Rechnung: Wie richtig fakturiert wird und wann der Vorst ... / 1.1.4 Wie die Rechnungsnummer aufgebaut sein muss

Auf der Rechnung muss eine fortlaufende Nummer vermerkt sein.^[1] Als Rechnungsnummern sind nicht nur Ziffern, sondern auch Kombinationen mit Buchstaben zulässig, z. B. B-007-KR-2004. Solange die Rechnungsnummern eindeutig sind, dürfen auch mehrere Nummernkreise, z. B. nach Inland, Ausland oder Filialen, gebildet werden.

Achtung

Nummernkreis soll geschlossen sein

Das Gesetz verlangt die fortlaufende Nummerierung der Rechnungen, d. h. in den Nummernkreisen dürfen keine "Lücken" bestehen (21, 22, 24, …). Das Finanzamt will damit sicherstellen, dass keine Dubletten (einer "Nebenbuchführung") bzw. nicht verbuchte Rechnungen existieren. Verwenden Sie daher Ziffern oder Buchstaben zur Bezeichnung von Nummernkreisen (z. B. I für Inland, D für Drittland, E für EG).

Eine lückenlose Vergabe und Abfolge von Rechnungsnummern ist nicht zwingend erforderlich, jedoch deren Einmaligkeit.^[2]

Sind die Rechnungsnummern ausnahmsweise nicht fortlaufend, sollte die Ursache dem Finanzamt bei Betriebsprüfungen, Umsatzsteuersonderprüfungen oder Umsatzsteuernachschauen erklärt werden können (z. B. EDV-Problem, Storno, Wiederherstellung von Daten, Aufbau des Nummernkreises). Bewahren Sie entsprechende Unterlagen zur Beweisführung gegenüber dem Finanzamt auf.

Praxis-Beispiel

Aufbau der Rechnungsnummer

Unternehmer U verwendet folgende Rechnungsnummer:

I 0703-M – 003896 – 23

Es bedeuten: I: Inlandslieferung; 0703: Rechnungsdatum 3. Juli; M: Nummernkreis Auslieferungslager München; 003896 ist die eigentliche fortlaufende Rechnungsnummer (= die 3 896. Rechnung des laufenden Jahres im Nummernkreis Auslieferungslager München); 23 bezeichnet das Jahr 2023.

Bei einer Stornierung bzw. Rechnungsberichtigung ist auf die Nummer der ursprünglichen Rechnung hinzuweisen.^[3]

Praxis-Tipp

Erleichterung bei Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweisen

Rechnungen über Kleinbeträge – Rechnungsbetrag bis 250 EUR und Fahrausweise müssen nicht fortlaufend nummeriert werden.^[4]

[1] § 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG.

[2] Abschn. 14.5 Abs. 10 Satz 5 UStAE.

[3] Abschn. 14.11 Abs. 1 Satz 4 und Satz 5 UStAE.

[4] vgl. Anforderungen in § 33 Satz 1 UStDV, § 34 Satz 1 UStDV; Abschn. 14.5 Abs. 14 UStAE.