Rechnungen sind grundsätzlich schriftlich, d. h. auf Papier, zu erteilen. Stimmt der Leistungsempfänger zu, kann die Rechnung auch elektronisch übermittelt werden.[1]
Dabei gelten als
- Rechnungen in Papierform: Rechnungen auf Papier, Rechnungen aus Standard-Fax und als
- elektronische Rechnungen: Rechnungen über Datenaustausch (EDI), E-Mails, als E-Mail-Anhang übersandte PDF- oder Textdateien, Rechnungen aus Computer-Fax bzw. Fax-Server.
In jedem Fall müssen "die Echtheit der Herkunft der Rechnung und die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit gewährleistet werden"[2]. D. h. die vorliegende Rechnung darf nicht verändert werden (keine Veränderung des Rechnungsausstellers, Datums, Leistungsbezeichnung, Empfänger, usw.). Dies kann durch jedes sinnvolle Kontrollsystem im Unternehmen geschehen.
Selbstverständlich müssen auch elektronische Rechnungen alle notwendigen Rechnungsangaben enthalten.
Archivierung elektronischer Rechnungen
Auch wenn eine elektronische Rechnung ausgedruckt wird, ist dennoch die Archivierung in elektronischer Form vorzunehmen.[3]
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