Forderungsmanagement: Vermeidung stiller Kredittage beschleunigt Zahlungseingänge

Zusammenfassung

Überblick

Als stille Kredittage bezeichnet man den Zeitraum, der zwischen dem Zeitpunkt der Leistungserbringung und der Rechnungsstellung vergeht. Je länger es dauert, einem Kunden z. B. nach Auftragsende eine Rechnung zu stellen, desto später der Geldeingang, desto mehr wird die Liquidität belastet und desto höher sind die Kosten, weil z. B. unnötig lang Kontokorrentzinsen gezahlt werden müssen. Das lässt sich in vielen Fällen leicht ändern, in anderen Fällen dauert es länger, weil man z. B. interne Abläufe verändern und Mitarbeiter schulen muss. Dass es sich lohnt und wie es gelingen kann, zeigen die Ausführungen.

1 Warum sind stille Kredittage problematisch und teuer?

In der Praxis wird vor allem darauf geachtet, dass Kunden die gewährten Zahlungsfristen einhalten, was z. B. mit modernen Buchhaltungsprogrammen problemlos möglich ist. Zahlen Kunden verspätet, werden sie in den meisten Fällen vom Unternehmen gemahnt und zur zügigen Zahlung aufgefordert. Kommen Kunden dem nicht nach, können Unternehmen Kosten und Zinsen in Rechnung stellen.

Sie lassen sich zudem schwerer messen und können daher unbemerkt vom Unternehmer zu Problemen führen. Häufig fällt es wegen mangelndem Bewusstsein und fehlender Messmethoden nicht auf, dass Rechnungen erst Tage oder Wochen nach Leistungserbringung gestellt werden.

Anders bei stillen Kredittagen: Stille Kredittage heißen u. a. so, weil man Kunden im Prinzip ungewollt längere Zahlungsziele einräumt als im Vertrag vorgesehen. Erst wenn alle Unterlagen in der Buchhaltung, erstellt diese die Rechnung – ohne zu fragen, warum die Zusammenstellung der Dokumente so lange dauert. Können oder wollen Unternehmen Rechnungen nicht unmittelbar an die Leistungserbringung stellen, gewähren sie Kunden eine längere Zahlungsfrist: die Zeit, die bis zur Rechnungsstellung vergeht plus die eigentliche Zahlfrist. Und da vergehen zwischen Leistungserbringung und Geldeingang schon mal 6-8 Wochen. Und da ein Unternehmen für die zögerliche Rechnungsstellung Kunden nicht verantwortlich machen kann, bleibt es auf den höheren Kosten sitzen.

Praxis-Beispiel

Mehrkosten durch stille Kredittage

Wie teuer es werden kann, zeigt ein sehr stark vereinfachtes Beispiel: Ein Unternehmen hat am 01.03.01 eine Leistung für einen Kunden in Höhe von 100.000 EUR erbracht. Am selben Tag muss eine Rechnung von 50.000 Euro an einen Lieferanten bezahlt werden. Flüssige Mittel sind nicht vorhanden und es gibt im Betrachtungszeitraum keinen weiteren Geldein- und Ausgang. Die Rechnung wird erst am 30.03.01 gestellt, weil noch rechnungsbegründende Unterlagen fehlen. Das Zahlungsziel beträgt 30 Tage. Da das Unternehmen kurzfristig über keine Mittel verfügt, muss es den Kontokorrentkredit in Höhe von 50.000 Euro für 60 Tage beanspruchen. Bei einem Zinssatz von 8 % fallen so rd. 666 EUR Zinsen an. Könnte die Rechnung nach 10 Tagen gestellt werden, und zahlt der Kunde pünktlich, beträgt die Zinsbelastung "nur" etwa 444 Euro. Eine Ersparnis von rund 222 Euro. Hochgerechnet auf ein Jahr kommen so u. U. schnell mehreren tausend Euro an unnötigen Zinsen zusammen.

2 Was lässt sich konkret tun, um stille Kredittage zu vermeiden oder zumindest zu reduzieren?

Zunächst sollten Unternehmen prüfen, ob und in welchem Umfang Handlungsbedarf besteht und so intern auch ein Problembewusstsein schaffen. Häufig ist das relativ einfach und schnell möglich. Zunächst benötigt man eine Liste mit Kundenumsätzen, die nach ABC-Kriterien sortiert wird. Für alle A-Kunden wird dann eine Aufstellung generiert, aus der auch die stillen Kredittage hervorgehen. Die Aufstellung kann z. B. wie in Abb. 1 gezeigt gestaltet werden.

Abb. 1: Beispiel für die Erfassung und Darstellung stiller Kredittage für A-Kunden mit Zinskosten

Zuerst werden alle Daten in die Tabelle eingetragen: A-Kunden mit Auftragsvolumen, Datum der Leistungserbringung und der Rechnungsstellung, normale Fälligkeit in Tagen (hier 30) sowie die Höhe der Zinsen, z. B. dem Kontokorrentsatz, weil dieser ja meist genutzt wird, um Spitzen abzudecken.

Im Beispiel ist zu sehen, dass es z. B. bei Kunde 5 insgesamt 62 Tage von der Leistungserbringung (LE), dem ersten Tag der möglichen Rechnungsstellung, bis zum Zahlungseingang vergehen. Das verursacht Zinskosten in Höhe von fast 519 Euro. Für den Zeitraum zwischen der Rechnungsstellung bis Zahlungseingang fallen „nur“ 284 Euro Zinsen an. Gäbe es keine stillen Kredittage, hätte der Betrieb beim Kunden 5 rund 234 Euro sparen können. Über alle A-Kunden kommt im Beispiel ein Sparpotenzial von etwa 1.500 Euro zusammen. Die Analyse zeigt außerdem, dass das Zahlungsziel von 30 Tagen im Mittel um 5 Tage überschritten wird; es gibt also auch hier Verbesserungspotenzial; beispielsweise könnte das Mahnwesen optimiert werden.

2.1 Kurzfristige Möglichkeiten, stille Kredittage zu reduzieren

Viele Unternehmer haben es sich angewöhnt, Rechnungen nur einmal pro Monat zu schreiben, auch, weil es für sie oft unangenehm ist, sich regelmäßig mit dem ungeliebten „Bürokram“ zu befassen. Dass sie hierdurch bares Geld verschenken, zusätzlich Liquiditätsrisiken eingehen und höhere Kosten haben als nötig, ist vielen nicht bewusst. Wurde die Leistung am Monatsanfang erbracht, entstehen so 30 stille Kred...