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Clever einkaufen: So wird Ihre Beschaffung effizienter

Erfahrene Unternehmer wissen: Im Einkauf liegt der Gewinn. Was man bei der Beschaffung spart, muss später nicht mit Kostensenkungsprogrammen zurückgeholt werden. Aber Vorsicht: Neben dem Preis gibt es auch andere wichtige Kriterien für die Lieferantenauswahl.

Bevor es an die Auswahl eines Lieferanten geht, sollten Sie zunächst Ihren Bedarf und den Beschaffungsprozess sorgfältig analysieren. Was brauche ich wirklich? Ist der Einkauf effizient organisiert? Häufig sind es nämlich gar nicht die Materialkosten selbst, die erhebliche Ausgaben verursachen, sondern umständliche Beschaffungsszenarien im eigenen Unternehmen. Deshalb ist es sinnvoll, auch etablierte und scheinbar günstige Einkaufszenarien von Vorprodukten, Waren, Werkzeugen, Energie, Software oder Büroausstattungen kritisch zu hinterfragen. Am Ende steht dann manchmal die Erkenntnis, dass jahrelang Komponenten in Premium-Qualität bestellt wurden, obwohl das Endprodukt bereits seit einigen Jahren den Massen- und nicht mehr den Premium-Markt bedient.

=> Praxistipp: Bei der Definition des Bedarfs nicht nur auf Stückzahlen und Verarbeitungszeiten schauen, sondern auch auf eine möglichst präzise Produktspezifikation (z.B. Maße, Material) achten.

Als nächstes verschaffen Sie sich am besten einen Marktüberblick. Zu diesem Zweck ist es hilfreich, Lieferkriterien zu benennen und zu gewichten.

Mögliche Kriterien für die Lieferantenauswahl:

  • Preis
  • Qualität
  • Beschaffungssicherheit und Lieferzuverlässigkeit, aber auch -ort und -fristen
  • Flexibilität und Kapazität des Lieferanten (Kann er auf Schwankungen angemessen reagieren?)
  • Transport- und Frachtkosten (Wer übernimmt die Frachtkosten? Günstigste Transportart gewählt?)
  • Gewährleistung (Wie weit geht die Garantie/Selbstverpflichtung des Lieferanten?)
  • Rabatte (Ab welchen Mengen werden Rabatte gewährt? Sind diese erreichbar oder verhandelbar?)
  • Zahlungsbedingungen, Zahlungsziele und Skonti (Stichwort: Skonti sind der günstigste Kredit)

=> Praxistipp: Überlegen Sie genau, welche der genannten Punkte für Ihr Unternehmen wichtig sind und stellen Sie ein Anforderungsprofil auf. Auf diese Weise können Sie potenzielle Lieferanten besser vergleichen; ein gutes Beispiel bietet Ihnen das Excel-Tool Lieferantenbewertung (=> Hier geht's zum Gratis-Download). Auch eventuell bereits bestehende, vertrauensvolle Beziehungen zu einem oder mehreren Lieferanten können Sie als Kriterium in die Bewertung einfließen lassen.

Der Abschluss: geschickt verhandeln

Wenn Sie Ihre Lieferantenbewertung abgeschlossen haben, gibt es zwei Möglichkeiten: Entweder Sie haben einen klaren Favoriten und die Entscheidung ist gefallen - dann geht es in erster Linie darum, die günstigen Konditionen auch vertraglich festzuschreiben; oder aber es liegen mindestens zwei Lieferanten gleichauf oder zumindest dicht beieinander. Dann lohnt es sich in jedem Fall, die Angebote noch einmal genauer zu prüfen. Dabei ist es auch durchaus legitim, den Anbietern die Chance auf konkrete Nachbesserung zu geben (Also etwa: „Ihr Konkurrent ist an diesem Punkt günstiger als Sie, können Sie da noch etwas machen?")

=> Praxistipp: Wenn mehr als ein Lieferant in Frage kommt, empfiehlt es sich, eine zweite Beschaffungsquelle für den Notfall (z.B. Insolvenz des Lieferanten) zu haben.

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