spalte B besprochen. In dieser Spalte können bis zu 10 Einzelforderungen bzw. Einzelkunden namentlich sowie die verbleibende restliche Forderungssumme eingetragen werden (blaue Zellen der Zeilen 13–33). Ist eine derartige Detaillierung nicht gewünscht oder gefordert, kann auch in Zeile 13 lediglich die Gesamtsumme der Forderungen eingetragen werden.

Die Werteingaben erfolgen von Zelle d13 bis Zelle g33. Es gibt die Möglichkeit, je Kunde bzw. für die Summe der Forderungen pro Quartal einen Plan- oder einen Istwert einzutragen. Diese Werte sollten dem Stand im Vorfeld der geplanten Verbesserungsarbeiten entsprechen. Die Quartalssummen werden in Spalte H aufsummiert. Ist eine unterjährige Eingabe nicht erwünscht, genügt es, einen Eintrag für das Gesamtjahr, beispielsweise in den Zellen C13–C33, vorzunehmen. In diesem Fall müssen ggf. auch die Überschriften in den roten Zellen D12–G12 angepasst werden.

Im nächsten Block "geplante/laufende Maßnahmen" ab Spalte I kann jetzt individuell festgelegt werden, welche Maßnahmen zur Reduktion des Forderungsbestands zum Einsatz kommen sollen. Dazu sollten zunächst die Überschriften in den blauen Zellen I12-n12 entsprechend vergeben werden. Dann können die Werte für jede einzelne beschlossene Maßnahme in die blauen Zellen I13-M33 eingegeben werden. Sollen nur ein oder zwei Maßnahmen umgesetzt werden, bleiben die restlichen Spalten und Zellen leer. Die Summe der Reduktion je Einzelkunde bzw. die Summe der Reduktion des gesamten Forderungsbestands wird in Spalte O abgebildet. In Spalte P (rote Zellen) wird nun ein Erwartungswert für das laufende Jahr berechnet, indem von der Summe der Ursprungsforderungen der Spalte GHdie Summe der Reduktionsmaßnahmen aus Spalte O abgezogen wird. Dieser Wert kann aber auch den Wünschen der Bearbeiter entsprechend überschrieben und angepasst werden.

In den...