Stundenkontrolle von Auftragsarbeiten / 1 Hintergrund und Anwendung

Sie vereinbaren mit einem Kunden die Ausführung einer bestimmten Leistung. Dieser liegen bestimmte Materialien bzw. Komponenten sowie von Ihnen zuvor abgeschätzte Arbeitszeiten zugrunde. Es kann sich dabei etwa um den Einbau eines Heizkessels oder um die Installation eines Netzwerks mit Leitungen, Servern und Workstations handeln.

In den meisten Fällen werden Sie als Auftragnehmer die benötigte Arbeitszeit abschätzen müssen, denn der Kunde erteilt den Auftrag in den wenigsten Fällen unter der Vorgabe: "Machen Sie mal. Was es kostet, sehe ich dann auf der Rechnung."

Der Kunde will normalerweise ein Angebot oder zumindest einen Kostenvoranschlag, um mit einem anderen Angebot zu vergleichen oder um Sicherheit über die entstehende Kostensituation zu erhalten. Kommt es zur Auftragserteilung, hängt Ihr Gewinn oder Verlust davon ab, ob Sie die benötigte Arbeitszeit richtig kalkuliert haben und ob die Ihrem Angebot bzw. Auftrag zugrunde liegenden Arbeitsstunden von Ihren Mitarbeitern auch eingehalten wurden.

Nachträge

Während der Leistungsausführung ergeben sich oft Zusatzarbeiten bzw. komplette Anschlussaufträge (hier: Nachträge genannt). Beispiel: Sie installieren ein Netzwerk für ein bestimmtes Stockwerk eines Unternehmens samt Kabeln, Servern und Workstations. Der Auftraggeber sieht, dass Sie schnell und sauber arbeiten, und entschließt sich, Ihnen auch die Installation des Netzwerks in einem anderen Stockwerk zu übertragen.

Darüber will er ein Angebot und erteilt daraufhin einen entsprechenden Nachtragsauftrag. Im Laufe der Arbeiten überlegt sich der Kunde, dass es sinnvoll ist, auch in seiner Filiale Aufrüstarbeiten an der Hardware sowie den Ausbau eines bereits vorhandenen Netzwerks vornehmen zu lassen, wodurch sich wiederum die Erweiterung des ursprünglichen Auftrags ergibt.

Sie haben also nun einen Hauptauftrag sowie zwei weitere Aufträge mit unterschiedlichen Mengen an Materialien und Arbeitszeiten.

Regie-/Stundenlohnarbeiten

Doch damit nicht genug: Während der Arbeiten stellt sich heraus, dass Zusatzarbeiten zur Leistungserfüllung notwendig sind, die vorher nicht abzuschätzen und demzufolge auch nicht in Ihrem Haupt- bzw. in den Nachtragsangeboten enthalten waren und demzufolge auch nicht ursprünglicher Vertragsbestandteil sind.

Da der voraussichtliche Umfang dieser Arbeiten nicht abzuschätzen ist, weil er sich erst im Laufe der Leistungsausführung ergibt, wird eine Abrechnung nach Aufmaß und Aufwand vereinbart. Das heißt, es werden in regelmäßigen Abständen die verbrauchten Materialien gemessen, gewogen oder gezählt (Aufmaß) sowie die erbrachten Arbeitsstunden protokolliert (Aufwand) und bestätigt. Die auf diese Weise zu verrechnenden Arbeitszeiten werden Regie- oder Stundenlohnarbeiten genannt.

Problemstellung

Beim Kunden und/oder in Ihrer Werkstatt werden nun der Kundenauftrag sowie die Zusatzarbeiten und die Regie-/Stundenlohnarbeiten abgearbeitet. Die Monteure bzw. Mitarbeiter schreiben die geleisteten Arbeitsstunden auf und lassen diese gegebenenfalls auch vom Kunden oder von einem Bevollmächtigten abzeichnen.

Es ergeben sich hierbei 2 Probleme:

• Problem 1: Wird auf der Baustelle bzw. in der Werkstatt nicht sauber dokumentiert, kann im Nachhinein kaum noch jemand zwischen den Arbeitszeiten unterscheiden, die zum Hauptauftrag (Projekt) gehören, und denjenigen, die zusätzlich nach der benötigten Zeit abgerechnet werden. Da Letztere jedoch sozusagen das "Salz in der Suppe" sind, besteht die Gefahr, dass dem Kunden zu wenig davon in Rechnung gestellt werden, weil die damit zusammenhängende Leistung vermeintlich im Haupt- oder Zusatzauftrag enthalten und mit dem vereinbarten Angebotspreis abgegolten ist.
• Problem 2: Ein aktueller Überblick über die geleisteten Stunden bezüglich des Hauptauftrags sowie der Zusatzaufträge (beides Projektarbeiten), die pauschal berechnet bzw. abgewickelt werden, ist nicht möglich. Benötigen die Mitarbeiter mehr Zeit für eine Leistung als veranschlagt, legt die Firma drauf, ohne es zu merken. Und wenn, dann erst, wenn es ohnehin zu spät ist, also nachdem der Auftrag längst abgewickelt und gegebenenfalls nachkalkuliert wurde.