10.04.2014 | Top-Thema So bekommen Sie Ihre Gemeinkosten in den Griff

2. Strategisch sparen – Schritt für Schritt

Kapitel
Qualifizierte Ausschreibungen bei der Beschaffung helfen Kosten sparen.
Bild: Haufe Online Redaktion

Einkaufsoptimierung hat nichts mit Preisdrückerei zu tun. Es handelt sich um eine strategische Aufgabe. Erster und entscheidender Schritt ist der Abbau von Komplexität. Es gilt, das Dickicht der Warengruppen und Lieferbeziehungen durchschaubar zu machen. Erst dadurch lassen sich ungünstige Einkaufsstrukturen erkennen und gezielt verändern.

Beim Benchmarkvergleich wird ermittelt, ob, inwieweit und in welchen Bereichen die eigene Einkaufsperformance von Branchen-Best-Marks abweicht. Solche Vergleichszahlen erhält man durch kontinuierliche Marktbeobachtungen; diese sind in Anbetracht der über 40 Kostenbereiche allerdings sehr aufwendig. Es gibt aber noch andere Quellen, zum Beispiel den Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik, der regelmäßig solche Statistiken erstellt. Spezialisierte Einkaufsberater, die Unternehmen ihre Dienste anbieten, sollten ebenfalls über stets aktuelle Daten verfügen.

Einkaufsoptimierung als Schlüssel

Im nächsten Schritt geht eine sorgfältige Analyse den Abweichungen auf den Grund. Grundsätzlich gibt es drei mögliche Ursachen für einen zu teuren Einkauf: Einzelne Lieferanten sind mangels Wettbewerb zu teuer; bisherige Ausschreibungen haben unpräzise Leistungsbeschreibungen oder ungünstige Losgrößen oder die Einkaufsprozesse selbst und deren Kontrolle sind ineffizient organisiert und verursachen unnötige Mehrkosten. Ein bewährtes Instrument ist die Gemeinkostenwertanalyse. Mit ihrer Hilfe lassen sich die Auswirkungen einzelner Kostenstellen auf das Unternehmensergebnis ermitteln. Laut einer Studie der EBS European Business School, Wiesbaden und Expense Reduction Analysts sind Unternehmen, die dieses Instrument einsetzen, mit ihrer Einkaufsoptimierung besonders zufrieden. Anhand der Benchmarks und der im Unternehmen ermittelten Defizite werden in der Einkaufskonzeption die wirtschaftlichen Ziele der Optimierung und die notwendigen Arbeitsschritte festgelegt: von der Datenaufnahme bis hin zur Ausschreibung und Auftragsvergabe einschließlich eines wirksamen Projektcontrollings.

Bündelung von Schlüssellieferanten

Erfolgreiche Unternehmen haben zum Beispiel eine geringere Anzahl an Lieferanten und beziehen weniger Artikel als der Durchschnitt. Es werden deutlich weniger, dafür aber qualifiziertere Ausschreibungen durchgeführt und die Bedarfe intensiver auf wenige Schlüssellieferanten gebündelt. Die praktische Umsetzung bedarf einer Vielzahl an konzeptionellen und organisatorischen Schritten. Ein wichtiger Punkt ist die Zentralisierung des Einkaufs. Für die Beschaffung von Nicht-Produktionsmaterial und Dienstleistungen gilt das gleiche wie bei Rohstoffen und Halbzeugen: Eine Stelle muss den Überblick behalten und die Prozesse steuern.

Vorsicht bei Einkaufsberatern

Mangels Erfahrung sind viele Unternehmen auf die Unterstützung durch Einkaufsberater angewiesen. Diese sollten unbedingt über Branchenerfahrungen verfügen und Referenzen vorweisen können. Inzwischen setzt sich das Erfolgshonorar immer mehr durch, bei dem eine Provision – meist 50 Prozent - vom Einsparerfolg gezahlt wird. Die Verträge sollten allerdings eine "Nachlaufphase" beinhalten, in der sich herausstellt, ob die Einsparungen nachhaltig sind. Erst dann hat Berater sein Geld wirklich verdient.

Schlagworte zum Thema:  Kostensteuerung, Kostensenkung, Kostenanalyse, Kostenrechnung

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