Eine GmbH ist verpflichtet, jährlich den Jahresabschluss festzustellen und einen Beschluss über die Ergebnisverwendung zu treffen. Diese Fristen gelten dafür:
- kleine GmbHs: innerhalb von 11 Monaten nach Ende des Wirtschaftsjahres
- mittelgroße und große GmbHs: innerhalb von 8 Monaten nach Ende des Wirtschaftsjahres.
Wichtig: Die Frist für die Feststellung des Jahresabschlusses darf nicht mit der Frist zur Aufstellung des Jahresabschlusses verwechselt werden! Für die Aufstellung ist die Geschäftsführung verantwortlich. Es gelten diese Fristen:
- kleine GmbHs: innerhalb von 6 Monaten nach Ende des Wirtschaftsjahres
- mittelgroße und große GmbHs: innerhalb von 3 Monaten nach Ende des Wirtschaftsjahres
Die Fristen für die Beschlussfassung können nicht durch den Gesellschaftsvertrag verlängert werden, sind also zwingend einzuhalten. Verstöße dagegen können Schadensersatzansprüche nach sich ziehen, wenn dadurch einem Gläubiger notwendige Informationen über die GmbH vorenthalten werden und ihm deshalb ein Schaden entsteht.
Die Voraussetzungen für die Einstufung in kleine, mittelgroße und große GmbH sind gesetzlich anhand verschiedener Kennzahlen in den §§ 267, 267a HGB festgelegt.
- Kleine Kapitalgesellschaften sind solche, die mindestens 2 der 3 nachstehenden Merkmale nicht überschreiten: 6.000.000 EUR Bilanzsumme. 12.000.000 EUR Umsatzerlöse in den 12 Monaten vor dem Abschlussstichtag und im Jahresdurchschnitt 50 Arbeitnehmer.
- Mittelgroße Kapitalgesellschaften sind solche, die mindestens 2 der 3 oben bezeichneten Merkmale überschreiten und jeweils mindestens 2 der 3 nachstehenden Merkmale nicht überschreiten: 20.000.000 EUR Bilanzsumme. 40.000.000 EUR Umsatzerlöse in den 12 Monaten vor dem Abschlussstichtag und im Jahresdurchschnitt 250 Arbeitnehmer.
- Große Kapitalgesellschaften sind solche, die mindestens 2 der Merkmale für mittelgroße Kapitalgesellschaften überschreiten.
| Art der Tätigkeit | Wer ist zuständig | Welche Fristen gelten, evtl. Folgen der Fristversäumnis |
|---|---|---|
| Aufstellung des Jahresabschlusses | Gesetzliche Vertreter der GmbH, d. h. Geschäftsführung, vgl. § 264 Abs. 1 HGB |
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| Feststellung Jahresabschluss | Gesellschafterbeschluss, § 42a Abs. 2 Satz 1 GmbHG |
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| Gewinnverwendung/Ergebnisverwendung | Gesellschafterbeschluss, § 42a Abs. 2 Satz 1 GmbHG |
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Jahresabschluss unbedingt durch Feststellung fixieren
Solange der Jahresabschluss nicht festgestellt ist, handelt es sich lediglich um einen Entwurf der Geschäftsführung. Das hat zur Folge, dass er noch abgeändert oder ergänzt werden kann. Allerdings ist dann gegebenenfalls eine erneute Prüfung durch den Abschlussprüfer erforderlich, sofern dieser den Jahresabschluss bereits mit seinem Bestätigungsvermerk versehen hatte.
Die Fassung eines wirksamen Verwendungsbeschlusses setzt voraus, dass
- der Jahresabschluss durch die Geschäftsführung ggf. unter Hinzuziehung einer Abschlussprüfung aufgestellt wird
- der Jahresabschluss durch den Gesellschaftsbeschluss festgestellt wird und
- auf Basis des festgestellten Jahresabschlusses der Verwendungsbeschluss – ebenfalls durch Gesellschaftsbeschluss – getroffen wird.
Nur wenn diese Voraussetzungen vorliegen, ist der Verwendungsbeschluss wirksam. Insbesondere, wenn es um die Frage der inkongruenten Gewinnausschüttung und deren steuerlichen Anerkennung geht, ist es wichtig, die formalen Voraussetzungen zu berücksichtigen, vgl. dazu ausführlich weiter unten.
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