Enthält der Gesellschaftsvertrag keine andere Regelung, bestellt die Gesellschafterversammlung die Beiratsmitglieder mit einfacher Mehrheit. Es ist möglich, einzelnen Gesellschafterfamilien, aber auch Nicht-Gesellschaftern wie Banken oder Kommanditisten einer GmbH & Co. KG, das Recht einzuräumen, ein Mitglied in den Beirat zu entsenden. Dies setzt eine entsprechende Regelung im Gesellschaftsvertrag voraus.
Dauer der Amtszeit festschreiben
Da keine gesetzliche Regelung für die Dauer der Amtszeit des Beirats besteht, sollte diese im Gesellschaftsvertrag – z. B. für einen Zeitraum von 3 oder 5 Jahren – festgeschrieben werden. Andernfalls gilt der Beirat als auf unbestimmte Zeit bestellt. Die Gestaltungsmöglichkeiten in diesem Bereich sind vielfältig; beispielsweise kann die Satzung ein Ausscheiden aus dem Beirat bei Erreichen einer Altersgrenze vorsehen. Zudem besteht die Möglichkeit, die Zahl der Amtsperioden für die einzelnen Beiratsmitglieder zu beschränken.
Die Abberufung von Beiratsmitgliedern obliegt dem Bestellungsorgan und ist jederzeit möglich, wenn der Gesellschaftsvertrag nichts anderes vorsieht. Allerdings ist zu beachten, dass für die Abberufung eines Beiratsmitglieds eine Dreiviertel-Mehrheit in der Gesellschafterversammlung erforderlich ist, wenn die Bestimmungen des Aktienrechts nicht in der Satzung abbedungen wurden bzw. durch den Verweis in § 52 AktG zur Anwendung kommen. Der Gesellschaftsvertrag kann eine andere Mehrheit vorsehen. Sofern einer Personengruppe ein Entsendungsrecht für den Beirat eingeräumt wurde, steht ihr ein entsprechendes Abberufungsrecht zu. Ob der Gesellschafterversammlung bei Vorliegen eines wichtigen Grundes das Recht zusteht, ein entsandtes Beiratsmitglied abzuberufen, ist umstritten.
Weitere Gründe für ein Ausscheiden aus dem Beirat sind:
- Tod,
- Amtsniederlegung oder
- Verlust der nach dem Gesellschaftsvertrag vorgeschriebenen persönlichen Qualifikation.
Ein Beiratsmitglied kann selbst sein Amt niederlegen. Das ist jederzeit möglich, sollte aber nicht zur Unzeit erfolgen, z. B. wenn der Beirat noch dringend eine fristgebundene Entscheidung der Geschäftsführung genehmigen muss und ggf. ohne das ausscheidende Mitglied nicht beschlussfähig wäre. Der einzelne Beirat muss seine Amtsniederlegung gegenüber dem Beiratsvorsitzenden oder gegenüber dem Bestellungsorgan, also der Gesellschafterversammlung, erklären. Für den Fall des Ausscheidens eines Beiratsmitglieds sollte der Gesellschaftsvertrag bzw. die Beiratsordnung eine Regelung enthalten, die die Frage der Wiederbesetzung des Beirats klärt. Denkbar ist auch, von Anfang an in der Satzungsregelung vorzusehen, dass ein Ersatzmitglied zu bestellen ist bzw. bestellt werden kann. Ist ein Ersatzmitglied vorhanden, rückt dieses dann nach.
Kommt dem Beirat die Überwachungsfunktion eines Aufsichtsrats zu, dann muss die Geschäftsführung Einrichtung, Wechsel in der Zusammensetzung sowie Auflösung des Beirats dem Handelsregister mitteilen. Dazu reichen die Geschäftsführer eine Liste der Mitglieder des Aufsichtsrats (in diesem Fall des Beirats) ein, aus welcher Name, Vorname, ausgeübter Beruf und Wohnort ersichtlich ist.
Hat der Beirat dagegen lediglich beratende Funktion, ist diese Mitteilung nicht notwendig.
Änderung des GS-Vertrags notwendig
Der Beirat kann nur durch eine Änderung des Gesellschaftsvertrags abgeschafft werden. Er ist aufzulösen, wenn die GmbH umgewandelt oder voll beendet[2] wird. Dagegen bleibt der Beirat auch dann bestehen, wenn die Liquidation eingeleitet, ein Vergleichs- oder Konkursverfahren eröffnet wird.
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