Saisonverlauf der Aufgaben in der Kostenrechnung / 2.3 Das Budget – Ergebnis der Planung

Das Unternehmensbudget fasst die Planung der einzelnen Stellen zusammen und erstellt daraus einen Abschluss für den Planungszeitraum. In der Regel ist dies das Planergebnis des Folgejahres. Für die Kostenrechnung ist die Erstellung des Budgetabschlusses die bedeutendste Aufgabe. Der Arbeitsaufwand ist trotz der Unterstützung durch die Informationsverarbeitung noch immer sehr hoch, da meist noch sehr viele manuelle Berechnungen mit Excel erledigt werden und umfangreiche Prüfungen auf Plausibilität des Ergebnisses notwendig sind.

2.3.1 Ermittlung der Ergebnisse

Die Budgetergebnisse werden in einer Kostenstellenrechnung mit Planwerten, die ein Plan-BAB zusammenfasst, dargestellt. Die Erlösseite ergibt sich aus der Absatz- und Umsatzplanung, die direkten Kosten wie Material und Fertigungslöhne werden über den Absatzplan aus den Planstücklisten und Planarbeitsplänen ermittelt. Aus diesen Daten ergibt sich die geplante Gewinn- und Verlustrechnung. Gemeinsam mit den geplanten Investitionen und den budgetierten Fertigungs- und Verkaufsmengen lässt sich aus Annahmen über die Veränderungen von Forderungen und Verbindlichkeiten die Planbilanz erstellen.

Die hier in wenigen Sätzen beschriebene Ergebnisberechnung verlangt in der Praxis einen erheblichen Aufwand. Dazu muss die Kostenrechnung Entscheidungen treffen, die auf nur vagen Informationen beruhen. Wie verhalten sich die Forderungen? Wie verändern sich die Verbindlichkeiten und welche Rückstellungen werden notwendig sein? Solche Fragen müssen schnell und möglichst zuverlässig beantwortet werden.

Kennzahlen als Hilfen nutzen

Um die weichen Faktoren in Plan-GuV und Planbilanz einigermaßen sicher festlegen zu können, werden die entsprechenden Kennzahlen aus der üblichen Jahresabschlussbetrachtung verwendet. Finanzierungskennziffern oder Anteile von bestimmten Kosten am Umsatz, dargestellt z. B. im Umsatz pro Kopf, verändern sich in aller Regel nur langsam. Außerdem kann die Kostenrechnung diese Kennzahlen mit der Geschäftsleitung abstimmen. Die Höhe des Working Capital oder die Lagerreichweite ist als Zielvorgabe für die Verantwortlichen gut geeignet und hilft bei der Planung.

2.3.2 Arbeit mit den Ergebnissen

Wenn die Teilergebnisse aus den Budgets feststehen, also Planumsatz, Plangewinn, Plandeckungsbeiträge usw., müssen diese von der Kostenrechnung abgestimmt werden. Dazu dienen Vergleiche mit den Vergangenheitswerten und Vorgaben durch die Geschäftsleitung. Wichtige Kennzahlen werden von den entsprechenden Stellen genehmigt.

Genehmigung auf mehreren Ebenen

Lassen Sie sich nicht nur die globalen Ergebnisse durch die Geschäftsleitung genehmigen. Gehen Sie auch zumindest eine Ebene tiefer. Die Vertriebsleitung muss ebenso zu ihren Kennzahlen stehen wie die technischen Leitung, die Einkaufsleitung oder die kaufmännische Leitung. Nur so stellen Sie sicher, dass die Verantwortung für im kommenden Jahr auftretende Abweichungen nicht einer fehlerhafter Planung zugeschoben werden kann.

2.3.3 Dokumentation des Budgets

Nachdem das Budget erstellt, abgestimmt und genehmigt ist, wird es festgeschrieben. In den Systemen wird das dadurch erledigt, dass die Planperioden gesperrt werden. Für die tägliche Arbeit benötigen die Kostenrechnung und die Planenden eine Dokumentation über die Annahmen und Budgetwerte.

Die Präsentation der Ergebnisse stellt oft einen jährlichen Höhepunkt für die Kostenrechnung dar. Dort können Budgetdaten dem Führungskreis erläutert werden. Grafische Darstellungen werden verteilt und diskutiert. Für die kommenden Aufgaben erhalten aber auch alle Kostenstellenleiter und alle anderen Mitarbeiter, die durch ihre Arbeit den Plan in Istzahlen verwandeln, entsprechende Unterlagen. Eine entsprechende Planungsmappe enthält für den Verantwortungsbereich des Empfängers

• alle Leistungsdaten des Budgets (Umsätze, Absätze, Produktionsmengen etc.),
• die genehmigten Mitarbeiterdaten (Zugänge, Abgänge, Ausbau etc.),
• die geplanten Kosten der Kostenstelle nach Kostenarten,
• die zu erwartenden Umlagen für diese Kostenstelle,
• die genehmigten Investitionen und
• weitere individuelle Informationen (Planstücklisten für die Beschaffung, Planarbeitsgänge für die Produktion, Plankalkulationen für die Vertriebsleitung etc.)

2.3.4 Termine und Fristen

Der Budgetprozess belastet das gesamte Unternehmen. Dennoch sollte der Zeitraum vom Start der Planung bis zum berechneten Planergebnis möglichst kurz sein, so dass die Ergebnisse noch mit den Planüberlegungen verbunden werden können. Eine Prüfung ist dann einfacher. Kleine und mittlere Unternehmen sollten in der Lage sein, das Budget in 6 bis 8 Wochen aufzustellen.

Da das Budget zum Jahresende vorliegen muss und Spielraum für unvorhersehbare Ereignisse einzuplanen ist, ist das Ende des Planungsprozesses auf spätestens Ende November eines Jahres zu terminieren. Der Anfang des Planungsprozesses liegt dann im Oktober.