Reisekosten, Hotelübernachtung, Frühstücksanteil

Wo die Probleme sind:

  • Das richtige Konto
  • Umsatzsteuer
  • Frühstück
  • Nebenkosten

1 So kontieren Sie richtig!

 

Praxis-Wegweiser:

"Das richtige Konto"

Kontenbezeichnung

Reisekosten Arbeitnehmer Übernachtungsaufwand
Eigener Kontenplan SKR 03
  4666
IKR  
6850 SKR 04
  6660
  Kostenstelle/Schlüssel
 

Praxis-Wegweiser:

"Das richtige Konto"

Kontenbezeichnung

Reisekosten Unternehmer Übernachtungsaufwand und Reisenebenkosten
Eigener Kontenplan SKR 03
  4676
IKR  
6851 SKR 04
  6680
  Kostenstelle/Schlüssel

So kontieren Sie richtig!

Übernachtungskosten der Arbeitnehmer kann der Arbeitgeber in tatsächlicher Höhe abziehen. Die Buchung erfolgt auf das Konto "Reisekosten Arbeitnehmer Übernachtungsaufwand" 4666 (SKR 03) bzw. 6663 (SKR 04).

Die Gegenbuchung erfolgt auf das jeweilige Geldkonto, z. B. auf das Konto "Bank" 1200 (SKR 03) bzw. 1800 (SKR 04).

 

Buchungssatz:

Reisekosten Arbeitnehmer Übernachtungsaufwand

an Bank

2 Praxis-Beispiel für Ihre Buchhaltung: Arbeitnehmer rechnet Übernachtung mit Frühstück ab

Ein Unternehmer hat seinen Prokuristen zu einem Fortbildungsseminar in Köln angemeldet. Der Prokurist verlässt am 18.5.01 morgens um 7.00 Uhr seine Wohnung und kehrt dorthin am 19.5.01 um 17.00 Uhr zurück. Es sind folgende Aufwendungen angefallen:

  • Kosten der Bahnfahrt von 59,50 EUR inklusive 19 % USt = 9,50 EUR
  • Übernachtungskosten 107,00 EUR brutto 7 % USt = 7,00 EUR
  • Frühstück 10 EUR zzgl. 1,90 EUR USt (19 %)

Die Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand betragen bei einer Abwesenheit zwischen 14 und 24 Stunden: 12 x 2 Tage = 24 EUR.

Folge: Der Unternehmer kann die Aufwendungen einschließlich des separat ausgewiesenen Frühstückspreises steuerfrei übernehmen. Er kann zusätzlich auch Verpflegungspauschalen, gekürzt um den pauschalen Wert für das Frühstück, steuerfrei erstatten. Die Berechnung sieht wie folgt aus:

  • Verpflegungspauschale 12 EUR x 2 = 24,00 EUR
  • gekürzt um den Frühstücksanteil (24 EUR x 20 %) = 4,80 EUR
  • steuerfreie Verpflegungspauschale = 19,20 EUR

Buchungsvorschlag:

 

Konto

SKR 03 Soll
Kontenbezeichnung Betrag

Konto

SKR 03 Haben
Kontenbezeichnung Betrag
4663 Reisekosten Arbeitnehmer Fahrtkosten 50,00      
4666 Reisekosten Arbeitnehmer Übernachtungsaufwand 100,00      
4664 Reisekosten Arbeitnehmer Verpflegungsmehraufwand 10,00      
4664 Reisekosten Arbeitnehmer Verpflegungsmehraufwand (Pauschale) 19,20      
1576 Abziehbare Vorsteuer 19 % 11,40      
1571 Abziehbare Vorsteuer 7 % 7,00 1200 Bank 197,60
 

Konto

SKR 04 Soll
Kontenbezeichnung Betrag

Konto

SKR 04 Haben
Kontenbezeichnung Betrag
6663 Reisekosten Arbeitnehmer Fahrtkosten 50,00      
6660 Reisekosten Arbeitnehmer Übernachtungsaufwand 100,00      
6664 Reisekosten Arbeitnehmer Verpflegungsmehraufwand 10,00      
6664 Reisekosten Arbeitnehmer Verpflegungsmehraufwand (Pauschale) 19,20      
1406 Abziehbare Vorsteuer 19 % 11,40      
1401 Abziehbare Vorsteuer 7 % 7,00 1800 Bank 197,60

3 Ermäßigter Steuersatz für Beherbergungsleistungen

Die kurzfristige Vermietung von Wohn- und Schlafräumen unterliegt dem ermäßigten Umsatzsteuersatz von 7 %. Dieser ermäßigte Umsatzsteuersatz gilt nur für die eigentlichen Beherbergungsleistungen einschließlich der üblichen Nebenleistungen. Alle nicht unmittelbar der Beherbergung dienenden Leistungen unterliegen dem 19 %igen Regelsteuersatz.[1] Das hat der BFH mit Urteil vom 24.4.2013[2] bestätigt.

Der z. B. auf das Frühstück entfallende Kostenanteil muss in der Rechnung getrennt von den Übernachtungskosten ausgewiesen werden. Die Rechnung kann beispielsweise folgendermaßen aussehen:

 

Praxis-Beispiel

Rechnung mit gesondertem Frühstücksausweis

 
Übernachtung 150,00 EUR  
USt 7 % 10,50 EUR 160,50 EUR
Frühstück 10,00 EUR  
USt 19 % 1,90 EUR 11,90 EUR
Gesamtpreis   172,40 EUR

Ist der Gesamtpreis nicht größer als 250 EUR, kann mit einer Kleinbetragsrechnung abgerechnet werden.[3]

 

Praxis-Beispiel

Kleinbetragsrechnung

 
Übernachtung 7 % (brutto) 107,00 EUR
Frühstück zu 19 % (brutto) 16,00 EUR
Gesamtpreis 126,00 EUR

4 19 % Umsatzsteuer fürs Parken

Das Bereitstellen von Parkplätzen unterliegt dem Regelsteuersatz von 19 %. Denn nach dem Urteil des BFH vom 1.3.2016 unterliegen auch kostenlos durch Hotels bereitgestellte Parkmöglichkeiten nicht dem ermäßigten Steuersatz von 7 %. Das gilt laut BFH auch dann, wenn kein Entgelt für das Parken in Rechnung gestellt wird.[1]

5 Hotelrechnung: Diese Rechnungsangaben muss die Rechnung enthalten

Die Rechnung muss u. a. das nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Entgelt, den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag enthalten.[1]

Werden außer dem ermäßigten Steuersatz unterliegenden Beherbergungsleistungen dem Regelsteuersatz von 19 % unterliegende Leistungen erbracht, für welche kein besonderes Entgelt berechnet wird, ist der auf diese Leistungen entfallende Entgeltanteil zu schätzen. Als Schätzungsmaßstab kann hierbei z. B. der kalkulatorische Kostenanteil zuzüglich eines angemessenen Gewinnaufschlags sein.

Die Finanzverwaltung beanstandet es – auch für Zwecke des Vorsteuerabzug des Leistungsempfängers – nicht, wenn

  • in einem Pauschalangebot enthaltene, nicht begünstigte Leistungen in der Rechnung zu einem Sammelposten z. B. Business Package, Servicepauschale, zusammengefasst werden und
  • der darauf entfallen...

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