Hat die Bewirtung in einer Gaststätte stattgefunden – die Finanzverwaltung spricht abweichend vom Gesetzeswortlaut von einem "Bewirtungsbetrieb" –, ist den schriftlichen Angaben zum Anlass und den Teilnehmern der Bewirtung die Gaststättenrechnung "beizufügen."[1] Dieses Erfordernis kann dadurch erfüllt werden, dass der früher vorgeschriebene Vordruck auf der Rückseite der Rechnung für die schriftlichen Angaben verwendet wird, die Angaben also auf der Rechnung gemacht werden.[2] Bei Bewirtung in einer Gaststätte genügen auf dem Eigenbeleg Angaben zum Anlass und zu den Teilnehmern der Bewirtung.[3] Denn die Höhe der Aufwendungen ergibt sich aus der Gaststättenrechnung. Bei Beifügung der Rechnung sind die gesonderten Angaben über Ort und Tag der Bewirtung nicht erforderlich. Die Beifügung der Rechnung kann bei einer Bewirtung in einer Gaststätte nicht durch Eigenbelege ersetzt werden.[4] Erfolgen die Angaben zum Anlass und den Teilnehmern getrennt von der Rechnung, müssen das Schriftstück über die Angaben und die Rechnung zusammengefügt werden.[5]
Die Rechnung muss grundsätzlich den Anforderungen des § 14 UStG genügen und maschinell erstellt und registriert sowie elektronisch aufgezeichnet sein.
[6] Bei Rechnungen mit einem Gesamtbetrag bis zu 250 EUR (Kleinbetragsrechnungen) müssen mindestens die Anforderungen des § 33 UStDV erfüllt sein.
Schriftlicher Angaben über die Höhe der Bewirtungsaufwendungen bedarf es folglich nur, wenn die Bewirtung nicht in einer Gaststätte stattgefunden hat. Ansonsten genügt es, wenn den schriftlichen Angaben zum Anlass und den Teilnehmern der Bewirtung die Rechnung der Gaststätte beigefügt wird.[7]
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