Stakeholder-Analyse: Risiken im Projekt minimieren

Zusammenfassung

Überblick

Immer mehr wichtige Vorhaben werden in Unternehmen oder Betrieben jeder Größenordnung in Form eines Projektes abgewickelt. Ob es gilt, ein neues Produkt zu entwickeln oder ein längst fälliges Software-Update durchzuführen – ein Projekt bündelt Prozesse, trennt Organisation und Durchführung vom Tagesgeschäft ab und regelt von Anfang an Kompetenzen und Zuständigkeiten.

Aber: Projekte sind immer Risiken ausgesetzt, sodass es zu den ersten Pflichten des Projektmanagers gehört, das Risikopotenzial abzuschätzen und einzugrenzen. Leider wird jedoch allzu oft diese Analyse zu spät oder gar nicht durchgeführt mit der Folge, dass Projekte sich verschieben, verteuern oder gar komplett aus dem Ruder laufen und nicht erfolgreich abgeschlossen werden.

In diesem Beitrag lesen Sie, wie Sie mit Excel potenzielle Risiken erfassen und im Umfeld der Projektbeteiligten durch eine Stakeholder-Analyse^[1] abfangen können.

[1]

s. Arbeitshilfe "Projektplanung, Stakeholder-Analyse"

1 Stakeholder – Begriff und Normen

Die Bezeichnung Stakeholder ist verwandt mit Shareholder (engl. to share = teilen), mit diesem Begriff aber nicht zu verwechseln. Shareholder sind die Anteilseigner einer Firma, mit Shareholder-Value ist das Bestreben gemeint, diese zufrieden zu stellen.

Stakeholder sind alle Projektbeteiligten (engl. stakes = Beiträge). Die PM-Norm DIN 69905 spricht zwar nur von Projektbeteiligten, meint aber die Stakeholder und bringt es ebenso wie die ISO 2006 so auf den Punkt: "Stakeholder sind alle Personen, die ein Interesse am Projekt haben oder vom Projekt in irgendeiner Weise betroffen sind."

Projektstakeholder sind Einzelpersonen und/oder Organisationen, die aktiv am Projekt beteiligt sind oder deren Interessen als Ergebnis der Ausführung oder des Abschlusses des Projekts beeinflusst werden können.

1.1 Interne Stakeholder

Die Unterscheidung zwischen internen und externen Stakeholdern ist die erste wichtige Klassifizierung. Interne Stakeholder sind im direkten Umfeld des Projektes angesiedelt:

• Auftraggeber des Projektes, Management, Geschäftsleitung oder übergeordnete Führungsebene
• Abteilungen oder Funktionsbereiche (z. B. Vertrieb, Entwicklung)
• Betriebsrat, Gewerkschaft, Arbeitnehmervertretung
• Banken, Kreditgeber, Versicherungen
• Kunden, Lieferanten und Dienstleister

1.2 Externe Stakeholder

Diese Gruppe von Projektbeteiligten hat nicht unmittelbar mit dem Projekt zu tun, ist aber von Beginn an oder ab einem bestimmten Zeitpunkt des Projektverlaufs von diesem betroffen und muss deshalb ebenso sorgfältig identifiziert werden:

• Anwohner und Anlieger am Projektstandort (z. B. Nachbarn oder benachbarte Grundstückseigner)
• Ortsansässige Firmen
• Bürgermeister, Gemeinderat, Behörden
• Vereine und Verbände
• Interessengruppen (z. B. Umweltschutzgruppen)

2 Die Stakeholder-Analyse

Die Stakeholder-Analyse ist ein Werkzeug des Projektmanagements, das zum Risikomanagement gezählt wird. Im Unterschied zu vielen anderen Maßnahmen, die projektbegleitend aufgesetzt werden, sollte diese Analyse gleich zu Beginn, noch vor der Erstellung der Projektplanung mit Meilensteinen und Ressourcenzuweisungen erfolgen.

In der Praxis wird häufig der Fehler gemacht, diese Analyse verspätet aufzusetzen, was zur Folge hat, dass risikomindernde Maßnahmen nachgeplant werden müssen.

2.1 Bausteine der Stakeholder-Analyse

Die Stakeholder-Analyse hat die Aufgabe, folgende Fragen zu klären (s. Abb. 1):

• Welche Personen, Gruppen, Einrichtungen oder Interessengemeinschaften sind potenzielle Stakeholder?
• Welchen Einfluss haben die einzelnen Stakeholder auf das Projekt?
• Welche Macht steht den Stakeholdern in Bezug auf das Projekt zur Verfügung?
• Wie werden sich die Stakeholder im Projektverlauf verhalten, welche Aktionen sind zu erwarten?

Abb. 1: Die Bausteine der Stakeholder-Analyse

2.2 Praxisbeispiel: Mülldeponie

Sie sind Projektleiter in einer Firma, die im Auftrag städtischer Behörden Umweltschutz- und Entsorgungsanlagen baut. Ihr nächstes Projekt ist der Bau einer Mülldeponie am Stadtrand einer südlichen Großstadt. Bevor Sie mit der Projektplanung beginnen, setzen Sie eine Stakeholder-Analyse auf, um mögliche Widerstände gegen das Projekt im Vorfeld zu erkennen. Ziel der Analyse sollte außerdem sein, Projektbeteiligte zu finden, die für das Projekt arbeiten oder positiven Einfluss auf das Projekt nehmen könnten.

Eine Excel-Arbeitsmappe

Legen Sie für die Stakeholder-Analyse eine neue Arbeitsmappe an. Schreiben Sie alle potenziellen Stakeholder in die erste Spalte des ersten Tabellenblatts, beginnen Sie in Zeile 5 mit der Überschrift. Wenn Sie die Liste über ein Brainstorming im Projektteam erfassen, achten Sie darauf, dass die Anzahl der Stakeholder der Projektgröße angemessen ist. Die Liste sollte die wichtigsten Beteiligten enthalten, aber nicht zu groß sein.

Unterscheidung intern/extern

Step by Step

Tabelle für die Art der Stakeholder erstellen

1. Tragen Sie die Überschrift Art ein.
2. Markieren Sie die gesamte zweite Spalte und wählen Sie Daten → Datentools → Datenüberprüfung.
3. Schalten Sie um auf Liste und tragen Sie als Quelle ein: Intern;Extern.
4. Jetzt können Sie die Art aus dem Listenelement in der Zelle wählen (s. Abb. 2).

Abb. 2: Die Stakeholder sind erfasst u...