Essenszuschuss

Zusammenfassung

Begriff

Ein Essenszuschuss ist ein Zuschuss des Arbeitgebers in Bargeld zu Mahlzeiten des Arbeitnehmers, die dieser in der betriebseigenen Kantine oder in einer Gaststätte einnehmen kann. Wie die Gewährung von Essenmarken ist dieser Zuschuss ebenfalls lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig. Für die Erfassung und Bewertung dieses Zuschusses sind die für Sachbezugswerte maßgebenden Vorschriften zu beachten.

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

Lohnsteuer: Steuerliche Vorschrift für die Bewertung geldwerter Vorteile ist § 8 Abs. 2 EStG; die Sachbezugswerte der Sozialversicherung sind anzuwenden. Maßgebende Erläuterungen und Verweise enthalten R 8.1 Abs. 4 LStR zu den amtlichen Sachbezugswerten, R 8.1 Abs. 7 LStR zu Essenmarken und H 8.1 Abs. 7 LStH zum Begriff der Mahlzeit, zu Essenmarken und Gehaltsumwandlung sowie zur Sachbezugsbewertung. Für die Besteuerung kann der Arbeitgeber die Lohnsteuerpauschalierung mit 25 % nach § 40 Abs. 2 EStG wählen.

Sozialversicherung: Beitragspflichtiges Arbeitsentgelt ist in § 14 SGB IV geregelt. Essenszuschüsse des Arbeitgebers sind beitragsfrei, wenn sie pauschal versteuert werden (§ 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 3 SvEV i. V. m. § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 EStG).

Kurzübersicht

Entgelt	LSt	SV
Geldwerter Vorteil aufgrund Essenszuschuss	pflichtig	pflichtig
Geldwerter Vorteil, wenn mit 25 % pauschal besteuert	pauschal	frei

Praxis-Beispiele

• Kantinenmahlzeiten, Zuzahlung überschreitet den Sachbezugswert

• Kantinenmahlzeiten, Zuzahlung unterschreitet den Sachbezugswert

• Kantinenessen zu unterschiedlichen Preisen

• Kantinenessen, verpachtete Kantine

• Essenszuschuss, digitaler Essensgutschein

• Barlohnumwandlung für Essenszuschüsse

Sozialversicherung

1 Beitragsrechtliche Bewertung

Freie oder verbilligte Mahlzeiten, die vom Arbeitgeber gewährt werden, und Essenszuschüsse stellen für den Arbeitnehmer einen geldwerten Vorteil dar und gehören damit zum beitragspflichtigen Arbeitsentgelt. Die Essenszuschüsse des Arbeitgebers oder der Wert der kostenlos überlassenen Mahlzeiten sind nur dann nicht dem Arbeitsentgelt zuzurechnen und damit beitragsfrei, wenn sie nach § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 EStG pauschal versteuert werden.^[1]

[1] § 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 3 SvEV.

2 Tatsächliche Erhebung der pauschalen Lohnsteuer

Für die beitragsrechtliche Behandlung kommt es auf die tatsächliche Erhebung der pauschalen Lohnsteuer an. Eine vom Arbeitgeber erst im Nachhinein vorgenommene Pauschalbesteuerung wirkt sich auf die beitragsrechtliche Behandlung der Arbeitsentgeltbestandteile nach § 1 Abs. 1 Satz 2 SvEV nur bis zur Erstellung der Lohnsteuerbescheinigung aus. Das wäre also längstens bis zum letzten Tag des Monats Februar des Folgejahres.^[1] Dies gilt auch, wenn die Entgeltbestandteile vom Arbeitgeber

• zunächst beitragspflichtig behandelt oder unzutreffend als steuer- und beitragsfrei beurteilt wurden und
• er die zulässige, zur Beitragsfreiheit führende, Pauschalbesteuerung noch bis zur Ausstellung der Lohnsteuerbescheinigung, also längstens bis zum letzten Tag des Monats Februar des Folgejahres, vornimmt.

Mit der Regelung ist keine Änderung der bestehenden Aufzeichnungspflichten des Arbeitgebers verbunden.^[2]

Praxis-Beispiel

Pauschalbesteuerung nach dem letzten Tag des Monats Februar des Folgejahres

Der Arbeitgeber stellt seinen Mitarbeitern arbeitstäglich Mahlzeiten kostenlos zur Verfügung. Der Arbeitnehmer A erhält im Mai 2024 insgesamt 10 Mahlzeiten. Unter Berücksichtigung des Sachbezugswerts i. H. v. 4,13 EUR je Mahlzeit ergibt sich daraus ein geldwerter Vorteil i. H. v. 41,30 EUR.

Der Arbeitgeber behandelt diese Zuwendung als steuerfreie Einnahme und entrichtet deswegen auch keine Sozialversicherungsbeiträge. Der Arbeitgeber stellt im Februar 2025 die Lohnsteuerbescheinigung aus und übermittelt die entsprechenden Daten an das Finanzamt. Im Juli 2025 erkennt der Arbeitgeber den Fehler und nutzt nachträglich die Pauschalbesteuerung nach § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 EStG für die Mahlzeiten, die Arbeitnehmer A erhalten hat.

Die Grundlage für die beitragsfreie Behandlung der kostenlosen Mahlzeiten für den Arbeitnehmer A im Mai 2024 war falsch. Zwar ist bei einer Pauschalbesteuerung der Mahlzeiten ebenfalls kein beitragsrechtlich relevantes Arbeitsentgelt anzunehmen, aber diese erfolgt nicht bei der Entgeltabrechnung für Mai 2024. Die richtige Beurteilung erfolgt erst nach der Ausstellung der Lohnsteuerbescheinigung. Daher stellt der geldwerte Vorteil für die kostenlosen Mahlzeiten i. H. v. 41,30 EUR beitragspflichtiges Arbeitsentgelt dar. Der Arbeitgeber hat die Beiträge entsprechend nachzuentrichten.

[1] § 41b Abs. 1 Satz 2 EStG i. V. m. § 93c Abs. 1 Nr. 1 AO.

[2] BE v. 20.4.2016: TOP 5.