Soll-Ist-Vergleich: Zentrales Planungs- und Steuerungsinstrument – mit Excel-Lösung

Einführung

• Jeder, der mit Kostenrechnung und Controlling zu tun hat, hat mit hoher Wahrscheinlichkeit schon einmal mit einem Soll-Ist-Vergleich (SIV) gearbeitet. Schließlich gehört der regelmäßige Vergleich von Plan- und Istdaten z. B. von Umsätzen oder Kosten zum Tagesgeschäft. Um aus dem Einsatz des Soll-Ist-Vergleichs einen möglichst großen Nutzen zu ziehen, ist ein systematischer, strukturierter und regelmäßiger Einsatz im Unternehmen unabdingbar.
• Der Artikel gibt Ihnen zunächst einen kurzen Überblick über Zusammenhänge, Ziele und Vorgehensweise. Daran anschließend wird Ihnen anhand von Beispielen gezeigt, wie ein Soll-Ist-Vergleich in einfacher Form, aber systematisch und strukturiert vorgenommen werden kann. Bei der Umsetzung im Tagesgeschäft hilft Ihnen das Excel-Tool, dessen Fokus auf einfacher Anwendbarkeit und Umsetzbarkeit liegt.

1 Definition, Ziele und Aufgaben des Soll-Ist-Vergleichs

Ein Soll-Ist-Vergleich (SIV) stellt Plan- und Istdaten unterschiedlicher Art gegenüber. Er ist in vielen Betrieben ein zentrales Planungs- und Steuerungsinstrument, da er flexibel und in vielen Bereichen einsetzbar ist. Am häufigsten wird er genutzt, um Abweichungen bei Erlösen und Kosten aufzudecken. Dadurch können Sie nach den Ursachen forschen und anschließend Maßnahmen zur Behebung oder Reduzierung der Abweichungen finden und umsetzen.

Der Soll-Ist-Vergleich ist im Normalfall Bestandteil des Controlling-Regelkreises. Dieser beginnt klassisch mit der Formulierung der Ziele, die ein Unternehmen im nächsten (operativ) und den danach folgenden Jahren (strategisch) erreichen will.

Sind die Ziele verabschiedet, folgt die (operative) Planung, z. B. der Absatzmengen, der Preise, der Produktionsmengen, des Ressourceneinsatzes, der Kosten, des Gewinns oder des Personaleinsatzes. Die operative Planung umfasst in der Regel den Zeitraum eines Jahres, wobei die Planung fast immer auf Monate heruntergebrochen wird. Der Soll-Ist-Vergleich wird dann ebenfalls in diesen Abständen vorgenommen, um ausreichend Zeit und Spielraum für die Abweichungsanalysen und die Einleitung notwendiger Verbesserungsmaßnahmen zu haben.

Die Ergebnisse der Analysen werden im Berichtswesen dargestellt. Der Soll-Ist-Vergleich ist das zentrale Instrument zur Kontrolle und Steuerung innerhalb des Controlling-Regelkreises. Nur durch permanente Gegenüberstellung von Plan- und Istdaten, der ständigen Analyse und der Ableitung von Steuerungsmaßnahmen ist ein Unternehmen in der Lage, aus den Erfahrungen zu lernen und seine Situation kontinuierlich zu verbessern.

Abb. 1: Einordnung des Soll-Ist-Vergleichs in den Controlling-Regelkreis

In der Praxis wird der Soll-Ist-Vergleich überwiegend operativ genutzt. Daher steht dieser Aspekt im Folgenden im Mittelpunkt der Betrachtungen, obwohl Sie mögliche strategische Konsequenzen natürlich nicht außer Acht lassen dürfen. Wichtige Hinweise hierzu erhalten Sie im Abschnitt 4 "Strategische Aspekte des Soll-Ist-Vergleichs".

Abweichungen getrennt nach Preisen und Mengen analysieren

Ein Soll-Ist-Vergleich kann in den meisten Fällen nur sinnvoll durchgeführt werden, wenn man die Entwicklung sowohl bei den Preisen als auch den Mengen getrennt betrachtet und analysiert. Dies gilt zumindest für alle Sachverhalte, bei denen Werte im Vordergrund stehen, etwa Umsätze, Kosten, Kalkulationen oder Investitionen.

Eine Unterteilung in Preis- und Mengenabweichung ist deshalb notwendig, weil Sie nur so erkennen können, wodurch eine Abweichung im Kern verursacht worden ist. Würden Sie lediglich absolute Zahlen betrachten, etwa den Produktumsatz einer Periode, würden Sie ggf. zwar eine Abweichung erkennen. Sie könnten aber nicht unmittelbar sehen, worauf die Abweichung zurückzuführen ist. Erst die Trennung in die zwei Komponenten ermöglicht Ihnen eine schnelle und tiefer gehende Analyse.

Schwerpunkte bei der Analyse setzen

Sie erhalten durch die Aufteilung fast immer einen ersten Hinweis, wohin Sie den Schwerpunkt einer Analyse legen sollten. Bei den Kosten können Sie Preisabweichungen zwar oft nicht direkt bzw. kurzfristig beeinflussen, da häufig externe Faktoren eine Rolle spielen, etwa Veränderungen auf den Beschaffungsmärkten, Tarifabschlüsse oder eine sich verändernde Lieferantenstruktur. Dennoch liefern Ihnen Preisabweichungen auch auf der Kostenseite wertvolle Hinweise für möglichen Handlungsbedarf. Im ungünstigsten Fall müssen Sie die Planung anpassen, in günstigeren Fällen können Preise nachverhandelt oder Konditionen verändert werden. In jedem Fall zeigen Ihnen Preisabweichungen auf der Kostenseite, dass Sie mittelfristig Veränderungen vornehmen müssen, etwa eine Substitution von Materialien oder Lieferanten. Anders bei Preisabweichungen auf der Umsatzseite: Hier können Sie die Preise meist sehr wohl selbst und oft auch kurzfristig beeinflussen, bspw. über Rabatte.

Abweichungen bei Mengen werden meist durch interne Faktoren verursacht. Das Unternehmen kann unmittelbar bzw. kurzfristig Einfluss nehmen und gegensteuern, etwa durch Veränderung von Abläufen, Qualifizierung von Mitarbeitern, systematische Wartung...