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Die Buchhaltung hat sich verändert. Vorbei die Zeiten des berüchtigten Pendelordners, in dem mühsam Belege gesammelt werden mussten. Digital und automatisiert - so sollte Buchhaltung heutzutage bei Klein-Unternehmen ablaufen. Mehr Zeit für's Kerngeschäft ist das Resultat.  

Kein Unternehmen kommt ohne sie aus: die Buchhaltung. Dabei wird sie fast überall als notwendiges Übel empfunden. Und doch ist sie wichtiger Bestandteil einer jeden Firma.

Zum einen verlangt die deutsche Rechtssprechung die Buchhaltung bei Unternehmen. Das bedeutet: Geschäftsvorfälle müssen sauber erfasst werden.

Zum anderen unterstützt die Buchhaltung Unternehmen bei Entscheidungen. Innerbetriebliche Statistiken wie Bilanzkennzahlen und Selbstkosten können  auf Grundlage der Buchhaltung ermittelt werden.

Buchhaltung als Klein-Unternehmer

Während sich bei Großkonzernen ganze Abteilungen mit der Buchhaltung befassen, stehen kleineren Unternehmen für diesen Bereich häufig nur begrenzte Ressourcen zur Verfügung. Neben ihrem Kerngeschäft werden von Klein-Unternehmern verschiedene Kompetenzen abverlangt. Eine dieser Kompetenzen ist die Buchhaltung.

Gerade Sie als Selbstständiger oder Freiberufler müssen eine knifflige Entscheidung treffen. Entweder investieren Sie ihre eigene, kostbare Zeit und machen die Buchhaltung selbst. Zeit, die Sie eigentlich in die wirklich wichtigen Dinge ihres Unternehmens stecken sollten. Oder Sie investieren Geld. Geld, in Form eines festangestellten Buchhalters, der Ihnen die Arbeit abnimmt. Und gleichzeitig Geld, das in der Selbstständigkeit häufig knapp ist.

Pest oder Cholera? Zeit oder Geld "verschwenden"? Moderne Buchhaltung setzt genau an diesem Dilemma an. Ihnen als Klein-Unternehmer kann eine Software zur Seite gestellt werden, die Sie bei vielen Aufgaben der Buchhaltung unterstützt und Ihnen manche Bereiche komplett abnimmt.

Kein zusätzliches Personal, ergo keine zusätzlichen Kosten. Gleichzeitig aber auch erhebliche  Zeitersparnis durch Digitalisierung und Automation.

Der Weg hin zur digitalen Buchhaltung

Doch bevor Ihnen gezeigt wird, welche Möglichkeiten Ihnen durch digitale Buchhaltung geschaffen werden, ein kurzer Rückblick. Kommt Ihnen folgendes Szenario bekannt vor?

Im Pendelordner werden Papierbelege abgelegt. Digitale Rechnungen werden ausgedruckt und landen im gleichen Ordner. Dieser muss spätestens zum Quartalsende dem Buchhalter vorliegen, der seinerseits die Digitalisierung der Belege und die Übertragung ins unternehmenseigene EDV-System vornimmt. Erst dann erfolgt die betriebswirtschaftliche Auswertung der Daten, aufdessen Grundlage unternehmerische Entscheidungen getroffen werden können.

So läuft Buchhaltung in Deutschland bei vielen Klein-Unternehmen nach wie vor ab. Auch bei Ihnen?

Dann ist es höchste Zeit etwas zu ändern. Buchhaltung geht heutzutage deutlich einfacher. Digital und automatisch - mit diesen beiden Schlagworten lässt sich der moderne Buchhaltungsprozess am treffendsten beschreiben. 

Mit einer entsprechenden Buchhaltungssoftware können Ihnen zahlreiche Büroaufgaben erleichtert werden. Im Umkehrschluss bleibt mehr Zeit für das Kerngeschäft.

Features einer digitalen Buchhaltungssoftware

Damit ihre Buchhaltung wirklich digital und automatisiert ablaufen kann, muss die entsprechende Buchhaltungssoftware gewisse Funktionen vorweisen können. Die Wichtigsten sind in diesem Abschnitt zusammengefasst.

1. Tool zur Angebots- und Rechnungserstellung

Angebot, Auftrag und schließlich die Rechnung – vereinfacht sollte so auf Buchhaltungsebene die Kommunikation zwischen Ihnen und ihrem Kunden ablaufen.

Als Klein-Unternehmer erstellen Sie zunächst ein Angebot, welches ihr Kunden mit einem Auftrag bestätigt. Daraufhin erhält der Kunde von Ihnen Produkt oder Dienstleistung und die Rechnung.

Die passende Software erleichtert Ihnen bei diesem Prozess die Arbeit. Die Zeiten, in denen Angebote und Rechnungen mit MS Excel oder Adobe InDesign erstellt und anschließend manuell verschickt werden mussten, sind damit endgültig vorbei.

Angebotserstellung: Intuitiv, einfach und schnell sollte das Erstellen von Angeboten und Rechnungen sein. Was das bedeutet? Es müssen nicht immer und immer wieder die gleichen Daten eingegeben werden. Textvorlagen ersparen einem das wiederkehrende Formulieren von Begrüßungstexten und Schlussformeln. Kunden und Produkte müssen einmalig angelegt werden. Danach können die Daten per Klick ausgewählt werden.

Die Software erstellt aus diesen Daten automatisch ein Angebot, das Sie per Post oder E-Mail verschicken oder einfach drucken und downloaden können. Erhalten Sie im Anschluss den Kundenauftrag, lässt sich das Angebot direkt in eine Rechnung umwandeln.  Das Video zeigt, wie die Angebotserstellung in unter einer Minute funktioniert.

Rechnungserstellung: Ein Modul für Rechnungen darf im Kontext digitaler Buchhaltung nicht fehlen. Falls diese nicht aus Angeboten umgewandelt wurden, sollte die Rechnungserstellung ebenfalls nur wenige Sekunden in Anspruch nehmen.

Kunde und Produkt können aus der integrierten Datenbank gewählt werden. Den Rest erledigt ihr digitales Buchhaltungsprogramm für Sie. Nützliche Zusatzfeatures sind können Rechnungsvorlagen in unterschiedlichen Sprachen, sowie eigene Layouts und indviduelles Briefspapier sein.

Nach der Erstellung der Rechnung stehen Ihnen auch hier mehrere Optionen zur Verfügung. Entweder per E-Mail senden oder direkt aus dem System auf postalischem Weg - diese automatisierten Möglichkeiten haben Sie, damit ihr Kunde seine Rechnung erhält. Alternativ einfach klassisch herunterladen oder drucken und manuell an den Kunden verschicken. Das Video zeigt, wie die Rechnungserstellung in unter einer Minute funktioniert.

Angebote und Rechnungen von unterwegs: Je nach Branche sind Sie als Selbstständiger sicherlich viel unterwegs. Mit einer Mobil-App ihrer Buchhaltungssoftware lassen sich Geschäftsreisen in Bahn und Taxi oder am Terminal im Flughafen effektiv nutzen.

Rechnungen und Angebote lassen sich mit der passenden App problemlos unterwegs erstellen und verschicken.

2. Automatische Belegerkennung

Das Sammeln von Belegen in einem Pendelordner war bis vor wenigen Jahren gängige Praxis. Mancherorts wird dieses umständliche und zeitintensive Prozedere sogar nach wie vor praktiziert.

Ein digitales Buchhaltungsprogramm erspart Ihnen die Zeit und Mühe mit einem Pendelordner. Belege und Eingangsrechnungen können digital gesammelt werden. Da ihre Lieferanten und Geschäftspartner mögliche Papierrechnungen ohnehin irgendwann digital erstellt haben, spricht nichts dagegen diese auch digital einzufordern.

Hat man die entsprechenden Dokumente in digitaler Form erhalten, erledigt im Idealfall Ihre Buchhaltungssoftware den Rest. Einfach per Drag & Drop vom Computer in das Programm geleitet. Fertig. Falls eine Schnittstelle des Mailprogramms mit der Software eingerichtet wurde, erfolgt die Weiterleitung der Belege sogar automatisch.

In ihrem "digitalen Buchhalter" angekommen, werden die Belege mit Hilfe sogenannter Machine Learning Algorithmen (künstliche Intelligenz) analysiert. Durch die Analyse gelingt eine Kategorisierung, verbunden mit einer automatischen Verbuchung.

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Praktisch ist dabei, dass das System dazu lernt. Je mehr Belege erfasst werden, desto zuverlässiger ordnet sevDesk künftige Belegdaten ein.

Digitalisierung von Papierrechnungen: Und was passiert mit Papierrechnungen? Liegt die Rechnung eines Lieferanten oder Partners nur ausgedruckt vor, greifen Sie entweder auf ein herkömmliches Scangerät zurück und lege das nun digitalisierte Dokument in ihrer Buchhaltungssoftware ab.

Mobiler und flexibler sind sie abermals mit einer Mobil-App ihrer Software. Belege abfotografieren und schon werden diese im System korrekt erfasst und verbucht.

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3. Bankschnittstelle - integriertes Online-Banking

Wie zeit- und nervenaufreibend das Überweisen von Rechnungen und die Überprüfung von Kontoauszügen sein kann, weiß jeder, der seine privaten Finanzen verwaltet. Im beruflichen Kontext und gerade für Sie als Klein-Unternehmer ist der Aufwand noch höher und frisst unzählige Arbeitsstunden.

Ihre Buchhaltungssoftware erleichtert Ihnen diese Arbeit. Eine Schnittstelle mit ihrer Bank einrichten und schon können Überweisungen von fälligen Rechnungen automatisch getätigt werden. Zusätzlich kann bei jeder Überweisung ein Zahlungsziel angegeben werden. So rutschen Sie mit ihrem Konto niemals in rote Zahlen oder können ganz einfach Skonti und Rabatte geltend machen.

Aber nicht nur Auszahlungen laufen automatisch ab. Selbstverständlich wird auch der Eingang von Zahlungen von modernen Software registriert. Über die passende Rechnungs- oder Referenznummer wird der Status der zugehörigen Ausgangsrechnung von fällig auf bezahlt geändert. Gleichzeitig findet eine Verbuchung der zugehörigen Debitorennummer statt.

Die automatisierten Ein- und Auszahlungen machen dem aufwendigen Überprüfen von Kontoauszügen ein Ende. Sie sehen mit einem Blick, welche Eingangsrechnungen noch bezahlt werden müssen und welche Ausgangsrechnungen im Umkehrschluss bezahlt wurden.

Eine Bankschnittstelle sollte bei einer guten Buchhaltungssoftware mit allen gängigen Privat- und Geschäftsbanken bestehen.

4. Auswertungen auf den Tag genau

An tagesaktuelle Auswertungen war zu Zeiten des Pendelordners nicht zu denken. Auswertungen lagen nach Einreichung beim Buchhalter frühestens zum Quartalsende vor. Ein Dilemma, das insbesondere Klein-Unternehmer traf, die kein zusätzliches Personal für die Verwaltung und Kontrolle der Finanzen einstellen konnten.

Unternehmerische Entscheidungen mussten so auf Grundlage veralteter Kennzahlen oder "unternehmerischer Intuition" getroffen werden.

Heute kann Ihnen die entsprechende Software basierend auf allen Ein- und Ausgangsrechnungen tagesaktuelle Auswertungen (Einnahmen-Überschuss-Rechnung oder Gewinn und Verlust-Rechnung) liefern.

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Als Unternehmer steigt so Ihr kurzfristiger Handlungs- und Entscheidungsspielraum. Unternehmerischen Weitblick zu beweisen, wird Ihnen zukünftig leichter fallen.

5. Umsatzsteuer-Voranmeldungen

Sich die USt-Voranmeldung per Klick erstellen lassen und direkt an das Finanzamt weiterleiten. Ein Funktion, die durch digitale Buchhaltung Realität wurde.

Als Selbstständiger oder Freiberufler haben die Dauerfristverlängerungen bei der zuständigen Finanzbehörde damit ein Ende. Einmalig die umsatzsteuerrelevanten Daten in ihrer Buchhaltungssoftware anlegen und zukünftig ist die Voranmeldung der Umsatzsteuer nur noch eine Formalität.

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6. Schnittstelle zum Steuerberater

Neigt sich ein Geschäftsjahr dem Ende zu, herrscht bei vielen Klein-Unternehmen rege Betriebsamkeit. Dokumente werden zusammengesucht und manuell an den Steuerberater weitergeleitet. Als unkoordiniert und unproduktiv erweist sich dieses Vorgehen.

Mit einer entsprechenden Schnittstelle zum Steuerberater können Sie über ihr Buchhaltungsprogramm direkt feststlegen, welche Dokumente an ihren Steuerfachmann gehen.

Idealerweise liegen alle Ein- und Ausgangsrechnungen als branchenüblicher DATEV-Export vor. Dieser kann von Steuerbüros direkt eingespielt werden. Die Kommunikation von Ihnen und ihrem Steuerberater wird dadurch optimiert.

Alternativ können Sie ihren Steuerberater sogar direkt in der Software mitarbeiten lassen. Einfach per E-Mail einladen und Berechtigungen im System definieren. Sie bestimmen dadurch selbst, welche Daten der Steuerberater einsehen und verändern kann.

Fazit: Fokus auf's Kerngeschäft

Zeit und Geld sind als Klein-Unternehmer in der Regel knapp. In Zeiten digitaler Buchhaltung können Sie allerdings bei beiden Ressourcen sparen. So bleibt mehr Zeit und Geld für's Kerngeschäft.

Sind Sie auf der Suche nach einer passenden Buchhaltungssoftware? In Deutschland gibt es mittlerweile einige Anbieter. Einer davon ist sevDesk. Auf Klein-Unternehmen spezialisiert nutzen über 65.000 Kunden, darunter viele Selbstständige und Freiberufler, das Buchhaltungstool.

Eine digitalisierte und automatisierte Buchhaltung mit den oben genannten Funktionen ist dank sevDesk garantiert. 

Schlagworte zum Thema:  Buchhaltung, Buchhalter, Digitalisierung

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