Dipl.-Finw. (FH) Wilhelm Krudewig

Aus den Verpflegungspauschalen kann der Unternehmer keinen Vorsteuerabzug beanspruchen.[1] Es besteht jedoch die Möglichkeit, den Vorsteuerabzug aus den Verpflegungsaufwendungen geltend zu machen, die während der Geschäftsreise tatsächlich entstanden sind.[2]

Voraussetzung: Es muss eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegen, in der die Umsatzsteuer gesondert ausgewiesen ist. Außerdem muss der Unternehmer selbst als Leistungsempfänger ausgewiesen sein. Bei einer Personengesellschaft kann nur die Personengesellschaft, nicht aber der Gesellschafter die Vorsteuer abziehen. Deshalb ist Voraussetzung, dass die Personengesellschaft in der Rechnung als Leistungsempfänger bezeichnet ist.

Wichtig: Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR (brutto) ist die Bezeichnung des Unternehmers nicht erforderlich. Wenn der Unternehmer aufgeführt wird, sollten die Angaben jedoch stimmen.

 
Praxis-Beispiel

Vorsteuerabzug aus Verpflegungskosten

Ein Unternehmer unternimmt eine 2-tägige Geschäftsreise von Köln nach München. Für die eigene Verpflegung hat der Unternehmer 166,60 EUR (140 EUR + 26,60 EUR Umsatzsteuer) ausgegeben. Die Verpflegungskosten kann er durch verschiedene Kleinbetragsrechnungen nachweisen, die er bar gezahlt hat. Er hat in München für 122 EUR übernachtet. Das Frühstück ist gesondert ausgewiesen und im Übernachtungspreis mit 15 EUR enthalten. Die Hotelkosten hat der Unternehmer mit der EC-Karte von seinem Betriebskonto gezahlt. Der Unternehmer kann die folgenden Beträge als Betriebsausgaben geltend machen:

 
Verpflegungspauschale von 14 EUR x 2 = 28,00 EUR
Übernachtungskosten (122 EUR – 15 EUR – 7 EUR USt =) 100,00 EUR
insgesamt 128,00 EUR

Die Vorsteuer darf der Unternehmer aus den tatsächlichen Verpflegungs- und Übernachtungskosten in Anspruch nehmen. Er ermittelt die Vorsteuer wie folgt:

 
aus der Übernachtungsrechnung ohne Frühstück 7,00 EUR
aus dem Hotelfrühstück (15 EUR x 19/119 =) 2,39 EUR
aus den übrigen tatsächlichen Verpflegungskosten 26,60 EUR
Vorsteuer insgesamt 35,99 EUR
 
Konto SKR 03/04 Soll Kontenbezeichnung Betrag Konto SKR 03/04 Haben Kontenbezeichnung Betrag
4676/6680 Reisekosten Unternehmer Übernachtungsaufwand und Reisenebenkosten 100,00      
4652/6642 Sonstige eingeschränkt abziehbare Betriebsausgaben (nicht abziehbarer Anteil) 12,61      
1571/1401 Abziehbare Vorsteuer 7 % 7,00      
1576/1406 Abziehbare Vorsteuer 19 % 2,39 1200/1800 Bank 122,00
 
Konto SKR 03/04 Soll Kontenbezeichnung Betrag Konto SKR 03 Haben Kontenbezeichnung Betrag
4674/6674 Reisekosten Unternehmer Verpflegungsmehraufwand 28,00      
4652/6642 Sonstige eingeschränkt abziehbare Betriebsausgaben (nicht abziehbarer Anteil) 140,00      
1576/1406 Abziehbare Vorsteuer 19 % 26,60 1890/2180 Privateinlagen 194,60

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