27.10.2011 | Steuern & Finanzen

Achtung bei Geschenken an Geschäftspartner

Kleine Geschenke erhalten den Umsatz fürs kommende Jahr. Deswegen ist es üblich, guten Geschäftspartnern Präsente zu machen. Damit der Betriebsausgabenabzug hierfür auch einer Betriebsprüfung standhält, müssen einige Besonderheiten beachtet werden.

In der Vorweihnachtszeit ist es üblich, Präsente an Kunden, Lieferanten, Handelsvertreter und andere Geschäftsfreunde zu verteilen. Tauschen Geschäftspartner untereinander kleinere Aufmerksamkeiten oder größere Geschenke aus, ist aus Steuersicht insbesondere auf folgende drei Aspekte zu achten:

  1. Nur bis zu einem Wert von 35 EUR pro Jahr und Empfänger liegen abzugsfähige Betriebsausgaben vor.
  2. Diese Aufwendungen müssen auf dem gesonderten Konto "Geschenke an Geschäftsfreunde", getrennt von den anderen Kosten gebucht werden.
  3. Alternativ kann die Steuer bei Sachzuwendungen pauschal übernommen werden, damit der der Wert der Zuwendung beim Geschäftspartner nicht zu den Einkünften zählt.

1. Preisgrenze beachten

Steuerlich können Geschenke an Nicht-Arbeitnehmer nur eingeschränkt abgezogen werden. Aufwendungen dürfen den Gewinn nur mindern, wenn die Anschaffungs- oder Herstellungskosten aller einem Empfänger im Wirtschaftsjahr 2011 zugewendeten Präsente insgesamt 35 EUR nicht übersteigen. Die Preisgrenze braucht nur dann nicht beachtet werden, wenn das zugewendete Wirtschaftsgut beim Empfänger ausschließlich betrieblich genutzt werden kann.

Um prüfen zu können, ob die Grenze überschritten wurde, sind alle Geschenke 2011 pro Geschäftspartner zusammenzurechnen, also z.B. auch die Zuwendung an Ostern. In diese Summe fließen auch Kosten für die Anbringung eines Werbeträgers ein, nicht hingegen Verpackungs- und Versandkosten. Ob für diese Rechnung die Umsatzsteuer einzubeziehen ist, hängt davon ab, ob das zuwendende Unternehmen zum Vorsteuerabzug berechtigt ist. Ist dies der Fall, ist auf den Nettowarenwert abzustellen und ansonsten ist für die 35-EUR-Grenze der Bruttobetrag einschließlich Umsatzsteuer maßgeblich.

Hinweis: Die 35 EUR sind eine Freigrenze. Kostet das Präsent im Einkauf 35,20 EUR, lässt sich der komplette Aufwand nicht als Betriebsausgabe absetzen!

 

2. Aufzeichnungspflicht

Aufwendungen für Geschenke sind einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufzuzeichnen. Sie dürfen bei der Gewinnermittlung nämlich nur berücksichtigt werden, wenn sie besonders aufgezeichnet sind. Beim Verstoß gegen die besondere Aufzeichnungspflicht zählen auch Geschenke unter 35 EUR nicht zu den Betriebsausgaben, sofern es sich nicht lediglich um eine Fehlbuchung handelt.

Die Pflicht zur besonderen Aufzeichnung ist erfüllt, wenn diese Aufwendungen fortlaufend, zeitnah und bei Bilanzierenden auf besonderen Konten im Rahmen der Buchführung gebucht oder bei Einnahmen-Überschuss-Rechnern von Anfang an getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben einzeln aufgezeichnet werden.

Praxis-Tipp: Die Aufzeichnung erfolgt über ein gesondertes Konto "Geschenke an Geschäftsfreunde". Dabei muss der Name des Empfängers aus der Buchung oder dem Buchungsbeleg zu ersehen sein. Bei Großrechnungen mit vielen Positionen oder Präsentkörben sollte eine gesonderte Geschenke-Liste mit den Namen der Empfänger sowie Art und Betragshöhe des Geschenks angefertigt werden.

Für Geschenke gleicher Art ist eine Sammelbuchung erlaubt, wenn

  • die Namen der Empfänger aus einem Buchungsbeleg ersichtlich sind oder
  • z. B. beim Taschenkalender, Kugelschreiber oder Geschenken mit geringem Wert bereits erkennbar ist, dass die Freigrenze nicht überschritten wird.

Hinweis: Eine Aufzeichnung auf besondere Konten liegt nicht vor, wenn die Aufwendungen für Geschenke auf Konten gebucht werden, die auch nicht besonders aufzeichnungspflichtige Kosten enthalten.

 

3. Pauschalbesteuerung

Nach § 37b EStG können alle innerhalb eines Wirtschaftsjahres gewährten Geschenke mit einem Pauschalsatz von 30 % versteuert werden. Das hat dann als zusätzlichen Effekt zu Weihnachten den Vorteil, dass diese pauschal besteuerten Sachzuwendungen bei der Ermittlung der Einkünfte des Empfängers außer Ansatz bleiben, er sie also brutto genießen kann. Bemessungsgrundlage für die Pauschalierung sind die Bruttoaufwendungeneinschließlich Umsatzsteuer.

Zwar gilt auch bei der Pauschalierung die 35-EUR-Grenze für Geschenke. In die Freigrenze muss aber die übernommene Steuer, die ebenfalls eine Zuwendung an den Empfänger darstellt, nicht einbezogen werden. Warenproben und Werbeartikel fallen nicht in den Anwendungsbereich dieser Regelung. Deren Aufwendungen bleiben in vollem Umfang als Betriebsausgaben abziehbar und beim Empfänger erfolgt keine Besteuerung.

Hinweis: Zur Pauschsteuer siehe ausführlich das BMF-Schreiben vom 29.4.2008, IV B 2 - S 2297-b/07/0001, BStBl 2008 I S. 566.

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