Gewähren Sie Ihren Mitarbeitern unentgeltliche oder verbilligte Mahlzeiten in einer von Ihnen selbst betriebenen Einrichtung, so sind in 2024 folgende Beträge anzusetzen.[1]
- Frühstück 2,17 EUR,
- Mittag-/Abendessen 4,13 EUR.
Einen geldwerten Vorteil müssen Sie dann erfassen, wenn der vom Arbeitnehmer gezahlte Preis für eine Mahlzeit (einschl. Umsatzsteuer) den amtlichen Sachbezugswert unterschreitet.[2]
Der Arbeitgeber hat dann die Möglichkeit, den Sachbezugswert gem. § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 EStG pauschal mit 25 % Lohnsteuer zzgl. Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer zu besteuern. Der Sachbezugswert ist auch für Zwecke der Umsatzsteuer heranzuziehen.
Der Arbeitgeber kann die Pauschalbesteuerung wählen
Die Pauschalbesteuerung nach § 40 EStG ist immer ein Wahlrecht des Arbeitgebers. Der Arbeitgeber hat grundsätzlich immer die Möglichkeit, den geldwerten Vorteil individuell beim Arbeitnehmer (nach den elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen) zu versteuern. Gerade bei der Bewertung von Mahlzeiten in Kantinen, die unterschiedliche Essen zu unterschiedlichen Preisen anbieten, und in Fällen, in denen man nicht nachprüfbar erfasst, welcher Mitarbeiter wann essen gegangen ist, bietet sich aus Vereinfachungsgründen die Pauschalbesteuerung an.
Kantinenmahlzeit
In der Kantine des Arbeitgebers werden im Monat Februar 2023 insgesamt 2.300 Mittagsmahlzeiten kostenpflichtig ausgegeben.
Der Arbeitnehmer zahlt pro Mahlzeit:
1. Variante: 4,13 EUR,
2. Variante: 4,23 EUR.
In beiden Fällen ist kein geldwerter Vorteil zu versteuern, da der Preis der Mahlzeit den Sachbezugswert nicht unterschreitet.
3. Variante: Preis der Mahlzeit: 2,30 EUR.
Da dieser Preis den Sachbezugswert (2024) von 4,13 EUR unterschreitet, ist ein geldwerter Vorteil pro Mahlzeit i. H. v. 1,83 EUR zu versteuern.
| Geldwerter Vorteil insgesamt: 1,83 EUR × 2.300 Portionen | = 4.209 EUR |
| Dieser Wert kann gem. § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 EStG mit 25 % pauschaler Lohnsteuer | = 1.052,25 EUR |
| zzgl. 5,5 % pauschalen Solidaritätszuschlags | = 57,87 EUR |
| zzgl. 5 % pauschaler Kirchensteuer[3] | = 52,61 EUR |
versteuert werden.
Steuerbelastung des Arbeitgebers insgesamt:
| 1.052,25 EUR | Lohnsteuer | |
| + | 57,87 EUR | Solidaritätszuschlag |
| + | 52,61 EUR | Kirchensteuer |
| = | 1.162,73 EUR | Gesamtbelastung |
Außerdem unterliegt der geldwerte Vorteil der Umsatzsteuer. Die Umsatzsteuer i. H. v. 19 % ist aus dem Betrag von 4.209 EUR herauszurechnen:
4.209 EUR : 119 % × 19 % = 672,02 EUR Umsatzsteuer
4.209 EUR : 119 % = 3.536,97 EUR (verrechneter Sachbezug netto)
Buchung
Konto SKR 03/04 Soll |
Kontenbezeichnung | Betrag EUR |
Konto SKR 03/04 Haben |
Kontenbezeichnung | Betrag EUR |
|---|---|---|---|---|---|
| 4145/6060 | Freiwillige soziale Leistungen, lohnsteuerpflichtig | 4.209,00 | 1755/3720 | Lohnverrechnung | 5.371,73 |
| 4149/6069 | Pauschale Lohnsteuer auf sonstige Bezüge | 1.162,73 | |||
| 1755/3720 | Lohnverrechnung | 5.371,73 | 8595/4945 | Verrechnete Sachbezüge 19 % (Waren) | 3.536,97 |
| 1776/3806 | Umsatzsteuer 19 % | 672,02 | |||
| 1741/3730 | Verbindlichkeiten aus Lohn- und Kirchensteuer | 1.162,73 |
Hinweis: Das Konto 8595 bzw. 4945 ist ein Automatikkonto, sodass Sie nur den Bruttobetrag i. H. v. 4.209,00 EUR buchen müssen. Die Umsatzsteuer wird automatisch errechnet und auf das Konto 1776 (SKR 03)/3806 (SKR 04) gebucht.
Werden Essen zu unterschiedlichen Preisen abgegeben, wird i. d. R. nicht beanstandet, wenn der geldwerte Vorteil mit dem Durchschnittswert der Pauschalbesteuerung unterworfen wird.[4]
Mahlzeiten werden zu unterschiedlichen Preisen abgegeben
Abgegebene Mahlzeiten im August:
| 600 Mahlzeiten à 2,10 EUR = | 1.260 EUR |
| 500 Mahlzeiten à 3,50 EUR = | 1.750 EUR |
| 800 Mahlzeiten à 1,80 EUR = | 1.440 EUR |
| 1.900 Mahlzeiten | 4.450 EUR |
Durchschnittswert: 4.450 EUR : 1.900 Mahlzeiten = 2,34 EUR
Im Vergleich zum Sachbezugswert von 4,13 EUR ergibt sich ein geldwerter Vorteil von 1,79 EUR × 1.900 Mahlzeiten = 3.401 EUR.
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