Umgang mit Verdachtsfällen: Regeln für das Krisenmanagement

Zusammenfassung

Überblick

Liegen Verdachtsfälle für regelwidriges Verhalten von Mitarbeitern oder Geschäftspartnern vor, sind entsprechende Untersuchungen einzuleiten.

Allerdings haben verdachtsfallbezogene Untersuchungen (auch bekannt als "internal investigations") ihren Preis: Sie sorgen in der Regel für Aufregung, setzen Mitarbeiter ins Zwielicht und sind geeignet, den Betriebsfrieden zu stören oder Vertrauen bei betroffenen Mitarbeitern zu verspielen. Gleichzeitig besteht die Möglichkeit, selbst gegen Normen zu verstoßen und ggf. die weitere Verfolgung zu beeinträchtigen.

In den Beitrag finden Führungskräfte Regeln, die ihnen eine Orientierungshilfe sowohl bei der Ersteinschätzung und Zuordnung von "Verdachtsfällen", die nähere Untersuchungen erforderlich machen, als auch für den Umgang mit daraufhin folgenden Untersuchungen geben.

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

Bei konkreten Verdachtsfällen zu schweren Strafen besteht teilweise Anzeigepflicht gegenüber den Strafverfolgungsbehörden nach § 138 StGB.

Eine außerordentliche Kündigung eines Arbeitsverhältnisses kann nur innerhalb von 2 Wochen ab Kenntnis der Verfehlung erfolgen (§ 626 Abs. 2 BGB). Die Zweiwochenfrist beginnt mit dem Zeitpunkt, in dem der Kündigungsberechtigte von den für die Kündigung maßgebenden Tatsachen Kenntnis erlangt. Die Bestimmung der Frist kann in vielen Fällen – gerade im Zusammenhang mit Verdachtsfalluntersuchungen – problematisch sein.

1 Worum geht es?

Hinweise auf den Umgang mit Verdachtsfällen konzentrieren sich oftmals auf ermittlungstaktische Ratschläge. Das ist dann angemessen, wenn von vornherein klare Hinweise auf individuelles Fehlverhalten vorliegen.

Häufig liegen den Verantwortlichen im Unternehmen allerdings zunächst lediglich eher unbestimmte Hinweise auf mögliche Fehler oder Verbesserungsmöglichkeiten vor, die näher untersucht werden sollten. Ob sich hieraus dann Verdachtsmomente gegen einzelne Personen ergeben, die die Einleitung zielgerichteter Untersuchungen wegen Fehlverhaltens nahelegen, ist demgegenüber anfangs häufig ungewiss und muss zunächst erst einmal beurteilt werden.

Die nachstehenden Regeln geben Ihnen eine Orientierungshilfe sowohl bei der Ersteinschätzung und Zuordnung von "Verdachtsfällen", die nähere Untersuchungen erforderlich machen, als auch für den Umgang mit den dann daraufhin folgenden Untersuchungen.

Die Orientierungsphase: Untersuchungszielsetzung und Eskalation	Ziffern 1 – 5
Verdachtsfalluntersuchungen im engeren Sinne	Ziffern 6 – 9
Untersuchungstaktische Fragestellungen	Ziffern 10 – 12
Verwertung und Sicherstellung der Verwertbarkeit von Untersuchungsergebnissen	Ziffern 13 – 17
Öffentlichkeitswirkung interner Untersuchungen	Ziffer 18

Die Ziffern beziehen sich auf die Checkliste: Umgang mit Verdachtsfällen / Compliance-Krisenmanagement .

1.1 Die Orientierungsphase: Untersuchungszielsetzung und Eskalation

Wenn hinreichend bestimmte Anhaltspunkte für unangemessenes oder regelwidriges Verhalten von Mitarbeitern, Führungskräften oder Geschäftspartnern vorliegen (strafrechtlich: der sogenannte Anfangsverdacht für die Aufnahme von Ermittlungen), kann die Einleitung von verdachtsfallbezogenen Untersuchungen unvermeidbar sein, sei es zur Wahrnehmung der eigenen Sorgfaltsplicht oder sei es, um möglichst schnell über ausreichende Informationen verfügen zu können, die für ein zielgerichtetes Krisen- und Sanktionsmanagement notwendig sind.

Allerdings haben verdachtsfallbezogene Untersuchungen ihren Preis: Sie sorgen in der Regel für unternehmensinterne Aufregung, setzen Mitarbeiter ins Zwielicht und sind geeignet, den Betriebsfrieden zu stören oder Vertrauen bei betroffenen Mitarbeitern zu verspielen. Das gilt insbesondere dann, wenn schlussendlich ein Fehlverhalten, das Maßnahmen gegen die verdächtigten Mitarbeiter rechtfertigt, nicht nachgewiesen werden kann. Ferner kann schon allein der Hinweis auf die Durchführung einer Verdachtsuntersuchung für eine negative Öffentlichkeitswirkung in den Medien sorgen.

Vor der Einleitung verdachtsfallbezogener Untersuchungen gegen einzelne Mitarbeiter sollte daher zunächst geprüft werden, ob andere Möglichkeiten zur Verfügung stehen. Das können anlassbezogene Untersuchungen von Prozessen zur Wahrnehmung von Verbesserungsmöglichkeiten oder der Aufdeckung von verfahrens-/verhaltensbedingten Schwachstellen ebenso sein wie Analysen zur Ermittlung typischer Prozess- und/oder Verhaltensrisiken.

Dabei sollte man stets im Auge behalten, dass sich im Laufe solcher Untersuchungen jederzeit eine Situation herausstellen kann, die die Einleitung von Verdachtsuntersuchungen gegen beteiligte Mitarbeiter und Führungskräfte erforderlich macht. Daher kann es ratsam sein, solche Untersuchungen nicht allein den Fachverantwortlichen zu überlassen, sondern von vornherein im Unternehmen zu eskalieren und neutrale Stellen einzuschalten, damit später nicht der Vorwurf erhoben werden kann, "man habe den Bock zum Gärtner gemacht".

Ein wichtiges Kriterium für die weitere Vorfallbehandlung in der Orientierungsphase ist ferner, ob

1. ein Angriff von außen vorliegt (z. B. Hackerangriffe, Betrugsman...