12.04.2012 | Recht & Personal

Stressmanagement (2): Differenzieren – planen - delegieren

Viel unnötiger Stress entsteht daraus, dass – anscheinend – immer wieder zu wenig Zeit vorhanden ist. Aber "es ist nicht wenig Zeit, die wir haben, sondern viel Zeit, die wir nicht nutzen", wusste schon der römische Philosoph Seneca. Es kommt also darauf an, die Zeit deutlicher wahrzunehmen und besser zu nutzen.

Letztendlich haben Sie meistens viel mehr Einfluss auf Ihre Zeitplanung, als Ihnen das im Moment bewusst sein mag. Mit einer effektiven Zeit- und Arbeitsplanung werden Sie bald merken, wie sich Ihr Gefühl, unter Stress zu stehen, deutlich verringert. Voraussetzung ist allerdings, dass Sie sich immer wieder ein wenig Zeit nehmen, um zu lernen, mit Ihrer Zeit und Ihrer Energie konsequent umzugehen.


Berufliches von Privatem trennen

Wenn es um die Trennung von Beruf und Privatleben geht, ist Disziplin wichtig und dass klar definierte Grenzen gezogen werden. Überprüfen Sie einmal, ob Sie Beruf und Privatleben auseinanderhalten können. Nichts kostet zum Beispiel mehr Zeit am Arbeitsplatz als dauernde Anrufe von Freunden, die "eben nur mal ein kleines Schwätzchen halten" wollen.

Genauso wichtig ist es, nicht zu viel berufliche Sorgen und Anspannungen ins Privatleben mitzunehmen. Natürlich dürfen Sie Ihrem Partner von Ihrem Arbeitsalltag erzählen, aber Sie sollten darauf achten, dass dabei möglichst keine unbewältigten Emotionen transportiert werden.

 

Die Grenze ziehen mit Hilfe eines Rituals

Gerade in Zeiten hoher beruflicher Anspannung ist es eine große Hilfe, wenn Sie durch ein kleines "Ritual" eine sicht- oder spürbare Barriere zwischen den Feierabend und das Heimkommen setzen können:

  • Gehen Sie eine Viertelstunde spazieren, bevor Sie nach Hause kommen.
  • Ziehen Sie sich als erstes für ein paar Minuten zurück und entspannen Sie sich ganz gezielt.
  • Trinken Sie in Ruhe eine Tasse Tee oder Kaffee.
  • Machen Sie sich dabei bewusst, dass Ihr Partner Ihnen zwar zuhört, aber dass er nicht für Ihre angespannte Stimmung verantwortlich ist, die Sie aus dem Büro mitbringen.

Wenn Sie dann das Wichtigste in Ruhe mitgeteilt haben, machen Sie sich auch wieder klar, dass der Feierabend und das Wochenende zur Erholung gedacht sind – halten Sie sich daran, denn diese Zeit haben Sie sich redlich verdient!

 

Einen Tagesplan erstellen

Ist Ihnen spontan klar, was am morgigen Tag auf Sie zukommt und was alles von Ihnen erwartet wird? Solange Sie in dem diffusen Gefühl verharren, dass die Zeit wahrscheinlich sowieso nicht für alles reicht, geraten Sie leicht unter Anspannung und werden unruhig. Wenn Sie dagegen eine klare Vorstellung von Art, Umfang und zeitlichem Anspruch der Arbeiten haben, wird es Ihnen deutlich leichter fallen, damit zurechtzukommen.

 

Aufgabe: Gewichten Sie, was zu tun ist

Nehmen Sie sich fünf Minuten Zeit und notieren Sie, was am nächsten Arbeitstag für Sie zu erledigen ist. Schreiben Sie alles auf, was Ihnen spontan einfällt. Nun markieren Sie diese Punkte nach ihrer Wichtigkeit:

  • Mit einer 1 bezeichnen Sie die Aufgaben, die auf jeden Fall erledigt werden sollten, weil sie entweder termingebunden oder sonst sehr dringlich sind.
  • Eine 2 bekommen die übrigen wichtigen Angelegenheiten und
  • mit 3 kennzeichnen Sie diejenigen Punkte, die Sie bei genauerem Überlegen noch in Ruhe aufschieben oder aber an andere Personen delegieren können.

Sobald Ihr Arbeitspensum überschaubar, gegliedert und nach Wichtigkeit der einzelnen Aufgaben sortiert ist, lässt es sich Stück für Stück angehen und erledigen – und zwar bedeutend leichter, als wenn ein diffuser Haufen an Einzeltätigkeiten auf Sie wartet und Sie sich womöglich mit unwichtigen Handgriffen viel zu lange aufhalten.

 

Zeit gewinnen durch Delegieren

Können Sie überhaupt delegieren? Oder sind Sie ein Mensch, der die Dinge am besten selbst erledigt, weil er dann wenigstens sicher sein kann, dass alles in Ordnung ist? Dann brauchen Sie sich nicht zu wundern, dass Sie sich gestresst fühlen!

In dem Moment jedoch, wo Sie es schaffen gewisse Aufgaben an andere zu delegieren – oder gar liegen zu lassen –, haben Sie einen klaren Zeitgewinn! Und diese Zeit können Sie als wichtigen Freiraum nutzen, um Ihre sonstigen Aufgaben in Ruhe zu erledigen.

 

Vorausdenken statt Nachdenken

Als Nächstes können Sie dazu übergehen, Ihre Arbeiten nicht nur dann zu erledigen, wenn sie sowieso getan werden müssen, sondern versuchen Sie, den äußeren Anforderungen immer einen kleinen Schritt voraus zu sein. So können Sie in Ruhe planen. Sie geraten nicht so leicht unter Druck und haben immer noch einen kleinen Zeitpuffer in Reserve.

Auf diese Art lassen sich auch innere Widerstände leicht abbauen: Sie müssen nicht dieses oder jenes erledigen, weil die Zeit drängt, sondern Sie tun es freiwillig (und gerne?) heute, gerade damit Sie morgen nicht die Zeit dazu drängt. Morgen werden Sie dann frei von dieser Aufgabe sein – und die Zeit und den Raum für weitere Vorausarbeiten haben.

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