10.02.2011 | Steuern & Finanzen

Forderungsmanagement: zehn goldene Regeln zur Vermeidung von Zahlungsausfällen

Ein professionelles Forderungsmanagement ist für das Überleben vieler Unternehmen wichtig. ProFirma hat für Sie zehn Praxistipps zusammengestellt, wie Sie das Risiko von Zahlungsausfällen verringern.

Durchschnittlich müssen deutsche Unternehmen 2,8 Prozent ihrer Forderungen abschreiben. Diese Zahl ist im Vergleich zu 2009 mit 2,1 Prozent deutlich gestiegen. Trotzdem können sich deutsche Unternehmen im europäischen Vergleich sehen lassen. Sie sind bekannt für ihre zuverlässige Zahlungsmoral und die erfolgreiche Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern im Bereiche Risiko- und Forderungsmanagement. So gehen über 81 Prozent der Rechnungen an Privatkunden pünktlich innerhalb von 20 Tagen ein. Außerdem arbeiten mittlerweile knapp 90 Prozent der deutschen Unternehmen mit spezialisierten Anwaltskanzleien sowie Mahn- und Inkassounternehmen zusammen. 2009 waren es 84 Prozent. Die Erfolge können sich sehen lassen: Liquiditätsengpässe traten bei lediglich 9 Prozent der deutschen Unternehmen auf – ein Spitzenergebnis im internationalen Vergleich.

Sorgen wegen Zahlungsmoral von Privatkunden

Allerdings sollten diese positiven Ergebnisse nicht darüber hinwegtäuschen, dass deutsche Unternehmen nach wie vor zentrale Herausforderungen im Zahlungsmanagement zu bewältigen haben und die Zukunft alles andere als optimistisch einschätzen. Für die kommenden zwei Jahre gehen viele deutsche Unternehmen von einer Verschlechterung der Zahlungsmoral aus, besonders im Privatkundengeschäft. Dementsprechend geben 41% an, dass dem professionellen Forderungsmanagement zukünftig eine größere Bedeutung zukommt.

Gründe für die Forderungsausfälle

Besonders kleine und mittlere Unternehmen (KMU) sind von einer schlechteren Zahlungsmoral besonders betroffen. Die Branchen Bau, Handwerk und allgemeine Servicedienstleistungen sind besonders gefährdet. Obwohl die Gründe für Zahlungsausfälle sehr vielfältig sind, liefert eine Einteilung in Privat- und Geschäftskunden einen guten Einblick in die häufigsten Gründe für Zahlungsausfälle:

  • Bei Geschäftskunden sind vor allem kurzfristige Liquiditätsengpässe und ausstehende Forderungen bei eigenen Kunden Ursache für säumige Zahlungen. Hinzu kommt die häufig geringe Eigenkapitalausstattung vieler KMU.
  • Im Privatkundengeschäft führen vor allem Überschuldung und Arbeitslosigkeit zu Zahlungsausfällen. Hinzu kommt, dass es eine Reihe an säumigen Schuldnern gibt, die bewusst auf die Begleichung offener Rechnungen verzichtet.

10 goldenen Regeln zur Vermeidung von Zahlungsausfällen

Gerade für KMU kann es überlebenswichtig sein, die Zahlungsmoral der Kunden genau zu kennen und vorab richtig einzuschätzen. ImFolgenden werden daher die 10 goldenen Regeln zur Vermeidung von Zahlungsausfällen aufgezählt.

  1. Prüfen Sie die Kreditwürdigkeit Ihrer Kunden: Vor Abschluss eines Geschäfts sollte die Bonität eines potentiellen Kunden überprüft werden. Diese Bonitätsprüfung ist Teil eines professionellen Risiko- und Forderungsmanagements.
  2. Setzen Sie die Geschäftsbedingungen ein: Die Geschäftsbedingungen sind zentrale Grundlage in der Kundenkommunikation und sollten daher auch in jedem vertraglichen Dokument enthalten sein.
  3. Legen Sie die Zahlungsbedingungen fest: Vor Abschluss eines Geschäfts sollten die Zahlungsbedingungen festgelegt werden und vom Kunden akzeptiert werden.
  4. Stellen Sie die Rechnung stets pünktlich: Dieser Punkt kling wie eine Selbstverständlichkeit. Denn man kann selber nur einen pünktlichen Zahlungseingang erwarten, wenn die Rechnung rechtzeitig und ordnungsgemäß den Empfänger erreicht.
  5. Kommunizieren Sie klar und eindeutig: Klare Kommunikation kann die Zahlungsmoral bei Kunden positiv beeinflussen. So können beispielsweise Rechnungseingänge beim Kunden telefonisch überprüft werden.
  6. Führen Sie exakt Buch: Ein- und ausgehende Rechnungen müssen genau dokumentiert werden. Ein strukturiertes Ablagesystem kann hier unterstützen.
  7. Machen Sie Verzugszinsen geltend: Bleibt die Zahlung trotz Mahnungen aus, sollten dem Kunden Verzugszinsen in Rechnung gestellt werden.
  8. Behalten Sie die Bonität im Auge: Die Bonitätsprüfung sollte nicht nur zu Beginn einer Geschäftsbeziehung geprüft werden, sondern kontinuierlich evaluiert werden. Dies ist besonders bei Bestandskunden mit hohen Auftragsvolumina entscheidend.
  9. Belohnen Sie schnelle Zahlungen: Bieten Sie dem Kunden prozentuale Preisnachlässe bei Zahlung innerhalb eines festgelegten Zeitraums.
  10. Prüfen Sie Finanzierungsalternativen: Alternativen wie z.B. Leasing sind flexible Formen der Unternehmensfinanzierung, die vor Zahlungsausfällen schützen können.

Grundlagen zum Beitrag

Die statistischen Angaben beruhen auf der Studie „Europäische Zahlungsgewohnheiten“. Die Studie hat das Marktforschungsinstitut Ipsos im Auftrag der EOS Gruppe 2010 erstellt. Die 10 goldenen Regeln zur Vermeidung von Zahlungsausfällen hat die Inkasso Punkt AG im Juni 2010 veröffentlicht.

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