03.01.2011 | Recht & Personal

Tipps zum Selbstmanagement: Telefonkonferenzen

Eine Telefonkonferenz ist einzusetzen, wenn es die Arbeit nicht zulässt, dass sich alle Teilnehmer persönlich treffen oder wenn durch mehrmaliges Hin-und-her-senden von E-Mails zu viel Zeit verschwendet würde.

Telefonkonferenzen verwendet man, um mit mehreren Personen gleichzeitig über das Telefon in Verbindung zu treten. Üblicherweise wird Teilnehmern die Einwahl selbstständig ermöglicht und je nach Telekommunikationsanbieter stehen dem Verwender verschiedene Möglichkeiten offen, die Konferenz zu moderieren.

Was man vor einer Telefonkonferenz wissen muss:

  • Wer sind die Teilnehmer?
  • Wann findet die Konferenz statt und wie viel Zeit muss ich dafür einplanen?
  • Was sind die zu besprechenden Themen?
  • Wo befinden sich die Teilnehmer?
  • Was ist das Ziel der Konferenz? Ein Informationsaustausch oder eine Entscheidungsfindung?
  • Welche Unterlagen erhält dazu wer in welcher Form?

Während der Telefonkonferenz gilt es zu beachten:

  • Grundsätzlich gelten die Regeln von Besprechungen, doch müssen diese noch konsequenter eingesetzt werden, da den Teilnehmenden i. d. R. nur der Hörsinn zur Verfügung steht.
  • Wichtig ist ein pünktlicher Anfang.
  • Ein Leiter der Telefonkonferenz ist festgelegt.
  • Eine klare und allen Teilnehmern bekannte Rollenverteilung ist definiert.
  • Alle Teilnehmer konzentrieren sich auf die Konferenz und machen nichts anderes nebenher (keine Mails lesen, beantworten etc.).
  • Ich vermeide Hintergrundgeräusche.
  • Wenn ich nicht sprechen muss, stelle ich mein Telefon auf stumm.
  • Ich mache Gesprächsnotizen.
  • Ich unterbreche einen Sprecher nicht und warte ab, bis er ausgesprochen hat.
  • Redezeiten sind einzuhalten.
  • Ich rechne mit Sprachverzögerungen, wenn Teilnehmer mit dem Mobiltelefon oder aus dem Ausland anrufen.
  • Am Schluss folgen eine Zusammenfassung der Ergebnisse und eine Besprechung der noch offenen Punkte.

 

 

Dieser Beitrag ist ein Auszug aus dem Taschenguide "Selbstmanagement", der im Haufe-Verlag erschienen ist.

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