Rechnung: Kosten sparen mit der elektronischen Rechnung / 2.3 Was bei der Speicherung beachtet werden muss

In den GoBD) ist ausgeführt, dass als Speicherort auch ein Cloud-System zulässig ist.^[1]

Grundsätzlich soll der Speicherort im Inland^[2] oder im EU-Raum^[3] liegen. Ein Speicherort im Drittland (= Nicht-EU-Land) ist genehmigungspflichtig.^[4]

Bei einer Außenprüfung bzw. Nachschau kann die Finanzbehörde die Daten im System (sog. "Z1-" bzw. "Z2-Zugriff") prüfen oder die Überlassung eines Datenträgers (sog. "Z3-Zugriff") verlangen.^[5] Probleme entstehen bei einem Systemwechsel und dem Vorhalten der alten Soft- bzw. Hardware. Die Daten müssen nach Ablauf von 5 Jahren nach einem Systemwechsel nur noch auf Datenträgern vorgehalten werden.^[6]

Wird die elektronische Rechnung als E-Mail-Anhang versandt, gilt für die Speicherung Folgendes:^[7]

• Dient die E-Mail nur als "Briefumschlag", kann sie gelöscht werden.
• Enthält die E-Mail steuerrelevante Daten – z. B. einen Hinweis auf Skonto – ist sie aufzubewahren und abzuspeichern.

Grundsätzlich muss beachtet werden, dass beim Speichern keine Informationen verloren gehen dürfen. Sämtliche Anhänge und Verknüpfungen sind mit abzuspeichern.

Achtung

Vorsicht beim PDF-Format

Für Ausgangsrechnungen ist folgender Grundsatz relevant:

Das Anforderungskriterium der maschinellen Auswertbarkeit ist bei Belegen (wozu auch Rechnungen zählen), die mithilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt werden, nicht gegeben, wenn diese nur im grafischen PDF-Format abgespeichert werden. Hier ist eine Archivierung im ursprünglichen Datenformat bzw. im ASCII-, CSV-Format etc. erforderlich.

Bei Eingangsrechnungen gilt Folgendes:

Geht eine Rechnung als eigene E-Mail oder als auswertbarer digitaler E-Mail-Anhang ein, ist sie in diesem Format abzuspeichern. Eine Archivierung nur als Bild-PDF ist nicht zulässig.

Geht die Rechnung in Papierform ein, ist von Beginn an keine maschinelle Auswertbarkeit gegeben. Eine Archivierung im PDF-Format ist zulässig. Betriebe sind nicht verpflichtet, bei der Archivierung eine maschinelle Auswertbarkeit herbeizuführen.^[8] Die Archivierung im PDF-Format ist hier also zulässig.

[1] BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001, Rn. 20.

[2] § 146 Abs. 2 AO.

[3] § 146 Abs. 2a AO.

[4] § 146 Abs. 2b AO.

[5] § 147 Abs. 6 Satz 1 AO.

[6] § 147 Abs. 6 Satz 5 AO.

[7] BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001, Rn. 121.

[8] BFH, Beschluss v. 26.9.2007, I B 53, 54/07.