Business-Intelligence-(BI-)Werkzeuge dienen der Sammlung, Aufbereitung und Verteilung entscheidungsrelevanter Information. Die Entscheidungsunterstützung bezieht sich dabei auf alle Management-Aufgaben der Planung, Steuerung und Kontrolle von Organisationen. Planungswerkzeuge sind somit integraler Bestandteil einer umfassenden Business-Intelligence-Werkzeuglandschaft, die daneben auch
- Berichtswesen Reporting,
- Analyse,
- legale Konsolidierung oder
- das Aufbauen von Management Dashboards
abbilden kann (s. Abb. 1). Berichtswesen und Analyse bilden überwiegend vergangenheitsorientierte Kennzahlen ab, deren positive oder negative Abweichungen von einer antizipierten Entwicklung als Soll-Ist-Vergleich dargestellt werden. Im Mittelpunkt der Planung stehen Möglichkeiten der zukunftsgerichteten Datenerzeugung zur Generierung von Soll-Werten. Die Planung ermöglicht darüber eine Ausrichtung der Unternehmensressourcen und Prozesse an Strategien und Zielen.
Abb. 1: Business-Intelligence-Anwendungsklassen
Berichtswesen und Analyse sind in Unternehmen typischerweise gut ausgeprägt. Software für das Berichtswesen wird effizient eingesetzt. Spezielle Analysewerkzeuge finden häufig mit gutem Erfolg Verwendung. Allein der Bereich der Planung wird nicht ausreichend durch entsprechende Softwarelösungen unterstützt.
Eine detaillierte Planung ist jedoch notwendig, um Ziele zu bestimmen und deren Erreichen zu kontrollieren. Da sich Umfeldbedingungen ständig und immer schneller ändern, müssen Ziele fortwährend an die neuen Bedingungen angepasst werden. Der Planungsprozess darf aus diesem Grund nicht zu einem starren Gebilde werden, sondern muss entsprechend der geplanten Ziele eine flexible Reaktion auf Veränderungen ermöglichen. Planungsprozesse werden aus diesem Grund immer dynamischer (s. Abb. 2) mit kurzfristigeren Planungszyklen.[1] Die Planung wird damit zu einem dynamischen Führungsinstrument mit zukunftsorientiertem Charakter.
Abb. 2: Wie häufig ändern Sie Ihren Planungsprozess? (n=406) - Ergebnis der BARC-Studie "Planung und Budgetierung in europäischen Unternehmen"
Das nach wie vor beliebteste Werkzeug zur Unterstützung von Planungsprozessen ist Microsoft Excel. Für die Durchführung von Planungsaufgaben ist Excel allerdings nur bedingt geeignet. Struktur, Formatierung und Datenhaltung sind nicht voneinander getrennt. Eine einheitliche Datenbasis zum gemeinsamen Zugriff steht nicht zur Verfügung. Auch die Datenstrukturen und Geschäftslogiken liegen meist undokumentiert nur in Excel-Blättern vor. Zahlreiche Verknüpfungen erhöhen Komplexität und bergen Gefahr für Inkonsistenzen. Auch fehlt eine Unterstützung des Planungsprozesses. So überrascht es nicht, dass fast 90 % aller Excel-Blätter Fehler aufweisen[2] und Excel-Anwender regelmäßig in Befragungen unzufriedener mit ihrem Werkzeug sind als Anwender von speziellen Planungswerkzeugen.
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