So wird die Überweisung zum SEPA-Credit-Transfer / 2.4 Überweisungen in der Personalbuchhaltung

Gespräche in Unternehmen über die SEPA-Umstellung beschäftigen sich fast immer mit der Buchhaltung. Das ist sicher der Bereich, der am intensivsten betroffen ist. Die Personalbuchhaltung dagegen wird oft vergessen, obwohl auch dort Umstellungen notwendig werden.

Wichtig: Andere Software

Die Personalbuchhaltung nutzt eine eigene Software für die Verwaltung der Mitarbeiter und die monatliche Berechnung von Löhnen und Gehältern. Auch diese muss an SEPA angepasst werden, um IBAN und BIC verwenden zu können. Die Erfahrung zeigt, dass oft eine Software benutzt wird, die nicht den gleichen Hersteller hat wie die Buchhaltungssoftware. Ein getrenntes Update ist notwendig.

Grundsätzlich verläuft die Umstellung auf SEPA-Credit-Transfer in der Personalbuchhaltung ähnlich wie die in der Kreditorenbuchhaltung. Es ändert sich die Gruppe der Geldempfänger. Nicht Kreditoren, sondern Mitarbeiter müssen betrachtet werden, was es nicht immer einfacher macht.

Eine IT-Anwendung für die Lohn- und Gehaltsabrechnung verfügt in der Regel nicht über einen eigenen Zahlungsablauf. Meist wird eine Integrationsdatei erstellt, die in der Buchhaltungssoftware oder im Onlinebanking weiterverarbeitet wird. Hier übernimmt der Buchhalter wieder die Verantwortung. Er ist jedoch auf die SEPA-konforme Anlieferung der Kontodaten angewiesen. Für die verantwortlichen Personalbuchhalter bleiben drei Aufgaben:

1. Die Software für die Mitarbeiterverwaltung, die Lohn- und Gehaltsabrechnung und die Aufbereitung der Zahlungsdaten für die Buchhaltung müssen auf SEPA angepasst werden. Wegen der regelmäßigen jährlichen gesetzlichen Änderungen im Personalwesen gibt es meist einen Softwarewartungsvertrag. Mit den durchgeführten regelmäßigen Updates sollte auch die SEPA-Anpassung bereits erfolgt sein. Das muss spätestens mit dem Update zum Jahresende 2013 geschehen.
2. Die Kontoinformationen der Mitarbeiter müssen auf IBAN und BIC umgestellt werden. Das kann automatisch wie bei den Kreditoren geschehen, die Zahl der anzupassenden Datensätze ist in der Praxis oft zu gering, um eine Automatik zu benutzen. Die Umsetzung wird daher in vielen Fällen manuell erfolgen. Dazu kann im Internet ein Umrechnungsprogramm gestartet werden. Viele Unternehmen fragen ihre Mitarbeiter direkt. Sie können dafür den im Anhang zu findenden Musterbrief mit einem Formular für die Rückmeldung verwenden.
3. In der Personalbuchhaltung wird auch Kontakt zu Kreditoren wie den Krankenkassen oder Versicherungen gehalten. Auch hier muss die Kontoinformation nach SEPA beschafft werden, wenn die Verbindlichkeiten nicht per Lastschrift bezahlt werden müssen.
4. Jeder Mitarbeiter erhält monatlich eine Abrechnung über seinen Lohn bzw. sein Gehalt. Darauf ist auch das Konto vermerkt, auf das die Überweisung des Nettobetrages erfolgt ist. Da die IBAN länger ist und eine andere Aufteilung hat als die bisherige Kontoinformation muss das Formular angepasst werden. Dabei muss die IT-Abteilung bzw. der Lieferant der Software helfen.

Wenn der Steuerberater oder ein anderer Dienstleister die Aufgabe der Lohn- und Gehaltsabrechnung übernimmt, muss er sich auch um die Software- und Formularanpassung kümmern. Die Umstellung der Kontoinformationen auf IBAN und BIC wird der externe Partner in den meisten Fällen automatisch vornehmen. Dann könnte für den Personalbuchhalter die einzige Aufgabe bleiben, die neuen Kontoinformationen von den Mitarbeitern zu besorgen, wenn ein Abgleich mit den automatisch erzeugten Daten gemacht werden soll.

Bei eigener Personalbuchhaltung und eigener Software genügt es, wenn Sie die folgende Checkliste abarbeiten:

Checkliste: Umstellung von Überweisungen in der Personalbuchhaltung
Schritt
1	Software für die Personalabrechnung prüfen und, falls noch nicht geschehen, die Software updaten
2	Die SEPA-konformen Kontoinformationen der Mitarbeiter beschaffen
3	Die Felder IBAN und BIC im Personalstamm mit den ermittelten Kontoinformationen füllen
4	Die Abrechnungsformulare an die neue, längere Kontoinformation anpassen
5	Testlauf einer (Teil-)Abrechnung mit SEPA-Informationen, vorher mit IT, Buchhaltung und Bank absprechen
6	Umstellung der Zahlung auf SEPA-Überweisung in Absprache mit der Buchhaltung, spätestens für die erste Abrechnung nach dem 01.02.2014