20.02.2014 | Top-Thema Selbstorganisation: 7 Schritte zu einem aufgeräumten Schreibtisch

Schritt 3 und 4: Projekte im Überblick

Kapitel
Legen Sie nichts unbeschriftet ab.
Bild: Haufe Online Redaktion

Oft lagern Mitarbeiter ihre Unterlagen in Ablagefächern oder Stapeln auf dem Schreibtisch, weil sie Angst haben, die zu erledigenden Aufgaben zu vergessen. Aber: Die Aktenberge drücken auf das Gemüt und oft verlieren sich die Sachen in den Stapeln.

Schritt 3: Eigene Projekte im Überblick

Für temporäre Projekte empfiehlt sich z. B. einen Kontierungsordner. Er ist von 1 bis 31 durchnummeriert und lässt sich auseinander ziehen wie eine Ziehharmonika. Legen Sie einfach die Projekte und Aufgaben, an denen Sie derzeit arbeiten, darin ab und schreiben Sie sich parallel dazu ein Inhaltsverzeichnis. So sehen Sie immer auf einen Blick, was Sie noch zu tun haben und müssen nichts mehr in Stapeln suchen.

Nichts unbeschriftet lassen

Die richtige Beschriftung der Akten ist für die Verkürzung der Suchzeiten sehr wichtig. Machen Sie es sich zu Gewohnheit, nichts unbeschriftet abzulegen, vereinfachen Sie daher die Hürden. Gerade bei temporären Projekten geht es mit der Hand oft schneller und wenn Sie einen  Bleistift nutzen oder Post-its, ist nach Beendigung des Projektes schnell wieder Platz  geschaffen. Damit Ihr Büro nicht irgendwann überquillt, sollten Sie sich mindestens einmal im Jahr zwei Frage stellen:

  • Welche Projekte sind erledigt und können ins Archiv?
  • Welche Projekte aus dem Archiv können entsorgt werden?

Schritt 4: Projekte mit Kollegen im Griff

Für die Projektablage gibt es nicht falsch oder richtig. Ob Ordner, Hängeregister oder Computer der richtige Ablageort ist, kann nicht verallgemeinernd gesagt werden. Wichtig ist jedoch, dass Sie alle betroffenen Projektmitglieder in die Entscheidung mit einbeziehen.

Daher ist es oft lohnenswert, wenn alle gemeinsam sich fragen, wie sie die Projekte in Zukunft ablegen möchten. Stellen Sie sich immer gemeinsam Fragen wie: Was legen wir warum, wo und wie ab. Wie bei jeder Ablage gilt, dass eine Beschriftung eindeutig sein muss, dass es einen zentralen Ort für die Ablage gibt und dass im Team regelmäßig hinterfragt wird, ob das Projekt noch aktuell oder abgeschlossen ist und archiviert werden kann.

Achten Sie bei Ihrer Beschriftung darauf, dass sie einfach und verständlich ist. Bei vielen meiner Kunden hat es sich bewährt, mit Farbcodes zu arbeiten. Ordnen Sie bestimmten Kunden,  Themengebieten oder Jahren unterschiedliche Farben zu. So werden die Unterlagen auch wieder an die richtige Stelle zurück gestellt.

Schlagworte zum Thema:  Arbeitspsychologie, Arbeitsorganisation, Selbstorganisation

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