14.09.2010 | Recht & Personal

Telefoninterviews: So finden Sie den richtigen Kandidaten

Rekrutierung ist eine der wichtigsten Aufgaben im Personalbereich – gerade in Zeiten des Fachkräftemangels. Wie Sie mit Telefoninterviews die richtigen Entscheidungen vorbereiten und den besten Kandidaten auswählen, lesen Sie hier.

Eine genaue Dokumentation der Bewerberantworten und des gewonnenen (übergreifenden) Eindrucks sind wichtige Voraussetzung zur Bewertung der Kandidaten. In realen Telefoninterviews passiert es häufig, dass die Interviewer am Ende des Telefonats feststellen, keine oder nur wenig Notizen gemacht zu haben.
Es ist in der Tat eine Herausforderung, sich sowohl auf das Führen des Interviews zu konzentrieren, und sich parallel ausreichend Notizen dazu zu machen, was der Bewerber gesagt hat. Oftmals fühlen die Interviewer einen großen Druck, das "Gespräch am Laufen" zu halten und vergessen darüber das Aufschreiben wichtiger Informationen. Hier hilft es eigentlich nur, sich des Drucks bewusst zu werden und ihn durch die Einstellung zu ersetzen "Gesprächspausen müssen sein".
Viele Interviewer finden auch die Idee gut, schon gleich zu Anfang des Gesprächs darauf hinzuweisen, dass Pausen entstehen können, da man Zeit für die Notizen braucht.

Schrittweise Dokumentation

Da das Telefoninterview in seiner Abfolge von Fragen stellen und Antworten notieren ein komplexes Verfahren ist, kann es eine Erleichterung sein, die Dokumentation schrittweise durchzuführen. Folgendes Vorgehen hat sich dabei bewährt:

Während des Gesprächs sollten die Interviewer parallel zu den Fragen auch alle Angaben zu Daten und "Hard Facts", Bewerber-Aussagen in Stichworten, und Zitate notieren. Im unmittelbaren Anschluss an das Gespräch sollte die Dokumentation vervollständigt werden, mit Eindrücken und persönlichen Wahrnehmungen, die sich darüber hinaus noch ergeben haben. Nach dem Telefoninterview sollten bereits Hinweise formuliert werden, was speziell für diesen Bewerber im weiteren Auswahlprozess noch geklärt werden sollte. Mit etwas zeitlichem Abstand sollte man dann die Bewertung vornehmen und die Entscheidungsfindung zu einer Absage oder einer Einladung zu einem weiteren Gespräch treffen.

Die schriftliche Dokumentation wird mit einem strukturierten Leitfaden nicht nur wesentlich einfacher, sondern sichert auch, dass die vom Bewerber gegebenen Antworten den richtigen Anforderungskriterien zugeordnet werden.

Bewertung erst nach Abschluss der Interviews

Wie bei allen Personaldiagnostik-Verfahren gilt auch für das Telefoninterview, dass die Entscheidungsfindung von der Dokumentation getrennt werden sollte. Streng genommen müssten zuerst alle Interviews für eine Stellenbesetzung geführt werden, bevor eine abschließende Bewertung stattfindet. Dies ist natürlich in der Praxis nicht immer durchführbar. Eine mögliche Lösung kann es sein, nach einer (Tages-)Serie von Telefon-Interviews die Bewerber nochmals näher zu betrachten und dann erst eine abschließende Bewertung zu finden.

Die wichtigste Entscheidung nach einem Telefoninterview ist, ob der Bewerber zu den weiteren Auswahlverfahren eingeladen wird oder nicht. Dies ist in aller Regel schriftlich zu fixieren und zu begründen.

Oftmals werden im Telefoninterview jedoch auch weiterführende Informationen gewonnen, die, schriftlich festgehalten, unbedingt in die nächste Auswahlrunde einfließen sollten. Dies sind zum Beispiel unzulängliche oder nicht bewertbare Aussagen des Bewerbers, die dann im weiteren Rekrutierungsprozess nochmals abgefragt werden müssen. Auch können Fragen offenbleiben, die der Bewerber zum Zeitpunkt des Telefoninterviews noch nicht ausreichend beantworten konnte und zu denen er noch eine klare Aussage zu machen hat (zum Beispiel die Höhe des Gehalts).

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