23.03.2011 | Steuern & Finanzen

Werden Sie effizienter: Kosten senken mit System

„Kostenoptimierung ist Erbsenzählerei!“ – Dieses verbreitete Vorurteil ist ein Grund, warum vor allem viele Kleinunternehmen ihr Ertragspotenzial nicht ausschöpfen. Denn egal ob in Vertrieb, Einkauf oder in der Logistikkette: Wer Kosten senkt, steigert seine Wettbewerbsfähigkeit. Wichtige Tipps finden Sie hier.

Es gibt viele Gründe, auf eine vernünftige Effizienz-Analyse zu verzichten: Eine dünne Personaldecke, knappe Ressourcen, dringend abzuarbeitende Aufträge. Hinzu kommt, dass der Blick durch die Kostenbrille bei den Mitarbeitern meist auf Unverständnis stößt, weil häufig auch funktionierende Prozesse auf den Prüfstand kommen. Aber es geht auch anders: Die Aufschlüsselung anfallender Arbeiten in Prozessschritte schafft auch Transparenz und legt die Basis für messbare Erfolgskriterien.

 

Sieben Schritte zu mehr Effizienz:

  • Durchleuchten Sie einen Prozess immer vollständig – z. B. den Verkaufsprozess vom ersten Kundenkontakt bis zur Auslieferung.
  • Notieren Sie für jeden Schritt (Bestellung, Reparatur, etc.) den Auslöser, die Beteiligten, die zur Umsetzung notwendigen Informationen, das Ergebnis und den durchschnittlichen Zeitaufwand.
  • Bewerten Sie die Zeit mit dem durchschnittlichen Stundensatz und ermitteln Sie so die Kosten für jeden Prozessschritt.
  • Halbieren Sie anschließend die Zahl der Prozessschritte, vereinfachen Sie die Abläufe so weit wie möglich.
  • Sichern Sie die Qualität durch Checklisten und Stichproben.
  • Überprüfen Sie bei jedem Schritt die Verhältnismäßigkeit der Mittel.
  • Hinterfragen Sie im Einzelnen: Wer macht was warum wie lange und zu welchen Kosten? Geht es einfacher/günstiger?

=> Praxistipp: Geben Sie Mitarbeitern Verantwortung! Wer einzelne Prozessschritte organisiert, muss dafür sorgen, dass der Staffelstab optimal übergeben wird.

Von Japan lernen: Was man in Europa als KVP (kontinuierlichen Verbesserungsprozess) bezeichnet, geht zurück auf eine in den 70er-Jahren in Japan entwickelte Philosophie, das sogenannte Kaizen. Grundgedanke: Veränderung durch kleine Schritte. Evolution statt Revolution. 100 Cent sind auch 1 Euro. Die stetige Überprüfung von Prozessen soll Abläufe und Ergebnisse nachhaltig verbessern. Für diese Methode brauchen Sie vor allem die Unterstützung Ihrer Mitarbeiter.

=> Praxistipp: Schaffen Sie Anreize! Wenn ein Mitarbeiter direkt von Effizienzsteigerungen und ökonomischeren Prozessen profitiert (durch einmalige Prämie, Sonderurlaub, Gehaltserhöhung, etc.), ist seine Bereitschaft naturgemäß deutlich größer, sich an der Einführung mit seiner Erfahrung aktiv zu beteiligen. Mit Anreizsystemen können Sie die Mitarbeiter auch zu  eigenen Vorschläge und Ideen motivieren, die zu mehr Effizienz führen können. Großunternehmen haben den Wert von internen Verbesserungsvorschlägen längst erkannt und leisten sich ganze Abteilungen, in denen Mitarbeiter ihre Ideen einreichen und bewerten lassen können.

Aktuell

Meistgelesen