Die Archivierung und Aufbewahrung der relevanten (Geschäfts-) Unterlagen erfolgt in der Praxis vielfach durch Verstauen der Unterlagen in Ordner und/oder Kisten oder Verpacken und Lagern in einem (separaten) Archivraum. Aufgrund der zunehmenden Digitalisierung erfolgt auch vermehrt eine Archivierung in elektronischer Form. In die Rückstellungsberechnung sind auch die einmaligen Aufwendungen für (erstmalige) Einlagerung der am Bilanzstichtag noch nicht archivierten Unterlagen einzubeziehen.
Da die Unterbringung im analogen Archivraum in der Regel in Schränken und Regalen erfolgt, sind bei der Rückstellungsbildung die Abschreibungen für diese und andere notwendige Einrichtungsgegenstände (z. B. Tisch zur Ablage oder Recherche) ebenfalls berücksichtigungsfähig.
Abschreibungen von Schränken und Regalen
Grundsätzlich sind die Abschreibungsbeträge für die genutzten Schränke und Regale in die Rückstellungsberechnung einzubeziehen. Sind die entsprechenden Einrichtungsgegenstände bei Bildung der Rückstellung bereits vollständig abgeschrieben, scheidet eine Berücksichtigung allerdings aus. Dies dürfte in der Praxis häufig der Fall sein, da üblicherweise ältere, ausgemusterte Bürogegenstände für den "toten" und unproduktiven Archivraum verwendet werden.
Werden Ersatzinvestitionen getätigt, ist darüber hinaus zu beachten, dass die Kosten für die Neuanschaffung von Schränken, Regalen und anderen Aufbewahrungsmitteln nicht berücksichtigt werden dürfen, da es sich hierbei um aktivierungspflichtige Anschaffungskosten handelt. Diese dürfen gemäß § 5 Abs. 4b Satz 1 EStG nicht als Rückstellung passiviert werden. Die Kosten werden lediglich zeitlich gestreckt über die Nutzungsdauer bei der Rückstellungsberechnung berücksichtigt.
Ermittlung des Kostenanteils
Bei der Rückstellungsberechnung ist neben der Ermittlung der relevanten Kosten auch der maßgebliche wertmäßige Kostenanteil zu bestimmen. Bei den Gebäude- und Energiekosten wird hierbei regelmäßig aus Vereinfachungsgründen auf das Verhältnis der Nutzflächen abgestellt. Allerdings kommt es in der Praxis mitunter vor, dass neben aufbewahrungspflichtigen Unterlagen auch solche aufbewahrt werden, die keiner Aufbewahrungspflicht unterliegen; hierfür darf keine Rückstellung gebildet werden.
Die Höhe des rückstellungsfähigen Aufwands ist deshalb in diesen Fällen – nach Auffassung der Finanzverwaltung – um einen gewissen Anteil zu verringern. Die OFD Karlsruhe hält in diesem Zusammenhang einen pauschalen Abschlag von den Gesamtkosten für die freiwillig aufzubewahrenden Unterlagen i. H. v.- 20 % für zutreffend, wenn die exakten prozentualen Anteile nicht oder nur unter erheblichem Aufwand ermittelbar sind.[1] In der Praxis kann sich unter Berücksichtigung der betriebsindividuellen Besonderheiten ein Abschlag in anderer Höhe oder gar kein Abschlag ergeben. Die Anwendung des pauschalen Abschlags hat den Vorteil, dass eine aufwendige Sichtung und Analyse der Geschäftsunterlagen zur Ermittlung eines individuellen Abschlags unterbleiben kann.
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