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Bürokratieabbau: In der Personalabteilung anfangen

Den Bürokratieabbau hat sich Edmund Stoiber als Europapolitiker auf die Fahnen geschrieben. Er will Unternehmen entlasten. Doch nicht jeder bürokratische Auswuchs kommt vom Staat, einige verursachen Unternehmen auch selbst. Wie man gegen solche Auswüchse vorgehen kann, zeigen zwei Praxisbeispiele.

Bürokratie ist an sich nichts Schlechtes - sie ist eher hilfreich. Schließlich sind verlässliche und rechtssichere Verwaltungsprozesse die Grundlage der Personalarbeit. Wenn sich aber bürokratische Auswüchse einstellen, die die Prozesse überregulieren, ist es Zeit zu handeln.

Das hat Oliver Maassen, Personalverantwortlicher der Unicredit Bank, getan. In der Krise hieß es in seinem Unternehmen "Kosten sparen". Es herrschte Einstellungsstopp. Dennoch wurden hier und da Leute eingestellt. "Meine Idee war", sagt der Personalvorstand, "jede Einstellung, die wir extern realisieren, vorgelegt zu bekommen."

Dazu diente ein einfaches Formular - das sich aber schnell zu einem technokratischen Monster entwickelte: Wenn der Personalchef unterschreibt, hieß es, dann sollten das auch der Team-, Bereichs- und Abteilungsleiter sowie andere mehr aus dem Business tun.

Inzwischen änderte sich die Marktsituation, Einstellungen nahmen wieder zu. "Pro Woche gingen bis zu 30 Anträge bei mir ein, was für alle Beteiligte zu einem organisatorischen Wahnsinn wurde und unnötig viele Kapazitäten band", erinnert sich Maassen. Er zog die Notbremse und legte das Formular ad acta.

Die Personalnummer: Überflüssige Bürokratie

Auch ein zweites Beispiel zeigt, dass Bürokratie die Arbeit nicht immer erleichtert. So stand in einem Chemiebetrieb die Personalnummer auf der Liste der Bürokratiemonster. Auf jedem Personalformular sollte sie erscheinen. Doch allein bei zwei Personen mit identischem Namen und Geburtstag ist sie auch wirklich sinnvoll.

Der HR-Verantwortliche schaffte sie kurzerhand ab. Mit beachtlichem betriebswirtschaftlichen Effekt: Die Entlastung der Führungskräfte beziffert der HR-Chef mit drei bis fünf Prozent.

Daten sammeln für den Papierkorb

Auch andere Vorgänge sorgen in Personalabteilungen immer wider für unnötige Prozesse. So werden häufig alle denkbaren mitarbeiterrelevanten Zahlen eingesammelt, ohne die wirklich wichtigen Kennzahlen zu definieren.

Ein weiterer Punkt: Gerade in Konzernen sind oft verschiedene IT-Systeme im Personalwesen vorhanden, die zum Teil nicht miteinander kompatibel sind. Dadurch sind Abfragen gar nicht mehr automatisch möglich. Die manuelle Datenerhebung verschlingt die HR-Ressourcen.

Im Forum Beispiele nennen

Plagen Sie auch bürokratische Auswüchse in der Personalarbeit? Woher rühren diese? Wie können Sie diese beseitigen? In unserem Forum können Sie sich dazu mit anderen Personalern austausche: www.haufe.de/buerokratie

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