Die Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e. V. (AWV), die durch das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie gefördert wird, hat im Juni 2014 eine Plattform zum Erstellen und Archivieren von elektronischen Rechnungen entwickelt.
Das mit dem Kürzel "ZUGFeRD" (= Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) bezeichnete Format hat folgende Eigenschaften:
Die Rechnungen bestehen hier immer aus einer ausdruckbaren, für das menschliche Auge lesbaren PDF-Datei und
einer einheitlich strukturierten elektronischen XML-Datei (mit auswertbaren Datenfelder), die der PDF-Datei angefügt wird.
- Diese "Hybridrechnung" kann per E-Mail versandt werden.
- Sowohl beim Aussteller als auch beim Rechnungsempfänger kann die Rechnung optional ausgedruckt werden.
- Die XML-Datei kann in das Rechnungswesen eingespielt werden.
Bilaterale Absprachen zwischen den beteiligten Parteien sind aufgrund der verwendeten XML-Codierung nicht notwendig.
Will der Empfänger lediglich eine Rechnung in Papierform, kann dieser auch mit dem herkömmlichen Papierverfahren bedient werden; wird die E-Rechnung mit E-Mail versandt, kann sie der Empfänger ausdrucken. Die XML-Datei ist nach wie vor vorhanden, wird aber nicht weiter ausgewertet.
Das Verarbeiten und Archivieren ist problemlos. Das verwendete PDF/A-Format (ISO-Norm 19005-3:2012) lässt auch eine Volltextsuche zu.
Nach Angaben der AWV ist das Verfahren herstellerunabhängig.
Betriebswirtschaftlich ist die Methode ab Einmalrechnungen und bis zu ca. 700 Rechnungen pro Monat sinnvoll.
Im Internet[1] beschreibt die AWV das Verfahren sowie die technische Umsetzung (XML-Standard), nennt Programmanbieter und Nutzer.
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