Im Reporting müssen vor allem die richtigen Informationen berichtet werden. Oft müssen umfangreiche Datensätze entsprechend gefiltert werden. Dieser Tipp erklärt, wie das in Excel 365 mit der neuen Formel FILTER gelingt.
Neue Formel FILTER in Excel 365
Kennen Sie das? Sie arbeiten täglich mit Dateien, die sehr viele Datensätze enthalten und die Sie häufig filtern müssen, da nicht immer alle Daten relevant sind. Dazu muss zuerst ein Filter eingerichtet und dann das Kriterium gesetzt werden. Im Anschluss muss der gefilterte Datenbestand dann auf ein extra Blatt kopiert werden, damit man am Ende einen druckfähigen Bereich hat. Das ist ziemlich aufwendig - doch mit Office 365 führt Excel die neue Formel FILTER ein, mit der alles viel einfacher und schneller geht. Die Formel FILTER besteht dabei aus zwei Pflichtargumenten und einem optionalen Argument:
=FILTER(Matrix; einschließen; [wenn_leer])
Mit der Matrix bestimmen Sie den Bereich, der gefiltert werden soll. Mit "einschließen" legen Sie den Teil innerhalb der Matrix fest, welcher das Filterkriterium darstellt. Mit "wenn_leer" können Sie dann noch festlegen, was passieren soll, wenn kein Wert gefunden wird (analog WENNFEHLER). Ausgangpunkt für dieses Beispiel ist die oben dargestellte Tabelle mit Umsätzen.
Eingabe von FILTER + Kriterium
Zur besseren Übersicht werden erstmal die Überschriften kopiert. Dies passiert in diesem Beispiel in den Spalten L bis S. Dieser Schritt ist aber nicht zwingend notwendig!
Wir starten nun mit der Eingabe der Formel in Zelle L2 und wir wählen als Filterkriterium das Produkt. Die Formel lautet dann wie folgt:
=FILTER(A2:H407;(B2:B407=“Tafelschokolade“);"")
Der Bereich von A2 bis H407 ist unsere Matrix und deckt die komplette Tabelle ohne Überschrift ab. Da das Filterkriterium Produkt in Spalte B zu finden ist, wird bei "einschließen" der Bereich B2 bis B407 definiert. Zusätzlich wird der Operator "=" und das Wort "Tafelschokolade" gewählt. Bei "wenn_leer" wählen wir "". Jetzt drückt man Enter und wie von Geisterhand hat sich eine komplette Tabelle generiert, die alle Datensätze mit dem Filterkriterium enthält. Für eine bessere Dynamik kann man nun noch das Wort "Tafelschokolade" z.B. in der Zelle J3 hinterlegen und auf diese Zelle verweisen.
=FILTER(A2:H407;(B2:B407=J3);"")
Mit FILTER + mehrere Kriterien
Natürlich wäre die Funktion nicht so gut, wenn man nur nach einem Kriterium filtern könnte. Meistens hat man ja doch mehrere Kriterien, nach denen man filtern muss. In diesem Beispiel möchten wir jetzt noch den Monat als zweites Filterkriterium ergänzen. Die Formel wird in Zelle L2 dementsprechend um ein weiteres Kriterium ergänzt:
=FILTER(A2:H407;(B2:B407=J3)*(E2:E407=J7);"")
Da der Monat in der Ausgangstabelle in Spalte E steht, wird auch hier der neue Bereich E2 bis E407 festgelegt und mit J7 gleichgesetzt. Wichtig ist bei mehreren Kriterien, dass jedes einzelne Kriterium in einer separaten Klammer steht. Die Kriterien werden dann mit dem * (und) verbunden. Sollte ein Kriterium nicht vorhanden sein, so wird die Fehlermeldung bei "wenn_leer" ausgegeben.
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