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Selbstmanagement: Effektiver Arbeiten am aufgeräumten Schreibtisch

Wenn der Schreibtisch im Chaos versinkt, ist effektives Arbeiten nicht mehr möglich. Deshalb sollte man gelegentlich für Ordnung sorgen. Wie Sie dabei am besten vorgehen, lesen Sie hier.

Ein aufgeräumter Schreibtisch verhindert auch, dass man verschiedene Aufgaben gleichzeitig, je nach Lust und Laune, bearbeitet und dadurch viel Zeit verliert. Doch wie kommt man zu einem dauerhaft aufgeräumten Schreibtisch bzw. Arbeitsplatz?

1. Schaffen Sie günstige Voraussetzungen für die "Aufräumarbeiten":

- Reservieren Sie für die erste Aktion mindestes zwei bis vier Stunden Zeit.

- Nehmen Sie sich vor, die ganze Aufgabe in einem Zug zu lösen. Sie müssen sich fest entschließen, diese Aufgabe ein für alle Mal zu lösen und den Arbeitsplatz komplett aufzuräumen. Erlauben Sie sich keinesfalls irgendwelche Nischen.

- Weiter müssen Sie sich vornehmen, die neue Struktur des Arbeitsplatzes mindestens vier Wochen durchzuhalten.

- Jeden Abend müssen Sie mit sich selber abmachen, ca. fünf Minuten Zeit in das nochmalige Aufräumen zu investieren. Sie müssen bereit sein, am Anfang etwas mehr Zeit aufzuwenden.

- Holen Sie sich Verbündete: Möglicherweise hilft Ihnen eine Kollegin/ein Kollege bei dieser Aufgabe. Wenn Sie zu zweit aufräumen, fällt die Wegwerfentscheidung oft leichter.

2. Stapel für Stapel

Sie fangen an einer Stelle, z. B. links oben an, und gehen Stapel für Stapel und Bündel für Bündel durch. Klären Sie, ob Sie diesen Stapel wirklich täglich brauchen. Wenn Sie den ganzen Stapel wirklich täglich brauchen (z. B. die aktuellen Vorgänge), überlegen und entscheiden Sie, ob er bei Ihnen liegen muss. Möglicherweise können Sie diesen Vorgang auch so lange im Posteingangskorb, im Sekretariat oder in einem Hängeschrank lassen, bis Sie ihn brauchen.

3. Unnötiges wegwerfen

Wenn Sie auf Papiere, Zeitschriften oder Vorgänge stoßen, die Sie nie gelesen haben und auch nicht weiter verwenden, dann werfen Sie sie einfach weg. Werfen Sie alles weg, was Sie im vergangenen Zeitraum von vier Wochen nicht verwendet haben. Sie werden im ersten Moment natürlich sagen, dass das nicht geht und dass man ja nicht weiß, ob man das Papier nicht doch noch einmal braucht. Seien Sie einfach ehrlich zu sich selber: Nutzen Sie das, was Sie in der Hand halten, wirklich?

4. Gestaltung Ihres Ablagesystems

Sie kommen dann auch an den Punkt, wo Sie auf Papiere und Vorgänge aufmerksam werden, die sie noch brauchen. Und stellen womöglich fest, dass Sie keine dafür strukturierte Ablage haben. An diesem Punkt könnten Sie an die Gestaltung Ihres Ablagesystems gehen, was Sie sicherlich ein bis zwei Stunden in Anspruch nehmen wird.

Ein Trick noch zum Abschluss: Wenn Sie unsicher sind, ob Sie etwas nicht doch noch brauchen, empfiehlt sich die Monatskiste: Im September z. B. schmeißen Sie alles in eine Kiste, was als "Wegwerfkandidat" in Frage kommt. Was Sie davon im Laufe der Zeit nicht dringend benötigen und herausgeholt haben, brauchen Sie tatsächlich nicht. Schmeißen Sie dann am 31. Oktober den gesamten Inhalt unbesehen weg. Unbesehen deshalb, um nicht doch wieder schwach zu werden.

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