17.12.2015 | Top-Thema Risikomanagement: Schutz vor Stillstand und Chaos

Teil 5: Die Business-Continuity-Planung

Kapitel
In jedem Betrieb sollte es für den Fall der Fälle einen "Notfall-Koffer" geben.
Bild: MEV-Verlag, Germany

Banken und große Industrieunternehmen simulieren regelmäßig den Ernstfall anhand ausgefeilter Notfallpläne. Bei einem kleineren Betrieb reicht auch ein – regelmäßig gepflegter – Leitzordner. Wichtig ist, dass konkret festgelegt wird, was im Fall eines Falles zu tun ist und welche Mittel dafür zu Verfügung stehen.

Ein Kreditinstitut bezieht nach einem Brand in der Zentrale bereits voll eingerichtete funktionsfähige Ausweichräume und verfügt an Ort und Stelle über ein aktuelles IT-Backup. Läuft ein Metall verarbeitender Betrieb durch ein Unwetter über Nacht voll Wasser, sind auch Muskeln gefragt. Werkzeuge und Maschinen müssen schnell in Sicherheit gebracht werden. Welche Mitarbeiter sind zu alarmieren? In welchen Ausweichräumen kann weiter gearbeitet werden? Das steht im Notfall-Plan, und der befindet sich im "Notfall-Koffer". Dieser beinhaltet auch Handys, Telefonlisten von Mitarbeitern, Kunden, Lieferanten, Versicherungen und gegebenenfalls benötigte Spezialfirmen. Der Koffer muss nicht nur griffbereit sein, sondern auch regelmäßig aktuell gehalten werden.

Gefahrenpotenziale identifizieren

Der "Koffer" ist natürlich nur Synonym. Welches Equipment ein Unternehmen benötigt, ist ein Ergebnis der betriebsspezifischen Planung, der wiederum eine individuelle Risikoanalyse vorausgeht. Aufgabe ist es, solche Gefahrenpotenziale zu identifizieren. Dabei wird zunächst festgestellt, welche Risiken für ein Unternehmen relevant sind. Im nächsten Schritt gilt es, diese Risiken anhand ihrer möglichen Schadenswirkung zu bewerten. Kriterien sind die bis zur Wiederaufnahme des Betriebes erforderlichen Wiederherstellungskosten sowie der Aufwand für die Wiederaufnahme des Geschäftsbetriebes. Das Risikomanagement beginnt mit dem Plan, der genau festlegt, was genau zu tun ist, um Schäden möglichst zu vermeiden oder die Folgen zu mildern.

Rabatt vom Versicherer

In Deutschland bieten rund ein Dutzend Beratungsunternehmen die Entwicklung von Risikomanagement- bzw. Business-Continuity-Strategien und Maßnahmen zur Fortführung des Betriebes in Notfällen - an. Bei einer Neuplanung, sozusagen von Null ausgehend, liegen die Beratungs- und Planungskosten dafür erfahrungsgemäß zwischen 50.000 Euro bei einem kleineren Mittelständler und 250.000 Euro für ein international aufgestelltes Unternehmen. Versicherer belohnen solche Programme wiederum mit Preisnachlässen bei den Betriebsunterbrechungs-Policen.

Nicht nur für den "großen Störfall" planen

Bei überschaubaren Betriebsgrößen lassen sich solche Pläne aber auch in Eigenregie erstellen. Vorausgesetzt, man nimmt sich ausreichend Zeit und stellt ein dafür Team zusammen, damit verschiedene Aspekte – Produktion, Vertrieb, Buchhaltung – berücksichtigt werden. Nicht immer gilt es den "großen Störfall" zu bewältigen: In einer harten Grippesaison können einfache Hygieneregeln den Personalausfall um 50 Prozent reduzieren.

Die Schritte einer "Business Continuity-Planung"

  •  Welche Ereignisse können eintreten?
  •  Welche Prozesse wären in diesen Fällen betroffen?
  •  Welche Ausfälle beziehungsweise Beeinträchtigungen können zu wirtschaftlichen Schäden führen? Lassen sich diese in etwa beziffern?
  •  Welche Systeme, Maschinen etc. müssen nach sofort wieder anlaufen, damit das Geschäft zunächst auf einem Mindestlevel weitergeführt werden kann?
  •  Welche Maßnahmen sind dafür zu ergreifen?
  •  Welche Mitarbeiter sind zuständig?
  •  Welche externen Unternehmen müssen eingeschaltet oder beauftragt werden?

Die ToDos

  •  Regelmäßige Aktualisierung der Planung
  •  Bildung und ggf. Schulung eines Teams
  •  Regelmäßige Tests der Pläne und Wiederanlaufprozesse
  •  Konsequente Optimierungsmaßnahmen auf Basis der ermittelten Testergebnisse
  •  Information/Einweisung der Mitarbeiter in kritischen Bereichen

Quelle: Business Continuity Institute

Schlagworte zum Thema:  Risikomanagement

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