Neben den handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten bestehen auch im Steuerrecht analoge Verpflichtungen, die für alle buchführenden Steuerpflichtigen zur Anwendung kommen. Gemäß § 147 Abs. 1 AO sind für steuerliche Zwecke zusätzlich zu den bereits in § 257 HGB genannten Unterlagen folgende Dokumente aufzubewahren:
- Unterlagen nach Artikel 15 Absatz 1 und Artikel 163 des Zollkodex der Union.[1]
- Sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.[2]
Zu den "sonstigen Unterlagen" im Sinne der Abgabenordnung zählen Dokumente, die in einem Unternehmen anfallen und Auskunft über steuerlich erhebliche Vorgänge enthalten, beispielsweise:
- Lohnberechnungsunterlagen wie Akkord- oder Stundenlohnzettel
- Betriebsabrechnungsbögen (BAB)
- Preisauszeichnungen
- Kontoauszüge oder
- Auszüge aus dem Grundbuch
Pflichten bei elektronischer Aufbewahrung
Wie das Handelsrecht sieht auch das Steuerrecht die Verpflichtung vor, bei Aufbewahrung der Unterlagen in der Form einer Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern auf eigene Kosten die entsprechenden Hilfsmittel zur Verfügung zu stellen, um die Unterlagen lesbar zu machen. Hierbei sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) einzuhalten. Auf Verlangen der Finanzbehörde hat der Steuerpflichtige auf seine Kosten die Unterlagen unverzüglich ganz oder teilweise auszudrucken oder ohne Hilfsmittel lesbare Reproduktionen beizubringen.[3]
Hinsichtlich der Aufbewahrungsfristen gelten für steuerliche Zwecke grundsätzlich die gleichen Zeiträume wie im Handelsrecht: Jahresabschlüsse, Buchungsbelege usw. sind 10 Jahre aufzubewahren, während hingegen für steuerrelevante Handelsbriefe und sonstige Unterlagen die kürzere Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren gilt. In steuerlichen Spezialgesetzen können sich zusätzlich abweichende Aufbewahrungsfristen ergeben, die auch deutlich kürzer sein können.[4] Steuerrechtlich besteht zudem eine spezielle Ablaufhemmung nach § 147 Abs. 3 Satz 5 AO. Diese bewirkt, dass eine Aufbewahrungsfrist grundsätzlich nicht abläuft, solange die Unterlagen für steuerliche Zwecke bedeutsam sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist. Dies kommt insbesondere bei allen Formen von Betriebsprüfungen zur Anwendung.
Einlagerung anhand der Fristigkeit
Aufgrund der unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen können die Unterlagen bereits bei Archivierung oder Einlagerung nach Fristigkeit sortiert und getrennt voneinander abgelegt werden. Aus Praktikabilitätsgründen können die Unterlagen darüber hinaus bereits bei der Archivierung mit dem Datum versehen werden, ab dem die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist und die Unterlagen vernichtet werden können. Empfehlenswert ist auch aus Gründen der Nachvollziehbarkeit eine Dokumentation, zu welchem Zeitpunkt welche Unterlagen vernichtet wurden.
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