20.02.2014 | Top-Thema Selbstorganisation: 7 Schritte zu einem aufgeräumten Schreibtisch

Schritt 1: Intelligenter Posteingang

Kapitel
Der Posteingang signalisiert Ihre Arbeitsbelastung.
Bild: Haufe Online Redaktion

Wer Papierberge auf seinem Schreibtisch stapelt, der muss zu Beginn erst einmal aufräumen. Zu empfehlen ist es, dass Sie den aktuellen Zustand fotografieren und somit dokumentieren.

Fotografieren Sie anschließend Ihren optimierten Arbeitsplatz und vergleichen Sie beide Fotos. Dies motiviert Sie für das eigentliche Ziel: den dauerhaft aufgeräumten Schreibtisch. Und dies können Sie erreichen, wenn Sie Ihre unmittelbare Arbeitsumgebung systematisch organisieren. Dabei helfen Ihnen folgende 7 Schritte.

1. Schritt: Intelligenter Posteingang

Papierpost sowie Unterlagen, die Sie von Kollegen bekommen, werden meist nicht zentral gesammelt und gern werden die Unterlagen einfach wild auf dem Schreibtisch verteilt. Spätestens nach einer längeren Abwesenheit liegt alles kreuz und quer verteilt, das ist wenig motivierend und bestimmt nicht effizient. Insbesondere in Großraumbüros empfiehlt es sich, Posteingangskörbchen mit dem Namen des Mitarbeiters (evtl. seiner Abteilung) auf jeden Schreibtisch zu stellen. Wichtig ist, dass die Eingangspost ausschließlich in das Körbchen gelegt und nicht auf den Tischen verteilt wird. So verhindert man Unordnung auch bei längerer Abwesenheit.

Weitere wichtige Funktionen des Posteingangs

Der Posteingang in Papierform und digital dient als Filter – Sie entscheiden was Sie bearbeiten oder wegwerfen. Der Posteingang signalisiert Ihnen Ihre Arbeitsauslastung, die Sie anhand der Stapelhöhe im Posteingang ablesen können. Nur wenn Sie es dauerhaft schaffen, ihn abzuarbeiten, arbeiten Sie in Balance. Sie können mit Hilfe des Posteingangs auch die Durchlaufzeit in Ihrem Büro regulieren. Vereinbaren Sie beispielsweise als Spielregel, dass innerhalb von beispielsweise 48 Stunden dem Sender der Nachricht eine Antwort zugeht – und sei es nur eine Zwischeninformation.

Schlagworte zum Thema:  Arbeitspsychologie, Arbeitsorganisation, Selbstorganisation

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