Für am Abschlussstichtag noch nicht genommenen Urlaub von Arbeitnehmern ist eine Rückstellung wegen Erfüllungsrückstand zu bilden, soweit der Urlaub im nachfolgenden Geschäftsjahr nachgeholt oder abgegolten werden muss.[1] Es bleibt abzuwarten, wie sich das BAG-Urteil vom 29.9.2011 auf die Urlaubsansprüche von jüngeren Beschäftigten auswirkt.[2] Für die Urlaubsansprüche von langzeiterkrankten Arbeitnehmern herrscht aufgrund der BAG-Rechtsprechung Klarheit, dass eine Geltendmachung eine grundsätzliche Akkumulation in Übereinstimmung mit der EuGH-Rechtsprechung ermöglicht, allerdings begrenzt auf den gesetzlichen Urlaub, nicht den aufgrund Tarif- oder Arbeitsvertrag weitergehenden Urlaub.[3] Bei abweichendem Geschäftsjahr ist die Rückstellung entsprechend zeitanteilig zu bilden.[4] Nach denselben Grundsätzen sind auch Rückstellungen für Arbeitszeitguthaben von Arbeitnehmern (Arbeitszeitkonten) zu bilden.[5]
Die Bewertung der Rückstellung erfolgt i. H. d. bei Nachholung bzw. Abgeltung erwarteten Aufwendungen. Neben dem Grundlohn bzw. Grundgehalt sind fest zugesagte Sonder- bzw. Einmalvergütungen (z. B. 13. Gehalt, umsatzabhängige Tantieme), periodisierte Anteile von Aufwendungen, die erst später ausgezahlt werden (z. B. Zuführungen zu Pensions- und Jubiläumsrückstellungen), Urlaubsgeld, Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung und anteilige Gemeinkosten einzubeziehen.[6] Die Berechnung der Personalkosten je nachzugewährendem Urlaubstag kann auf individueller oder durchschnittlicher Basis (ggf. getrennt für bestimmte Mitarbeitergruppen) vorgenommen werden. Bei dieser Berechnung ist der Jahresaufwand zu den tatsächlichen Arbeitstagen, d. h. den regulären Arbeitstagen, abzgl. neuen Urlaubsanspruchs und zu erwartender Ausfallzeiten (z. B. Krankheit), in Beziehung zu setzen.[7]
Ein Unternehmen hat für einen Mitarbeiter eine Urlaubsrückstellung zum 31.12.01 zu bilden. Sämtliche übrigen Mitarbeiter haben aufgrund entsprechender Betriebsvereinbarung bis zum Abschlussstichtag ihren Jahresurlaub 01 vollständig genommen. Der eine Mitarbeiter konnte aufgrund betrieblicher Erfordernisse 5 Urlaubstage nicht nehmen und kann diese gem. Vereinbarung mit der Personalabteilung bis zum 31.3.02 nachholen. Der Mitarbeiter hat in 01 ein monatliches Gehalt i. H. v. 3.000 EUR erhalten. Er hat arbeitsvertraglich Anspruch auf 13 Monatsgehälter. Für Jubiläen werden jährlich 20 EUR je Mitarbeiter der Jubiläumsrückstellung zugeführt. Ab dem 1.1.02 ist tarifvertraglich eine Gehaltserhöhung von 3 % sowie ab dem 1.7.02 i. H. weiterer 2 % vorgesehen. Die Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung belaufen sich (inkl. Berufsgenossenschaftsbeiträge) auf 22 %. Das Gj 02 hat 365 Kalendertage abzgl. 104 Wochenendtage und 10 Feiertage, sodass 251 Arbeitstage zur Verfügung stehen. Der Mitarbeiter hat für 02 einen Urlaubsanspruch von 30 Tagen. Im Durchschnitt der letzten 3 Jahre war er jährlich 6 Arbeitstage krank.
Die Berechnung der Urlaubsrückstellung erfolgt wie folgt:
Personalaufwand:
| Gehalt (13 × 3.000 × 1,03[8]) | 40.170 |
| + Sozialversicherungsaufwand 22 % | 8.837 |
| + Zuführung Jubiläumsrückstellung | 20 |
| Personalaufwand | 49.027 |
Anzahl effektiver Arbeitstage in 02
| Tage Gesamtjahr | 365 |
| ./. Wochenenden | 104 |
| ./. Feiertage | 10 |
| ./. Urlaub 02 | 30 |
| ./. erwartete Krankheitstage 02 | 6 |
| Anzahl effektiver Arbeitstage in 02 | 215 |
Die Personalkosten je Tag belaufen sich auf 49.027 / 215 = 228 EUR. Bei 5 ausstehenden Urlaubstagen beläuft sich die Urlaubsrückstellung auf 5 × 228 = 1.140 EUR.
Soweit einzelne Arbeitnehmer bereits im Vorgriff auf den Urlaub des neuen Geschäftsjahrs ein negatives Urlaubskonto ausweisen, darf dieses nicht rückstellungsmindernd berücksichtigt werden, sondern es ist im Regelfall ein sonstiger Vermögensgegenstand auszuweisen.[9] Zu den Besonderheiten in der Bauwirtschaft vgl. weiterführende Literatur.[10] Vgl. "Gleitzeitguthaben".
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